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O Calendário (menu Estadas > Calendário) reúne as estadias de todos os seus guias: quem chega, quem parte, quem está esta noite. Em cima, a faixa do dia dá as chegadas, as partidas, as rotações (uma partida e uma chegada no mesmo dia) e os alojamentos ocupados, com a semana numa linha. Alertas sinalizam estadias futuras sem email nem telefone, e lacunas de 1 a 3 noites entre duas estadias.
Três vistas à escolha: Mês (um ou dois meses lado a lado), Planeamento (uma linha por alojamento em cinco semanas; um clique numa caixa livre cria uma estadia) e Agenda (a lista dos dias, prática no telemóvel). Uma pesquisa encontra uma estadia pelo nome do hóspede, pelo seu email ou pelo código de reserva, e um filtro limita a exibição a um guia.
De três fontes: as que introduz manualmente, as de um calendário de reservas ligado em iCal (Airbnb, Booking, Abritel…), e as do seu software de gestão se estiver conectado (Estadas > Conexões). Pode também importar um ficheiro Excel ou CSV. Uma correção que faça numa estadia nunca é sobrescrita pela sua fonte.
No Calendário, botão de adicionar ou clique numa caixa livre da vista Planeamento: escolha o guia, as datas e horas, o hóspede (um cliente já conhecido aparece ao escrever o seu nome) e o número de hóspedes. A estadia aparece de imediato no Calendário e na ficha do cliente.
Crie uma estadia e marque «Período fechado»: ninguém chega, o período fica esbatido, e nenhum envio automático parte. Uma estadia cancelada marca‑se da mesma forma com «Estadia cancelada»: fica visível, mas deixa de ser contabilizada.
Uma estadia terminada fica em leitura apenas: faz parte do histórico do cliente (número de estadias, noites, primeira visita) e das estatísticas. Também não se pode criar uma estadia no passado. Para uma estadia futura vinda de uma plataforma ou software, «Regressar aos valores de origem» anula as suas correções.
Estadas > Calendário, separador Clientes: todos os hóspedes que recebeu ou que espera. Uma faixa conta‑os (fieis, contactáveis, com acordo para ofertas, país de origem) e cada número filtra a lista. Pesquisa, filtros por guia, plataforma ou etiqueta, e ordenação por nome, próxima estadia, última estadia ou número de estadias.
Os seus contactos, as suas estadias (com noites e plataforma), a sua primeira visita, o que lhe foi enviado, as suas notas e as suas etiquetas. Desde a ficha: «Nova estadia» para criar uma para ele, copiar o seu email, escrever‑lhe no WhatsApp, ou «Modificar» as suas informações.
Automaticamente, a partir das suas estadias: reserva introduzida, calendário iCal, software de gestão ou importação de ficheiro. O mesmo hóspede é reconhecido pelo seu email, senão pelo seu telefone, e em último caso pelo primeiro e último nome: tem apenas uma ficha, e as suas estadias adicionam‑se aí. Pode também adicioná‑lo manualmente com «Adicionar um cliente».
Nenhuma segunda ficha é criada: uma mensagem diz que o cliente já está na sua lista, e a sua ficha abre. O reconhecimento faz‑se pelo email, pelo telefone, ou pelo primeiro e último nome para um cliente sem contacto.
Um cliente que tem pelo menos duas estadias confirmadas consigo. Fechos e estadias canceladas não contam. O selo «Fiel» sinaliza‑o na lista.
Para classificar os seus clientes à sua maneira (VIP, habitual, grupo, empresa…): até 10 por cliente, e um filtro por etiqueta na lista. Acrescentam‑se na ficha, ou de uma vez em vários clientes assinalados («Etiquetar»).
Assinale‑os (ou «Selecionar tudo nesta página», depois «Selecionar os N clientes» para todos os do filtro): aparece uma barra em baixo para etiquetar (adicionar ou retirar uma etiqueta), exportar ou apagar. Para mais de 500 clientes, use «Selecionar os N clientes» do filtro em vez de os assinalar um a um.
Botão «Exportar» em cima da página Clientes (todos os clientes do filtro em curso), ou «Exportar» na barra dos clientes assinalados. Recebe um ficheiro CSV que abre no Excel: contactos, etiquetas, acordo para ofertas, número de estadias, última e próxima estadia, notas.
Não. As estadias permanecem no Calendário, simplesmente sem ficha de cliente. O cliente vai para a reciclagem, onde o pode restaurar durante 30 dias: recupera então as suas estadias.
Logo após a eliminação, clique em «Anular» na mensagem de confirmação: tudo volta de uma vez. Mais tarde, abra a reciclagem (link «Reciclagem» ao lado do número de clientes, na página Clientes): os clientes apagados há menos de 30 dias restauram‑se um a um ou todos juntos, com as suas estadias.
Clique em «Anular» na mensagem que segue: a etiqueta é reposta ou retirada nesses mesmos clientes, e só neles. Passado esse momento, refaça a ação inversa com «Etiquetar».
Botão «Importar um ficheiro» (páginas Calendário e Clientes). Deponha o ficheiro tal como sai do Airbnb ou do seu software (Excel ou CSV): não há modelo a preencher. As colunas reconhecem‑se pelo título ou pelo conteúdo; corrija se necessário o que contém cada coluna, depois a pré‑visualização mostra linha a linha o que será feito antes de qualquer escrita.
Não. Uma linha que corresponde a uma estadia existente (mesmo código de reserva, ou mesmo guia e mesmas datas) completa‑a sem apagar nada. Em caso de dúvida (nome diferente, datas próximas), a pré‑visualização pede‑lhe que escolha: completar, criar ou ignorar. Os montantes do ficheiro não são importados.
Estadas > Calendário, separador Sincronização, «Ligar um calendário»: escolha a plataforma, siga o passo‑a‑passo para copiar o seu link iCal, e escolha o guia em causa. As reservas chegam ao Calendário, depois atualizam‑se sozinhas. Cada calendário liga‑se, põe‑se em pausa, modifica‑se ou retira‑se desde esse separador.
Porque este guia já é alimentado pelo seu software de gestão («Sincronizado por …»): já traz as reservas, e um iCal adicional criaria duplicados. Uma reserva já presente (mesmo código de reserva) é reconhecida e não é adicionada de novo.
Smoobu, Beds24, Hostaway, Uplisting, Hostfully, Guesty, Lodgify, 365Villas e Superhote, desde Estadas > Conexões. Introduz as suas chaves de acesso (um passo‑a‑passo explica onde as encontrar em cada software); são verificadas de imediato. Depois, cada alojamento do software liga‑se a um guia, e as suas reservas chegam ao Calendário, depois a cada hora.
O Superhote não transmite os contactos dos hóspedes: as reservas chegam com o primeiro nome, o apelido e o número de hóspedes apenas. Para ter os contactos, importe a exportação das suas reservas («Importar um ficheiro»): completa as estadias existentes.
No cartão do software em Estadas > Conexões, «Voltar a ligar» permite‑lhe introduzir novas chaves. Verifique no seu software que estão ainda ativas e que dão acesso às reservas e aos alojamentos.
Sim: em Estadas > Conexões, «Preencher o guia desde este alojamento». A ficha do alojamento lê‑se no seu software (morada, horários, wifi, código de acesso, regras, equipamentos, contacto, textos de chegada, de partida, de estacionamento…), depois revê‑a antes de aplicar qualquer coisa. As fotos propõem‑se no fim, e tudo se desfaz depois se for necessário. A riqueza da ficha depende do software.
«Novo»: a informação não está no seu guia, será adicionada. «Idêntico»: já lá está, nada é escrito, fica apenas ligado ao software para seguir as suas alterações. «Diferente»: o seu guia diz outra coisa; está desmarcado por defeito e o seu texto atual aparece ao lado. Se marcar, o seu elemento atualiza‑se, sem duplicado.
Não, nunca sem o seu acordo. Todas as noites, a ficha dos alojamentos já preenchidos desde o software é relida; se algo mudou, vê «N alterações a validar» em Estadas > Conexões, um ponto no menu e uma notificação (ponto no seu avatar). Aceita ou recusa cada alteração. Um valor recusado deixa de ser proposto enquanto não mudar de novo no software.
Em Estadas > Conexões, «Verificar atualizações» relê a ficha imediatamente, sem esperar a noite. Se nada mudou, uma mensagem indica‑o.
Estadas > Calendário, separador Envios: emails ou SMS que partem sozinhos para os seus hóspedes, em quatro momentos que ativa um a um: na reserva, alguns dias antes da chegada, no dia da chegada, e no dia seguinte à partida (para convidar a deixar um comentário no livro de visitas). Cada envio contém o link do guia, e escolhe‑se a hora e o canal.
Não no email: parte em seu nome, as respostas do hóspede chegam‑lhe diretamente, e nenhuma marca lá aparece. O SMS, esse, mostra o nome remetente StyQR no telemóvel do hóspede; o texto é o seu.
No separador Envios: quatro layouts (Postal, Elegante, Moderno, Minimalista), três tons de texto (aconchegante, sóbrio, premium), uma foto do seu guia ou da sua medioteca, as suas cores e as suas fontes. O texto edita‑se livremente, com marcadores para o primeiro nome, as datas ou o link do guia. A pré‑visualização mostra o email exacto em computador e telemóvel, e «Enviar‑me um teste» envi‑a‑o.
Na língua do hóspede quando o seu guia a propõe. Os nossos modelos já estão traduzidos; um texto que escreva você traduz‑se com «Traduzir», que usa os seus créditos de tradução.
As razões habituais: o hóspede não tem email ou telefone, a estadia está cancelada ou é um período fechado, o guia está em pausa, ou a etapa foi ativada depois do momento previsto (envios atrasados mais de um dia não partem). Uma estadia importada de um ficheiro, ou chegada no primeiro ligamento de um calendário que acabou de ligar, não recebe o envio «na reserva». A ficha da estadia mostra o que partiu e o que partirá.
Não: cada envio parte uma única vez por estadia, por etapa e por canal. Pode contudo reenviar manualmente desde a ficha da estadia («Enviar por email» ou «por SMS»).
Sim, mas manualmente: desde a ficha da estadia, o WhatsApp abre no seu telemóvel com a mensagem pronta, e envia‑a você. Nada parte no WhatsApp sem si.
Usam o seu saldo de SMS (A minha conta, separador Assinatura), um único saldo para a Boutique e os envios. Um SMS conta 160 caracteres para França; uma mensagem mais longa, ou para um número estrangeiro, conta várias. O contador e o seu saldo mostram‑se durante a redação.
Em A minha conta, separador Assinatura: packs de 50 a 1 000 SMS (pagamento por cartão ou Link). Os SMS comprados não expiram. Se tiver a Boutique, os seus SMS incluídos são usados primeiro, depois os SMS comprados.
Já tem todas as informações. Falta-lhe apenas a ferramenta. A sua época está quase a começar: muitas vezes bastam 10 minutos, a IA trata do resto.
