37 questions sur ce thème, avec des réponses écrites depuis le produit et tenues à jour par notre support.
Le Calendrier (menu Séjours > Calendrier) rassemble les séjours de tous vos livrets : qui arrive, qui part, qui est là ce soir. En haut, le bandeau du jour donne les arrivées, les départs, les rotations (un départ et une arrivée le même jour) et les logements occupés, avec la semaine en une ligne. Des alertes signalent les séjours à venir sans e-mail ni téléphone, et les creux de 1 à 3 nuits entre deux séjours.
Trois vues, au choix : Mois (un ou deux mois côte à côte), Planning (une ligne par logement sur cinq semaines ; un clic sur une case libre crée un séjour) et Agenda (la liste des jours, pratique sur téléphone). Une recherche retrouve un séjour par le nom du voyageur, son e-mail ou le code de réservation, et un filtre limite l’affichage à un livret.
De trois sources : ceux que vous saisissez vous-même, ceux d’un calendrier de réservation branché en iCal (Airbnb, Booking, Abritel…), et ceux de votre logiciel de gestion s’il est connecté (Séjours > Connexions). Vous pouvez aussi importer un fichier Excel ou CSV. Une correction que vous faites sur un séjour n’est jamais écrasée par sa source.
Dans le Calendrier, bouton d’ajout ou clic sur une case libre de la vue Planning : choisissez le livret, les dates et heures, le voyageur (un client déjà connu se retrouve en tapant son nom) et le nombre de voyageurs. Le séjour apparaît aussitôt dans le Calendrier et dans la fiche du client.
Créez un séjour et cochez « Période fermée » : personne n’arrive, la période est grisée, et aucun envoi automatique ne part. Un séjour annulé se marque de la même façon avec « Séjour annulé » : il reste visible, mais n’est plus compté.
Un séjour terminé est en lecture seule : il fait partie de l’historique du client (nombre de séjours, nuits, première visite) et des statistiques. On ne peut pas non plus créer un séjour dans le passé. Pour un séjour à venir venant d’une plateforme ou d’un logiciel, « Revenir aux valeurs d’origine » annule vos corrections.
Séjours > Calendrier, onglet Clients : tous les voyageurs que vous avez reçus ou que vous attendez. Un bandeau les compte (fidèles, joignables, avec accord pour les offres, pays d’origine) et chaque chiffre filtre la liste. Recherche, filtres par livret, plateforme ou étiquette, et tri par nom, prochain séjour, dernier séjour ou nombre de séjours.
Ses coordonnées, ses séjours (avec les nuits et la plateforme), sa première visite, ce qui lui a été envoyé, vos notes et vos étiquettes. Depuis la fiche : « Nouveau séjour » pour lui en créer un, copier son e-mail, lui écrire sur WhatsApp, ou « Modifier » ses informations.
Automatiquement, à partir de ses séjours : réservation saisie, calendrier iCal, logiciel de gestion ou import de fichier. Le même voyageur est reconnu à son e-mail, sinon à son téléphone, et à défaut à son prénom et son nom : il n’a qu’une fiche, et ses séjours s’y ajoutent. Vous pouvez aussi l’ajouter vous-même avec « Ajouter un client ».
Aucune seconde fiche n’est créée : un message vous dit que le client est déjà dans votre liste, et sa fiche s’ouvre. La reconnaissance se fait par l’e-mail, le téléphone, ou le prénom et le nom pour un client sans contact.
Un client qui a au moins deux séjours confirmés chez vous. Les fermetures et les séjours annulés ne comptent pas. La pastille « Fidèle » le signale dans la liste.
À classer vos clients à votre façon (VIP, habitué, groupe, entreprise…) : jusqu’à 10 par client, et un filtre par étiquette dans la liste. Elles s’ajoutent dans la fiche, ou en une fois sur plusieurs clients cochés (« Étiqueter »).
Cochez-les (ou « Tout sélectionner sur cette page », puis « Sélectionner les N clients » pour tous ceux du filtre) : une barre apparaît en bas pour étiqueter (ajouter ou retirer une étiquette), exporter ou supprimer. Au-delà de 500 clients, passez par « Sélectionner les N clients » du filtre plutôt que de les cocher un à un.
Bouton « Exporter » en haut de la page Clients (tous les clients du filtre en cours), ou « Exporter » dans la barre des clients cochés. Vous recevez un fichier CSV qui s’ouvre dans Excel : coordonnées, étiquettes, accord pour les offres, nombre de séjours, dernier et prochain séjour, notes.
Non. Les séjours restent au Calendrier, simplement sans fiche client. Le client va dans la corbeille, d’où vous pouvez le restaurer pendant 30 jours : il retrouve alors ses séjours.
Juste après la suppression, cliquez sur « Annuler » dans le message de confirmation : tout revient d’un coup. Plus tard, ouvrez la corbeille (lien « Corbeille » à côté du nombre de clients, sur la page Clients) : les clients supprimés depuis moins de 30 jours s’y restaurent un par un ou tous ensemble, avec leurs séjours.
Cliquez sur « Annuler » dans le message qui suit : l’étiquette est remise ou retirée sur ces mêmes clients, et seulement eux. Passé ce moment, refaites l’action inverse avec « Étiqueter ».
Bouton « Importer un fichier » (pages Calendrier et Clients). Déposez le fichier tel qu’il sort d’Airbnb ou de votre logiciel (Excel ou CSV) : pas de modèle à remplir. Les colonnes sont reconnues d’après leur titre ou leur contenu ; corrigez au besoin ce que contient chaque colonne, puis l’aperçu montre ligne par ligne ce qui sera fait avant que rien ne soit écrit.
Non. Une ligne qui correspond à un séjour existant (même code de réservation, ou même livret et mêmes dates) le complète sans rien effacer. En cas de doute (nom différent, dates voisines), l’aperçu vous demande de choisir : compléter, créer ou ignorer. Les montants du fichier ne sont pas repris.
Séjours > Calendrier, onglet Synchronisation, « Brancher un calendrier » : choisissez la plateforme, suivez le pas-à-pas pour copier son lien iCal, et choisissez le livret concerné. Les réservations arrivent dans le Calendrier, puis se mettent à jour d’elles-mêmes. Chaque calendrier se relit, se met en pause, se modifie ou se retire depuis cet onglet.
Parce que ce livret est déjà alimenté par votre logiciel de gestion (« Synchronisé par … ») : il apporte déjà les réservations, et un iCal en plus créerait des doublons. Une réservation déjà présente (même code de réservation) est reconnue et n’est pas ajoutée une seconde fois.
Smoobu, Beds24, Hostaway, Uplisting, Hostfully, Guesty, Lodgify, 365Villas et Superhote, depuis Séjours > Connexions. Vous saisissez vos clés d’accès (un pas-à-pas explique où les trouver dans chaque logiciel) ; elles sont vérifiées tout de suite. Ensuite, chaque logement du logiciel se rattache à un livret, et ses réservations arrivent dans le Calendrier, puis toutes les heures.
Superhote ne transmet pas les coordonnées des voyageurs : les réservations arrivent avec le prénom, le nom et le nombre de voyageurs seulement. Pour avoir les contacts, importez l’export de vos réservations (« Importer un fichier ») : il complète les séjours existants.
Sur la carte du logiciel dans Séjours > Connexions, « Reconnecter » vous fait saisir de nouvelles clés. Vérifiez dans votre logiciel qu’elles sont toujours actives et qu’elles donnent accès aux réservations et aux logements.
Oui : dans Séjours > Connexions, « Remplir le livret depuis ce logement ». La fiche du logement est lue dans votre logiciel (adresse, horaires, wifi, code d’accès, règles, équipements, contact, textes d’accès, de départ, de stationnement…), puis vous la passez en revue avant que rien ne s’applique. Les photos sont proposées à la fin, et tout se défait ensuite si besoin. La richesse de la fiche dépend du logiciel.
« Nouveau » : l’information n’est pas dans votre livret, elle sera ajoutée. « Identique » : elle y est déjà, rien n’est écrit, elle est simplement reliée au logiciel pour suivre ses changements. « Différent » : votre livret dit autre chose ; c’est décoché par défaut et votre texte actuel s’affiche à côté. Si vous cochez, votre élément est mis à jour, sans doublon.
Non, jamais sans votre accord. Chaque nuit, la fiche des logements déjà remplis depuis le logiciel est relue ; si quelque chose a changé, vous voyez « N changements à valider » dans Séjours > Connexions, une pastille sur le menu et une notification (pastille sur votre avatar). Vous acceptez ou refusez chaque changement. Une valeur refusée n’est plus proposée tant qu’elle ne change pas de nouveau dans le logiciel.
Dans Séjours > Connexions, « Vérifier les mises à jour » relit la fiche immédiatement, sans attendre la nuit. Si rien n’a bougé, un message le dit.
Séjours > Calendrier, onglet Envois : des e-mails ou des SMS qui partent seuls vers vos voyageurs, à quatre moments que vous activez un par un : à la réservation, quelques jours avant l’arrivée, le jour de l’arrivée, et le lendemain du départ (pour inviter à laisser un mot dans le livre d’or). Chaque envoi contient le lien du livret, et vous choisissez l’heure et le canal.
Pas dans l’e-mail : il part à votre nom, les réponses du voyageur vous arrivent directement, et aucune marque n’y figure. Le SMS, lui, s’affiche avec le nom d’expéditeur StyQR sur le téléphone du voyageur ; son texte est le vôtre.
Dans l’onglet Envois : quatre mises en page (Carte postale, Élégant, Moderne, Épuré), trois tons de texte (chaleureux, sobre, haut de gamme), une photo de votre livret ou de votre médiathèque, vos couleurs et vos polices. Le texte se modifie librement, avec des pastilles pour le prénom, les dates ou le lien du livret. L’aperçu montre l’e-mail exact sur ordinateur et sur téléphone, et « M’envoyer un test » vous l’envoie.
Dans la langue du voyageur quand votre livret la propose. Nos modèles sont déjà traduits ; un texte que vous écrivez vous-même se traduit avec « Traduire », qui utilise vos crédits de traduction.
Les raisons habituelles : le voyageur n’a pas d’e-mail ou de téléphone, le séjour est annulé ou est une période fermée, le livret est en pause, ou l’étape a été activée après le moment prévu (les envois en retard de plus d’un jour ne partent pas). Un séjour importé d’un fichier, ou arrivé lors du tout premier passage d’un calendrier qu’on vient de brancher, ne reçoit pas l’envoi « à la réservation ». La fiche du séjour montre ce qui est parti et ce qui partira.
Non : chaque envoi part une seule fois par séjour, par étape et par canal. Vous pouvez en revanche renvoyer vous-même depuis la fiche du séjour (« Envoyer par e-mail » ou « par SMS »).
Oui, mais à la main : depuis la fiche du séjour, WhatsApp s’ouvre sur votre téléphone avec le message prêt, et vous l’envoyez vous-même. Rien ne part sur WhatsApp sans vous.
Ils utilisent votre solde de SMS (Mon compte, onglet Abonnement), un seul solde pour la Boutique et les envois. Un SMS compte 160 caractères vers la France ; un message plus long, ou vers un numéro étranger, en compte plusieurs. Le compteur et votre solde s’affichent pendant la rédaction.
Dans Mon compte, onglet Abonnement : packs de 50 à 1 000 SMS (paiement par carte ou Link). Les SMS achetés n’expirent pas. Si vous avez la Boutique, ses SMS compris sont utilisés en premier, puis vos SMS achetés.
Vous avez déjà toutes les informations. Il vous manque simplement l’outil. Votre saison démarre bientôt : souvent 10 minutes suffisent, l’IA fait le gros du travail.
