Kostenlose Gästemappe: wann sie wirklich ausreicht

Das Wichtigste. Eine kostenlose digitale Gästemappe reicht, solange Sie eine einzige Unterkunft haben, nur wenige Wochen vermieten und französischsprachige Gäste empfangen : ein Word-Dokument, ein Canva-Design oder das Airbnb-Haushandbuch erledigen den Job. Kostenlos kostet Zeit : ein PDF oder ein Canva muss bei jeder Änderung des WLAN-Codes neu erstellt werden, und es übersetzt sich nicht von selbst. Was man bei einer digitalen Gästemappe bezahlt, ist die Aktualisierung in einem Zug und die Sprachen. Der Kipppunkt ist erreicht, wenn Sie zweimal dieselbe SMS beantworten.

Wann kostenlos wirklich genügt

Die Leute suchen nach kostenlos, weil sie anfangen, mit einer oder zwei Unterkünften. Das ist ein guter Grund, und in einem Teil der Fälle lautet die ehrliche Antwort : Bleiben Sie bei kostenlos.

Drei Bedingungen, und es braucht alle drei.

• Eine einzige Unterkunft, deren Codes Sie auswendig kennen.
• Wenige vermietete Wochen : ein paar Buchungen pro Jahr, kein von Mai bis September voller Kalender.
• Gäste, die Französisch lesen, oder Aufenthalte, bei denen Sie vor Ort sind und persönlich empfangen.

Bei der Sprache trickst ein PDF nicht: Es ist nicht interaktiv. An dem Tag, an dem Sie es übersetzen wollen, machen Sie es neu, Seite für Seite, und drucken erneut. Solange Ihre Buchungen an einer Hand abzuzählen sind, ist das erträglich. Darüber hinaus wird es viel Papier.

Wenn Sie das Papier selbst zurückhält, weil Ihre Gäste älter oder wenig vertraut mit dem Smartphone sind, wird die Frage in unserem Vergleich zwischen digitaler Gästemappe und PDF behandelt. Die kurze Antwort : Es läuft besser, als man befürchtet, und nichts spricht dagegen, zusätzlich ein gedrucktes Blatt bereitzulegen.

Und was die kostenlosen digitalen Versionen angeht: entweder sind sie eingeschränkt, oder die Sache hat einen Haken. Man kann nicht alles verschenken und zugleich ein hochwertiges Produkt erhalten. Wer zahlt also ? Es gibt nur drei mögliche Antworten, und sie stehen weiter unten im Artikel. Was Sie suchen, ist eine Gästemappe, die zu Ihnen passt, eine Oberfläche, die zu Ihnen passt, und ein Support, der antwortet.

Für eine Unterkunft, die drei Wochen im Jahr vermietet wird, reicht kostenlos. Sie drucken zwei Seiten, legen sie auf den Tisch und korrigieren mit dem Stift, wenn sich der Torcode ändert. Dafür braucht niemand ein Abonnement, und Ihnen in diesem Fall eines zu verkaufen, wäre kein Dienst an Ihnen.

Was vieles verändert, ist fast nie die Seitenzahl der digitalen Gästemappe. Es ist die Anzahl der Male, die Sie sie ändern, und die Anzahl der Sprachen, in denen Sie sie verfügbar machen müssen.

Die drei kostenlosen Optionen, und was sie können

Es gibt drei Wege, eine digitale Gästemappe ohne Bezahlung zu erstellen. Sie sind nicht gleichwertig, und keine ist schlecht : Sie scheitern nur an unterschiedlichen Dingen.

Ein Word-Dokument, als PDF exportiert

Die einfachste und langlebigste Lösung. Sie schreiben die sieben Abschnitte in der Reihenfolge des Aufenthalts, exportieren und senden die Datei vor dem Check-in per Nachricht. Der Inhalt zählt mehr als das Layout : Wir haben die vollständige Vorlage, Abschnitt für Abschnitt, mit einem ausgefüllten Beispiel geschrieben, und sie lässt sich in jedes Textprogramm übertragen.

Die Grenze ist rein mechanisch. Die Datei, die der Gast am Dienstag heruntergeladen hat, ändert sich nie mehr, selbst wenn Sie Ihre am Mittwoch korrigieren.

Canva

Das Ergebnis ist oft hübsch, und der kostenlose Tarif reicht locker für sechs saubere Seiten. Die Übersetzung stößt dagegen schnell an das Format : Das Übersetzungswerkzeug von Canva arbeitet immer nur eine Sprache auf einmal, begrenzt auf 2 000 Zeichen, und erzeugt eine Kopie des Designs. Vier Sprachen bedeuten vier Dateien, die korrigiert werden müssen, sobald das WLAN ein neues Passwort bekommt. An anderer Stelle haben wir ausführlich beschrieben, was der Wechsel von einem Canva-PDF zu einer online abrufbaren Gästemappe wirklich verändert.

Das Haushandbuch und die Airbnb-Guides

Das ist die am meisten unterschätzte kostenlose Option und die mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis, wenn Sie ausschließlich über Airbnb vermieten. Zwei getrennte Felder : das Haushandbuch für die Funktionsweise der Unterkunft und die Guides für Ihre Empfehlungen vor Ort.

Zwei Details, die Sie kennen sollten, bevor Sie alles darauf setzen. Nur Gäste mit einer bestätigten Buchung können laut Airbnb-Center auf das Hausmanual zugreifen: Ein Gast, der über Booking, Abritel oder Ihre eigene Website kommt, wird es nie sehen. Und die Guides sind mit einem individuellen Gastgeberkonto und nicht mit einem Inserat verknüpft, wodurch Ihre Co-Gastgeber von einer Bearbeitung ausgeschlossen sind. Quellen.

Anders gesagt : hervorragend, solange Airbnb Ihr einziger Kanal ist. An dem Tag, an dem Sie anderswo vermieten, pflegen Sie zwei Gästemappen, und nur eine davon ist aktuell.

Was jede Option Sie kostet, wenn sich eine Information ändert

Hier derselbe Vorfall, der jedem passiert, behandelt von den vier Optionen. Die letzte Spalte steht nicht zur Zierde da : Sie ist die einzige, in der der Handgriff nur einmal nötig ist.

Die Situation	Word oder PDF	Canva	Airbnb-Handbuch	Digitale Gästemappe
Das WLAN-Passwort ändert sich im August	Sie korrigieren, exportieren erneut und schicken die Datei an die laufenden Buchungen	Dasselbe, und einmal pro Sprache	Im Inserat korrigiert, sofort sichtbar	Einmal korrigiert, alle sehen die aktuelle Version
Ein italienischer Gast kommt um 23 Uhr an	Er fotografiert und übersetzt selbst	Es braucht eine Datei pro Sprache, im Voraus erstellt	Nur für den Gast, der über Airbnb gebucht hat	Angezeigt in der Sprache des Smartphones, ganz ohne Vorbereitung
Sie eröffnen ein zweites Inserat auf Booking	Eine Datei mehr, fast identisch	Ein Design mehr zum Duplizieren	Außerhalb von Airbnb unbrauchbar	Derselbe Link oder eine Gästemappe pro Unterkunft
Sie wollen wissen, wonach die Gäste suchen	Keine Ahnung	Keine Ahnung	Keine Ahnung	Sie sehen, welche Abschnitte geöffnet werden
Im Weiler gibt es kein Netz	Das Papier gewinnt	Das Papier gewinnt	Nicht erreichbar	Für das erste Öffnen braucht es eine Verbindung

Die letzte Zeile ist eine echte Grenze unsererseits, und das sollte gesagt werden: Wenn sich Ihre Unterkunft in einem Funkloch befindet, lassen Sie einen Zettel mit den Codes auf dem Tisch liegen, ganz gleich, welches Tool Sie verwenden. Ein QR-Code ohne Netz ist ein hübsches Mosaik.

Der Kipppunkt: zweimal dieselbe SMS

Der Kipppunkt ist erreicht, wenn Sie zweimal dieselbe SMS beantworten. Nicht bei der zehnten Unterkunft, nicht in dem Moment, in dem man professionell wird : beim zweiten Mal, wenn Sie den Torcode auf der Tastatur Ihres Smartphones tippen, für zwei verschiedene Gäste, weil die Gästemappe es nicht deutlich genug gesagt hat.

Diese Nachrichten kommen selten um 15 Uhr. Sie kommen um 23:40 Uhr, und sie ähneln sich alle: der Code, der Müll, das WLAN. Eine gut gefüllte Gästemappe schützt Sie nicht vor einem Anruf, nichts schützt Sie davor. Sie lässt die wiederkehrenden Fragen verschwinden, jene, die Sie in der Woche zuvor schon einmal wortgleich jemand anderem beantwortet haben.

Der Rest ist eine Frage von Grenzen. Ein Gast, der die Information zur Hand hat und Ihnen trotzdem zu unmöglicher Stunde schreibt, ist ein Einzelfall, nicht Ihr Alltag. Der Unterschied liegt genau darin: Sie antworten, weil Sie es so entscheiden, nicht weil Ihre Gästemappe Sie dazu zwingt. Das ist vor allem der Gewinn, und er taucht in keiner Rentabilitätsrechnung auf.

Diese zweimal gestellte Frage wiegt mehr als jede Rentabilitätsrechnung. Sie sagt zweierlei : Ihre Gästemappe hat eine Lücke, und diese muss an einer Stelle geschlossen werden, an der die Korrektur auch dem nächsten Gast zugutekommt. In einer Datei ist das nicht der Fall. Der nächste Gast erhält dieselbe Version, die Sie noch nicht wieder geöffnet haben.

Wofür man genau bezahlt

Eine digitale Gästemappe ist eine private Webseite, die zu einer bestimmten Unterkunft gehört, die der Gast durch Scannen eines QR-Codes oder per Link öffnet und die der Gastgeber jederzeit aktualisieren kann, ohne etwas neu zu drucken. Das ist alles. Den Inhalt schreiben Sie selbst : Es ist derselbe wie in Ihrem Word-Dokument.

Was man bei einer digitalen Gästemappe bezahlt, ist die Aktualisierung in einem Zug und die Sprachen. Der Rest ist Komfort. Bei StyQR erreicht eine Korrektur alle Gäste, die sich gerade im Aufenthalt befinden, und die Gästemappe erscheint in der Sprache des Smartphones des Gastes, in 14 Sprachen. Von den 35 000 seit 2019 erstellten Gästemappen werden 40 % der Aufrufe in einer anderen Sprache als Französisch getätigt und 91 % auf dem Smartphone. Das ist das Argument, das am häufigsten den Ausschlag gibt, lange vor dem Design.

Der Preis : 49 € zzgl. MwSt. pro Jahr und Gästemappe für eine Ferienwohnung, ein Gîte oder eine Pension, also etwas mehr als 4 € pro Monat, mit einer 14-tägigen Testphase ohne Kreditkarte. Für Unterkünfte, die nur wenige Wochen geöffnet sind, gibt es einen Saisontarif ab 9,90 € zzgl. MwSt., die Details stehen in der Preisübersicht für Ferienunterkünfte. Was diese 49 € konkret finanzieren : Menschen, die zu den Öffnungszeiten in weniger als zwei Minuten antworten, sieben Tage die Woche ; ein Produkt, das seit 2019 den KI-Assistenten, das Übergabeprotokoll, die Boutique und die 14 Sprachen erhalten hat ; ein Hosting in Europa, das alle 30 Sekunden das Öffnen einer Gästemappe verkraftet, 1,4 Millionen pro Jahr.

Eines werden wir Ihnen nicht versprechen : Eine kostenpflichtige Gästemappe macht aus einem inhaltsleeren Text keinen interessanten. Ein gut geschriebenes Word-Dokument schlägt eine halb ausgefüllte digitale Gästemappe, an jedem Tag der Woche.

Und wenn die digitale Gästemappe kostenlos ist, wer zahlt dann ?

Eine kostenlose digitale Gästemappe gibt es auch, und sie liest sich wie jede kostenlose Software : Hosting, Support und Entwicklung kosten Geld, also zahlt jemand. Es gibt nur drei Wege, und wer sie kennt, kann jedes Angebot einordnen.

Ihre Daten und die Ihrer Gäste. Eine Gästemappe enthält Zugangscodes, Adressen, Telefonnummern, und sie zeichnet auf, wer sie öffnet. Ein Dienst, der von diesen Daten lebt, nutzt sie für Werbung oder baut darauf ein anderes Produkt auf. Wenn es kostenlos ist, sind Sie das Produkt : Schauen Sie in den Nutzungsbedingungen nach, wem die Inhalte gehören und was der Dienst damit tun darf.

Die Werbung. Ein Banner in der Gästemappe Ihres Gîte, ein Link zu einem Reinigungsdienst oder einer Vermietungsagentur direkt neben Ihrem WLAN-Code. Nichts davon ist verboten, aber Ihr Gast sieht es, unter Ihrem Namen.

Niemand. Der häufigste Fall : Das Werkzeug ist kostenlos, weil kein Team dahintersteht. Kein Support, keine Updates, und eines Tages keine Website mehr. Sie erfahren es von einem Gast, der Ihnen schreibt, dass sich der Link nicht mehr öffnet, während der QR-Code längst am Kühlschrank klebt.

Bleibt das ehrliche Modell : das Kostenlose zum Ausprobieren, zeitlich begrenzt, vor einem offen ausgewiesenen Abonnement. Das ist unseres, 14 Tage ohne Kreditkarte und mit allen Funktionen, und es wird nichts abgebucht, wenn Sie nicht weitermachen. Drei Fragen trennen jedes Angebot voneinander, unseres eingeschlossen : Wer antwortet, wenn ein Gast vor der Tür steht und der Code nicht funktioniert, was bekommen Sie mit, wenn Sie gehen, und wo steht der Preis in drei Jahren.

Die kostenlose Vorlage, ohne Formular

Wir verlangen keine E-Mail-Adresse im Tausch gegen eine Vorlage. Sie steht online, von Anfang bis Ende lesbar, und Sie können sie in jedes gewünschte Format übertragen. Wenn Sie über die Plattform vermieten, greift das Beispiel einer digitalen Gästemappe für Airbnb die Airbnb-spezifischen Erwartungen auf, den selbstständigen Check-in inbegriffen.

Und wenn Sie lieber sehen, bevor Sie schreiben : mehrere Demo-Gästemappen sind frei zugänglich : Gîte, Wohnung, Campingplatz. Achten Sie vor allem auf die Reihenfolge der Abschnitte, das lässt sich am besten übernehmen und kostet nichts.

Noch ein letzter Anhaltspunkt, um ohne Tabelle zu entscheiden : Wenn Sie noch zögern, hält das Kostenlose noch. An dem Tag, an dem es nicht mehr hält, werden Sie sich die Frage nicht stellen, Sie werden gerade einen Code in Ihr Smartphone tippen.

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Vorlage für eine digitale Gästemappe zum Herunterladen ? Ja, und viele verlangen im Gegenzug eine E-Mail-Adresse. Unsere steht direkt im Artikel zur Vorlage der digitalen Gästemappe, Abschnitt für Abschnitt, mit einem ausgefüllten Beispiel. Sie übertragen sie in Word, in Canva oder in eine digitale Gästemappe : Es ist derselbe Inhalt.

Reicht das Airbnb-Haushandbuch aus ? Es reicht, wenn Airbnb Ihr einziger Buchungskanal ist. Das Airbnb-Hilfecenter stellt klar, dass nur Gäste mit einer bestätigten Buchung darauf zugreifen können. Ein Gast, der über Booking, über Abritel oder direkt kommt, wird also nie Zugriff haben, und er wird Sie anrufen.

Kann man eine kostenlose digitale Gästemappe mit Canva erstellen ? Ja, und das Ergebnis ist oft gelungen. Die Schwierigkeit kommt mit den Sprachen : Das Übersetzungswerkzeug arbeitet immer nur eine Sprache auf einmal, begrenzt auf 2 000 Zeichen, und erstellt eine Kopie des Designs. Jede Sprache wird damit zu einer weiteren Datei, die korrigiert werden muss.

Ist die digitale Gästemappe Pflicht ? Das Dokument selbst nicht. Mehrere darin enthaltene Informationen jedoch, etwa die Registrierungsnummer der Unterkunft oder die Sicherheitshinweise, müssen dem Gast zur Kenntnis gebracht werden. Die Gästemappe ist schlicht der praktischste Ort, um sie zu bündeln.

Ab wie vielen Unterkünften sollte man auf eine kostenpflichtige Lösung wechseln ? Es gibt keine Schwelle, es gibt ein Symptom : dieselbe Frage, zweimal von zwei verschiedenen Gästen gestellt. Manche Gastgeber mit fünf Unterkünften kommen mit Dateien bestens zurecht, andere wechseln schon mit einer einzigen ganzjährig vermieteten Wohnung.

Eine kostenlose digitale Gästemappe: Wer bezahlt sie ? Ihre Daten, die Ihren Gästen angezeigte Werbung, oder niemand, und in diesem letzten Fall gibt es weder Support noch Updates. Das ehrliche Kostenlose ist ein zeitlich begrenzter Test vor einem öffentlich ausgewiesenen Preis.