Vorlage für eine digitale Gästemappe für Ferienvermietung

Das Wichtigste. Eine digitale Gästemappe für die Ferienvermietung besteht aus sieben Abschnitten: Begrüßung, Check-in, WLAN und Ausstattung, Hausregeln, Ihre Empfehlungen vor Ort, Pflichtangaben und Abreise. Die vollständige Vorlage finden Sie weiter unten auf dieser Seite, Abschnitt für Abschnitt, mit den auszufüllenden Feldern und jeweils einem ausgefüllten Beispiel. Rechnen Sie mit einer Stunde.

Nichts zum Herunterladen und nichts, was Sie im Gegenzug preisgeben müssen: Die Vorlage steht hier, Sie übernehmen sie oder lassen sich davon inspirieren. Das ist auch ehrlicher als eine starre Datei, aus einem Grund, der im letzten Abschnitt offensichtlich wird.

Was gehört in eine Gästemappe für die Ferienvermietung?

Eine Gästemappe fasst alles zusammen, was ein Gast wissen muss, um die Unterkunft zu betreten, ein paar Tage darin zu wohnen und wieder abzureisen, ohne Sie anzurufen. Das ist keine Imagebroschüre, sondern ein Arbeitsdokument.

Der Unterschied zeigt sich sofort in der Praxis. Eine Gästemappe, die mit der Geschichte des Hauses und dem Blick von der Terrasse beginnt, hilft um 22 Uhr niemandem, wenn der Gast im Regen den Code für das Tor sucht. Eine Gästemappe, die mit der genauen Adresse, dem Code und dem Standort des Schlüsseltresors beginnt, erspart Ihnen den Anruf.

Deshalb ist die Reihenfolge der Abschnitte keine Dekoration. Sie folgt dem Aufenthalt: ankommen, sich einrichten, wohnen, ausgehen, abreisen. Hier sind die sieben Abschnitte und jeweils der Anruf, den sie Ihnen ersparen.

Abschnitt	Was darin steht	Welchen Anruf er erspart
1. Willkommen	Ihr Vorname, wie man Sie erreicht, wen man sonst anruft	« Ich erreiche Sie nicht »
2. Ankommen	Adresse, Parken, Codes, Schlüsseltresor, Etage	« Ich stehe davor, wie lautet der Code? »
3. WLAN und Ausstattung	Netzwerk, Passwort, Heizung, Warmwasser	« Das WLAN funktioniert nicht »
4. Hier wohnen	Müll, Mülltrennung, Lärm, Tiere, Belegung	« Wann stellt man den Müll raus? »
5. In der Umgebung	Ihre Empfehlungen vor Ort, mit Uhrzeit und nützlichem Detail	« Was empfehlen Sie für heute Abend? »
6. Pflichtangaben	Registriernummer, Notrufe, Haupthähne und Sicherungen	Den Streitfall, nicht den Anruf
7. Abreisen	Uhrzeit, Schlüssel, was man nicht tun soll	« Wo lassen wir die Schlüssel? »

Die rechte Spalte ist der richtige Maßstab, um eine Gästemappe zu beurteilen. Ein Abschnitt, der keinen Anruf verhindert, bringt nichts, und eine Frage, die Ihnen zweimal gestellt wird, weist auf einen Abschnitt hin, den Sie neu schreiben sollten.

Die Vorlage, Abschnitt für Abschnitt

Übernehmen Sie die Überschriften so, wie sie sind, und ersetzen Sie, was in eckigen Klammern steht. Streichen Sie die Zeilen, die auf Sie nicht zutreffen: Eine kurze und korrekte Gästemappe ist mehr wert als eine vollständige, die zur Hälfte falsch ist.

1. Willkommen

Drei Zeilen genügen. Dieser Abschnitt gibt Ihnen ein Gesicht und sagt, wie man Sie erreicht; er erzählt nicht von der Renovierung.

Sie brauchen Ihren Vornamen, den Weg, wie man Sie erreicht, und zu welchen Zeiten, dann den Namen der Person, die man kontaktiert, wenn Sie nicht erreichbar sind, mit Telefonnummer.

Camille heißt Sie im Maison des Glycines willkommen. Wir wohnen zehn Minuten entfernt: Schreiben Sie uns, wenn etwas nicht stimmt, wir erfahren es lieber während Ihres Aufenthalts als danach. Im Notfall und wenn wir nicht antworten, rufen Sie Marc unter 06 12 34 56 78 an.

Die dritte Zeile wird regelmäßig vergessen, und genau sie zählt an einem Sonntagabend.

2. Ankommen

Der mit Abstand meistgelesene Abschnitt. Er muss den Zutritt ermöglichen, ohne dass man Sie anruft, auch um Mitternacht, auch ohne Mobilfunknetz.

• Die genaue Adresse
• Wo man parkt
• Wo man die Schlüssel abholt
• Die Codes: Tor, Tür, Schlüsseltresor
• Etage und Wohnungsnummer
• Ab wann der Check-in möglich ist
• Was bei später Ankunft zu tun ist

Das blaue Tor in der 14 rue des Lilas. Code 4512A, dann im Hof die hintere Tür links. Der Schlüsseltresor hängt unter dem Briefkasten, Code 3080. Check-in möglich ab 16 Uhr und bis Mitternacht, ohne uns Bescheid zu geben. Kostenloses Parken auf der Straße, ab 19 Uhr leichter zu finden.

Schreiben Sie die Codes vollständig aus, nie « der übliche Code ». Und prüfen Sie sie vor jeder Saison: Ein geänderter und nicht aktualisierter Code ist der häufigste Anrufgrund beim Check-in.

3. WLAN und Ausstattung

• Der Netzwerkname, genau so, wie er angezeigt wird
• Das Passwort, inklusive Groß- und Kleinschreibung
• Die Heizung: wo das Thermostat ist, wie man es einstellt
• Das Warmwasser
• Waschmaschine und Spülmaschine: wo die Mittel stehen, welches Programm
• Der Fernseher
• Was nicht richtig funktioniert oder einen kleinen Kniff erfordert

Netzwerk: Glycines_5G. Passwort: Bienvenue2026 (mit großem B). Das Thermostat ist im Flur und steht auf 19°. Das Warmwasser braucht im Bad zwei Minuten, das ist normal. Das Fenster im kleinen Schlafzimmer schließt, wenn man den Griff anhebt.

Die letzte Zeile erspart Ihnen die meisten Anrufe, und fast niemand schreibt sie auf. Ein vorgewarnter Gast stellt sich darauf ein; ein überraschter Gast schreibt es in seine Bewertung.

4. In der Unterkunft wohnen

• Der Müll: wohin damit, und an welchem Tag er rausgestellt wird
• Die Mülltrennung
• Haustiere
• Rauchen
• Lärm, und ab welcher Uhrzeit
• Die maximale Personenzahl
• Was man hier nicht macht

Der Müll wird am Dienstagabend rausgestellt, die gelbe Tonne jeden zweiten Dienstag. Der Müllraum ist hinten im Hof, rechts. Die Nachbarn über Ihnen fangen früh an zu arbeiten: nach 22 Uhr bitte keine Musik mehr. Haustiere sind willkommen, nur nicht auf den Sofas.

Formulieren Sie diese Regeln als Sätze und nicht als knappe Verbote. « Der Müll wird am Dienstagabend rausgestellt, der Müllraum ist hinten im Hof » bleibt besser hängen als « Müll dienstags rausstellen ».

5. In der Umgebung

Nennen Sie die Bäckerei, mit der Entfernung und dem, was man dort mitnehmen sollte, sagen Sie, wo man einkauft, geben Sie ein Restaurant und einen Ort für ein Glas am Abend, den Spaziergang, den Sie empfehlen, was man bei Regen machen kann, und was man nicht verpassen sollte, samt Uhrzeit.

Die Bäckerei Fournier, 200 Meter rechts: Ihr Walnussbrot ist vor 9 Uhr weg. Der Markt ist samstagvormittags auf der Place Carnot. Zum Abendessen chez Antoine, reservieren Sie am Vortag, es gibt zwölf Plätze. Und wenn Sie sich für einen einzigen Spaziergang entscheiden müssen: der Sentier des Douaniers bei Sonnenuntergang.

Zwei oder drei Adressen, in die Sie selbst gehen, sind mehr wert als fünfzehn aus einem Reiseführer abgeschriebene. Der Gast hat bereits Internet; was er nicht hat, ist Ihre Meinung. Es ist auch der Abschnitt, der in den Bewertungen am häufigsten erwähnt wird.

6. Die Pflichtangaben

Ihnen ist der nächste Abschnitt gewidmet, denn sie betreffen nicht den Komfort, sondern das Gesetz.

7. Abreisen

Schreiben Sie die Uhrzeit der Abreise, wo die Schlüssel bleiben, was ausgeschaltet, geschlossen und geleert wird, was der Gast nicht tun muss, und wie man eine Bewertung hinterlässt.

Abreise vor 10 Uhr. Die Schlüssel kommen zurück in den Tresor, Code 3080. Schließen Sie die Fenster und lassen Sie die Heizung auf 15°. Bettwäsche waschen oder saugen müssen Sie nicht, das übernehmen wir. Wenn Ihnen der Aufenthalt gefallen hat, hilft uns ein paar Zeilen auf der Plattform sehr.

Die vorletzte Zeile beruhigt und verhindert nebenbei, dass ein gut gemeinter Gast Ihr Bett abbaut.

Was das Gesetz Sie anzugeben verpflichtet

Stand: 31. August 2026. Zwei Dinge, die man nicht verwechseln sollte: was das Gesetz Ihnen als Vermieter vorschreibt und was in der Gästemappe sinnvoll ist.

Die gesetzliche Pflicht betrifft das Inserat, nicht die Gästemappe. Und sie greift auf zwei Ebenen, je nach Gemeinde.

Überall gilt die Anmeldung bei der Gemeinde. Sie ist für jede möblierte Ferienunterkunft Pflicht, ob klassifiziert oder nicht, außer wenn es sich um Ihren Hauptwohnsitz handelt. Sie erfolgt über das Formular Cerfa Nr. 14004 gemäß Artikel L. 324-1-1 des französischen Tourismusgesetzbuchs, und ihr Fehlen kann mit einem Bußgeld von bis zu 450 € geahndet werden.

In Gemeinden, die eine Regelung zur Nutzungsänderung beschlossen haben, kommt eine Registriernummer hinzu. Das ist eine Kennung mit 13 Zeichen, die über den Online-Dienst der Gemeinde vergeben wird und in Ihren Inseraten erscheinen muss. Hier sind alle möblierten Unterkünfte betroffen, auch der Hauptwohnsitz, und eine fehlende Registrierung kann eine zivilrechtliche Geldbuße von bis zu 5.000 € nach sich ziehen (Artikel D. 324-1-1 des Tourismusgesetzbuchs).

Die Unterscheidung ist wichtig: Viele Gastgeber halten die Registrierung für allgemein verpflichtend, obwohl sie von einem Gemeinderatsbeschluss abhängt. Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach. Quellen: Direction générale des Entreprises und service-public.gouv.fr, abgerufen am 31. August 2026.

Die Gästemappe wiederum ist der Ort, an dem der Gast findet, was er vor Ort braucht. Die Registriernummer gehört aus Transparenzgründen hinein, dazu die Klassifizierung als möblierte Ferienunterkunft, falls vorhanden, die Notrufnummern, der Standort von Rauchmelder und Feuerlöscher sowie die Stellen, an denen man Wasser, Strom und Gas abstellt. Nichts davon sucht man erst in dem Moment, in dem man es braucht.

Ein Punkt sollte schwarz auf weiß dastehen und fehlt fast immer: die 112, in ganz Europa von jedem Handy aus erreichbar. Ein ausländischer Gast kennt weder die 15 noch die 18. Vierzig Prozent der StyQR-Gästemappen werden in einer anderen Sprache als Französisch aufgerufen.

Die Vorschriften zur Kurzzeitvermietung haben sich seit dem Gesetz Le Meur (Gesetz Nr. 2024-1039 vom 19. November 2024) stark verändert, vor allem bei der Anmeldung in der Gemeinde und der Ausweitung der Registrierung. Die Regeln unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde: Prüfen Sie die Ihrer Gemeinde, bevor Sie Ihre Gästemappe festschreiben, denn das ist die Information, die am schnellsten veraltet. Wir halten die französischen Vorschriften zur Kurzzeitvermietung aktuell, ebenso die Einzelheiten zu der Anmeldepflicht für möblierte Ferienunterkünfte.

Die häufigsten Fehler

Vier Schwächen finden sich in den meisten Gästemappen, die man uns zeigt, und keine davon liegt an mangelnder Sorgfalt.

Mit der eigenen Vorstellung beginnen. Der Gast, der die Gästemappe öffnet, sucht eine bestimmte Information, oft unter Zeitdruck. Eine Einleitungsseite vor dem Torcode ist eine Seite, die er genervt wegscrollt. Erst der Zutritt, dann die Vorstellung.

Überschriften statt Antworten schreiben. « Praktische Informationen » sagt nichts. « Der Müll wird am Dienstagabend rausgestellt, der Müllraum ist hinten im Hof rechts » antwortet. Eine Gästemappe misst sich an der Zahl der Fragen, die sie schließt, nicht an der Zahl der Rubriken, die sie öffnet.

Einen Reiseführer abschreiben. Fünfzehn kommentarlos aufgelistete Museen sind weniger wert als zwei Adressen, in die Sie selbst gehen.

Sie nicht mehr aktualisieren. Das ist der teuerste und häufigste Fehler. Eine gedruckte Gästemappe veraltet bei der ersten Änderung eines Codes, eines Preises oder einer Uhrzeit, und eine Korrektur bedeutet, sie neu zu machen. Viele Gastgeber rühren sie irgendwann gar nicht mehr an, und die Gästemappe wird zur Fehlerquelle statt zum Service.

Wenn Sie über Airbnb vermieten, kommen zu diesen vier Punkten plattformspezifische Erwartungen hinzu, die wir in unserem Beispiel für eine Airbnb-Gästemappe im Detail beschreiben.

Wie lange dauert das Ausfüllen?

Rechnen Sie für die erste Fassung mit einer Stunde, wenn Sie die Codes und Informationen zur Hand haben. Zeit kostet nicht das Layout, sondern das Heraussuchen des Abfuhrtags und des exakten WLAN-Passworts.

Eine Methode, die funktioniert: Füllen Sie zuerst die Abschnitte 2, 3 und 4 aus, in der Unterkunft, mit dem Handy in der Hand. Das sind die drei, die den Großteil der Anrufe verhindern. Die Begrüßung und die Empfehlungen vor Ort schreiben Sie danach in aller Ruhe.

Streben Sie nicht gleich Vollständigkeit an. Eine Gästemappe wächst von Aufenthalt zu Aufenthalt, in dem Maß, in dem Ihnen die Gäste Fragen stellen: Jede Frage, die zweimal kommt, ist eine Zeile, die fehlt.

Word, PDF oder digital: was das Format verändert

Die obige Vorlage funktioniert in jedem Format. Die Entscheidung fällt woanders, an drei konkreten Fragen.

	Gedruckt oder PDF	Digitale Gästemappe
Der Torcode ändert sich	Neu erstellen und neu drucken	In einer Minute korrigiert, alle sehen die aktuelle Fassung
Ein Gast spricht kein Französisch	Er fotografiert und übersetzt, oder er schreibt Ihnen	Wird in der Sprache seines Handys angezeigt
Sie wollen wissen, was fehlt	Keine Ahnung	Sie sehen, welche Abschnitte aufgerufen werden

Diese Grenzen liegen am Format, nicht an der Qualität dessen, was Sie schreiben. Das ist auch der Grund, warum dieser Artikel Ihnen keine Datei zum Herunterladen anbietet: Ein starres Dokument würde genau das Problem reproduzieren, das es zu lösen vorgibt.

Bei StyQR wird die Gästemappe über einen dauerhaften QR-Code geteilt, in der Unterkunft ausgehängt oder in Ihre Check-in-Nachricht eingefügt. Sie wird in 14 Sprachen übersetzt und erscheint in der Sprache des Gästehandys. Der Test läuft 14 Tage, ohne Kreditkarte.

Die kostenlose Vorlage, fertig zum Ausfüllen: die 14 Tage zum Testen

Wenn Sie nach « kostenlose Vorlage für eine Gästemappe » gesucht haben: Sie haben sie gerade gelesen, sie steht weiter oben, und sie hat Sie nichts gekostet. Doch eine Vorlage auf einer Webseite muss noch abgeschrieben werden. Die fertig auszufüllende Version, mit den sieben bereits angelegten Abschnitten, der Karte der Empfehlungen und der Übersetzung, ist die StyQR-Gästemappe selbst, und sie ist 14 Tage lang kostenlos, ohne Kreditkarte, mit allen Funktionen.

Konkret: Sie legen Ihr Konto an, geben die Adresse der Unterkunft ein, und der Assistent füllt eine erste Fassung aus Ihrem Inserat oder einem vorhandenen PDF. Sie lesen gegen, korrigieren und teilen den Link mit Ihrem nächsten Gast. Wenn Sie nach 14 Tagen nicht weitermachen, wird nichts abgebucht. Es ist dieselbe Gästemappe, für die unsere Gastgeber zahlen, keine abgespeckte Version; die anschließenden Preise finden Sie auf der Preisseite für Vermietungen.

Und wenn Sie erst lesen wollen, bevor Sie loslegen: Das Whitepaper zum Gästeempfang erhalten Sie kostenlos per E-Mail: den Check-in vorbereiten, den Aufenthalt begleiten, die Abreise gut gestalten, den Kontakt halten. Es beruht auf dem, was uns unsere Gastgeber und unser Support zurückmelden, und ergänzt diese Vorlage um das, was ein Dokument nicht sagen kann: den Ton und den richtigen Moment.

Häufige Fragen

Ist eine Gästemappe Pflicht?
Das Dokument selbst nicht. Mehrere darin enthaltene Informationen müssen dem Gast jedoch mitgeteilt werden, und die Gästemappe ist der einfachste Weg dafür.

Soll man sie ausdrucken oder vor dem Check-in verschicken?
Nach Möglichkeit beides. Der Abschnitt « Ankommen » wird vor der Ankunft gebraucht, wenn der Gast noch im Auto sitzt. Der Rest wird vor Ort gebraucht. Das ist das Hauptargument für eine Gästemappe, die man auf dem Handy aufrufen kann.

Was ändert sich bei einer Gästemappe für ein Gîte im Vergleich zu einer Wohnung?
Die Struktur bleibt gleich, nur die Gewichtung der Abschnitte ändert sich. Bei einem Gîte nehmen der Zugang und die Außenausstattung mehr Raum ein; bei einer Wohnung sind es die Gemeinschaftsbereiche, der Aufzug und die Hausordnung.

Wie viele Seiten sollte eine Gästemappe haben?
So viele, wie nötig sind, um die Fragen zu beantworten, keine mehr. Sechs bis zehn Seiten decken die meisten Unterkünfte ab. Über fünfzehn liest niemand mehr.

Kann man seine Gästemappe mit Canva erstellen?
Ja, und das Ergebnis sieht oft hübsch aus. Sie haben dann einfach die drei Grenzen aus der Tabelle oben, da die erzeugte Datei ein PDF bleibt.

Sollte man seine Gästemappe übersetzen?
Sobald Sie ausländische Gäste empfangen: ja, zumindest die Abschnitte « Ankommen » und « Pflichtangaben ». Dort kommt ein Missverständnis teuer zu stehen.