Kostenlose Gästemappe: wann sie wirklich ausreicht
Die drei Möglichkeiten, eine Gästemappe ohne Kosten zu erstellen, was jede davon an dem Tag kostet, an dem sich eine Information ändert, und das genaue Signal dafür, dass es Zeit für eine kostenpflichtige Lösung ist.
Das Wichtigste. Eine kostenlose Gästemappe genügt, solange Sie nur eine Unterkunft haben, nur wenige Wochen im Jahr vermieten und französischsprachige Gäste empfangen: ein Word-Dokument, eine Canva-Vorlage oder das Airbnb-Handbuch für die Unterkunft erledigen den Job. Kostenlos kostet Zeit: ein PDF oder eine Canva-Datei muss bei jeder Änderung des WLAN-Passworts neu gemacht werden, und übersetzt wird sie nicht. Was man bei einer digitalen Gästemappe bezahlt, ist die Aktualisierung in einem einzigen Schritt und die Sprachen. Der Kipppunkt ist erreicht, wenn Sie dieselbe SMS zum zweiten Mal beantworten.
Wann kostenlos wirklich genügt
Die Leute suchen nach einer kostenlosen Lösung, weil sie am Anfang stehen und eine oder zwei Unterkünfte haben. Das ist ein guter Grund, und in einem Teil der Fälle lautet die ehrliche Antwort: Bleiben Sie bei kostenlos.
Drei Bedingungen, und es müssen alle drei zutreffen.
- Nur eine Unterkunft, deren Codes Sie im Kopf haben.
- Wenige vermietete Wochen: ein paar Buchungen pro Jahr, kein von Mai bis September ausgebuchter Kalender.
- Gäste, die Französisch lesen, oder Aufenthalte, bei denen Sie selbst vor Ort empfangen.
Bei der Sprache trickst ein PDF nicht: es ist nicht interaktiv. An dem Tag, an dem Sie es übersetzen wollen, machen Sie es neu, Seite für Seite, und drucken erneut. Solange Ihre Buchungen an einer Hand abzuzählen sind, ist das erträglich. Darüber hinaus wird es viel Papier.
Viele zögern, das Papier aufzugeben, weil sie denken, ihre älteren Gäste würden es bevorzugen. In der Regel läuft das sehr gut: Sie finden es angenehm, die Gästemappe schon vorab zu haben und möglichst wenig suchen zu müssen. Und nichts hindert Sie daran, ein Papierdokument als Ergänzung zur digitalen Gästemappe zu behalten.
Und was die kostenlosen digitalen Versionen betrifft: entweder sind sie eingeschränkt, oder die Sache hat einen Haken. Man kann nicht alles verschenken und gleichzeitig ein hochwertiges Produkt behalten. Was Sie suchen, ist eine Gästemappe, die zu Ihnen passt, eine Bedienoberfläche, die zu Ihnen passt, und einen Support, der antwortet.
Für eine Unterkunft, die drei Wochen im Jahr vermietet wird, genügt die kostenlose Variante. Sie drucken zwei Seiten, legen sie auf den Tisch und korrigieren sie mit dem Stift, wenn sich der Torcode ändert. Dafür braucht niemand ein Abonnement, und Ihnen in diesem Fall ein Abonnement zu verkaufen, wäre kein Dienst an Ihnen.
Was den Ausschlag gibt, ist fast nie die Seitenzahl der Gästemappe. Es ist die Zahl der Änderungen, die Sie vornehmen, und die Zahl der Sprachen, in denen sie lesbar sein müsste.
Die drei kostenlosen Optionen und was sie können
Es gibt drei Wege, eine Gästemappe ohne Kosten zu erstellen. Sie sind nicht gleichwertig, und keine davon ist schlecht: sie scheitern einfach an unterschiedlichen Dingen.
Ein Word-Dokument, als PDF exportiert
Die einfachste und langlebigste Variante. Sie schreiben die sieben Abschnitte in der Reihenfolge des Aufenthalts, exportieren und schicken die Datei vor dem Check-in per Nachricht. Der Inhalt zählt mehr als das Layout: wir haben die komplette Vorlage Abschnitt für Abschnitt geschrieben, mit einem ausgefüllten Beispiel, und sie lässt sich in jede Textverarbeitung übertragen.
Ihre Grenze ist mechanisch. Die Datei, die der Gast am Dienstag heruntergeladen hat, ändert sich nie mehr, auch wenn Sie Ihre am Mittwoch korrigieren.
Canva
Das Ergebnis ist oft ansehnlich, und der kostenlose Tarif reicht für sechs gut gestaltete Seiten problemlos. Die Übersetzung dagegen stößt schnell an das Format: das Übersetzungswerkzeug von Canva arbeitet mit einer einzigen Sprache auf einmal, begrenzt auf 2.000 Zeichen, und erzeugt eine Kopie des Designs. Vier Sprachen bedeuten vier Dateien, die korrigiert werden müssen, sobald das WLAN ein neues Passwort hat. Wir haben an anderer Stelle ausgeführt, was der Wechsel von einem Canva-PDF zu einer online abrufbaren Gästemappe wirklich verändert.
Das Airbnb-Handbuch für die Unterkunft und die Airbnb-Guides
Das ist die am meisten unterschätzte kostenlose Option und die mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis, wenn Sie nur über Airbnb vermieten. Zwei getrennte Felder: das Handbuch für die Unterkunft, für alles, was die Technik und Abläufe betrifft, und die Guides für Ihre Empfehlungen vor Ort.
Zwei Details sollten Sie kennen, bevor Sie alles darauf setzen. Nur Gäste mit einer bestätigten Buchung haben Zugriff auf das Handbuch für die Unterkunft, so das Airbnb-Hilfecenter: ein Gast, der über Booking, Abritel oder Ihre eigene Website kommt, wird es nie sehen. Und die Guides sind an ein einzelnes Gastgeber-Konto gebunden und nicht an eine Anzeige, was Ihre Co-Gastgeber von der Bearbeitung ausschließt. Quellen abgerufen am 13. September 2026.
Anders gesagt: ausgezeichnet, solange Airbnb Ihr einziger Kanal ist. Sobald Sie auch anderswo vermieten, führen Sie zwei Gästemappen, und nur eine der beiden ist aktuell.
Was jede Option Sie kostet, wenn sich eine Information ändert
Hier derselbe Vorfall, der allen passiert, durchgespielt mit den vier Optionen. Die letzte Spalte steht nicht zur Dekoration da: sie ist die einzige, in der der Handgriff nur einmal nötig ist.
| Die Situation | Word oder PDF | Canva | Airbnb-Handbuch | Digitale Gästemappe |
|---|---|---|---|---|
| Das WLAN-Passwort ändert sich im August | Sie korrigieren, exportieren neu und senden die Datei an alle laufenden Buchungen | Dasselbe, und einmal pro Sprache | In der Anzeige korrigiert, sofort sichtbar | Einmal korrigiert, alle sehen die aktuelle Version |
| Ein italienischer Gast kommt um 23 Uhr an | Er fotografiert und übersetzt selbst | Es braucht eine Datei pro Sprache, vorab erstellt | Nur für Gäste, die über Airbnb gebucht haben | Wird in der Sprache des Telefons angezeigt, ohne Vorbereitung |
| Sie legen eine zweite Anzeige auf Booking an | Eine Datei mehr, fast identisch | Ein Design mehr zum Duplizieren | Außerhalb von Airbnb nicht nutzbar | Derselbe Link oder eine Gästemappe pro Unterkunft |
| Sie wollen wissen, was die Gäste suchen | Keine Ahnung | Keine Ahnung | Keine Ahnung | Sie sehen, welche Abschnitte geöffnet werden |
| Im Weiler gibt es kein Netz | Papier gewinnt | Papier gewinnt | Nicht zugänglich | Zum ersten Öffnen wird eine Verbindung gebraucht |
Die letzte Zeile ist eine echte Grenze auf unserer Seite, und sie gehört ausgesprochen: wenn Ihre Unterkunft in einem Funkloch liegt, legen Sie ein Blatt mit den Codes auf den Tisch, unabhängig von Ihrem Werkzeug. Ein QR-Code ohne Netz ist ein hübsches Mosaik.
Der Kipppunkt: dieselbe SMS zum zweiten Mal
Der Kipppunkt ist erreicht, wenn Sie dieselbe SMS zum zweiten Mal beantworten. Nicht bei der zehnten Unterkunft, nicht in dem Moment, in dem man professionell wird: beim zweiten Mal, dass Sie den Torcode auf der Tastatur Ihres Telefons eintippen, für zwei verschiedene Gäste, weil die Gästemappe ihn nicht deutlich genug genannt hat.
Diese Nachrichten kommen selten um 15 Uhr. Sie kommen um 23:40, und sie ähneln sich alle: der Code, der Müll, das WLAN. Eine gut gefüllte Gästemappe schützt Sie nicht vor einem Anruf, davor schützt nichts. Sie lässt die wiederkehrenden Fragen verschwinden, jene, die Sie in der Woche davor schon jemand anderem wortgleich beantwortet haben.
Der Rest ist eine Frage von Grenzen. Ein Gast, der die Information zur Hand hat und Ihnen trotzdem zu einer unmöglichen Uhrzeit schreibt, ist ein Einzelfall, nicht Ihr Alltag. Der Unterschied liegt genau hier: Sie antworten, weil Sie es entscheiden, nicht weil Ihre Gästemappe Sie dazu zwingt. Das ist vor allem der Gewinn, und er zeigt sich in keiner Rentabilitätsrechnung.
Diese zweimal gestellte Frage sagt mehr als jede Rentabilitätsrechnung. Sie sagt zwei Dinge: Ihre Gästemappe hat eine Lücke, und diese muss dort geschlossen werden, wo die Korrektur auch dem nächsten Gast zugutekommt. In einer Datei ist das nicht der Fall. Der nächste Gast erhält dieselbe Version, die Sie noch nicht wieder geöffnet haben.
Was man genau bezahlt
Eine digitale Gästemappe ist eine private Webseite, die zu einer bestimmten Unterkunft gehört, die der Gast durch das Scannen eines QR-Codes oder über einen Link öffnet und die der Gastgeber jederzeit aktualisieren kann, ohne etwas neu zu drucken. Das ist alles. Den Inhalt schreiben Sie selbst: es ist derselbe wie in Ihrem Word-Dokument.
Was man bei einer digitalen Gästemappe bezahlt, ist die Aktualisierung in einem einzigen Schritt und die Sprachen. Der Rest ist Komfort. Bei StyQR erreicht eine Korrektur alle Gäste, die sich gerade im Aufenthalt befinden, und die Gästemappe erscheint in der Sprache des Gästetelefons, in 14 Sprachen. Von den 35.000 seit 2019 erstellten Gästemappen werden 40 % der Aufrufe in einer anderen Sprache als Französisch getätigt, und 91 % auf dem Handy. Das ist das Argument, das am häufigsten den Ausschlag gibt, lange vor dem Design.
Der Preis: 49 € zzgl. MwSt. pro Jahr und Gästemappe für eine Ferienwohnung, ein Gîte oder eine Pension, also etwas mehr als 4 € pro Monat, mit einer 14-tägigen Testphase ohne Kreditkarte. Für Unterkünfte, die nur wenige Wochen geöffnet sind, gibt es einen Saisontarif ab 9,90 € zzgl. MwSt., die Details finden Sie in der Preisübersicht für Ferienunterkünfte. Wenn Sie die Rechnung Posten für Posten sehen wollen, finden Sie sie in unserem Artikel darüber, was Sie wirklich bezahlen, wenn Sie für eine Gästemappe zahlen.
Eines werden wir Ihnen nicht versprechen: eine bezahlte Gästemappe macht aus einem hohlen Inhalt keinen interessanten. Ein gut geschriebenes Word-Dokument schlägt eine halb gefüllte digitale Gästemappe, an jedem Tag der Woche.
Die kostenlose Vorlage, ohne Formular
Wir verlangen keine E-Mail-Adresse für eine Vorlage. Sie steht online, von Anfang bis Ende lesbar, und Sie können sie in jedes Format übertragen, das Sie möchten. Wenn Sie über die Plattform vermieten, greift das Beispiel einer digitalen Gästemappe für Airbnb die besonderen Erwartungen von Airbnb auf, den selbstständigen Check-in eingeschlossen.
Und wenn Sie erst sehen möchten, bevor Sie schreiben: mehrere Demo-Gästemappen sind frei zugänglich: Gîte, Wohnung, Campingplatz. Schauen Sie sie vor allem wegen der Reihenfolge der Abschnitte an, die lässt sich am besten übernehmen und kostet nichts.
Ein letzter Anhaltspunkt, um ohne Tabelle zu entscheiden: wenn Sie noch zögern, dann trägt die kostenlose Lösung noch. An dem Tag, an dem sie nicht mehr trägt, stellen Sie sich die Frage nicht, sondern tippen gerade einen Code in Ihr Telefon.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Vorlage für eine Gästemappe zum Herunterladen? Ja, und viele verlangen dafür eine E-Mail-Adresse. Unsere steht direkt im Artikel zur Vorlage der digitalen Gästemappe, Abschnitt für Abschnitt, mit einem ausgefüllten Beispiel. Sie übertragen sie in Word, in Canva oder in eine digitale Gästemappe: der Inhalt bleibt derselbe.
Genügt das Airbnb-Handbuch für die Unterkunft? Es genügt, wenn Airbnb Ihr einziger Buchungskanal ist. Das Airbnb-Hilfecenter stellt klar, dass nur Gäste mit einer bestätigten Buchung darauf zugreifen können. Ein Gast, der über Booking, über Abritel oder direkt gebucht hat, wird also nie Zugang haben, und er wird Sie anrufen.
Kann man eine kostenlose Gästemappe mit Canva erstellen? Ja, und das Ergebnis ist oft gelungen. Die Schwierigkeit kommt mit den Sprachen: das Übersetzungswerkzeug arbeitet mit einer Sprache auf einmal, begrenzt auf 2.000 Zeichen, und erstellt eine Kopie des Designs. Jede Sprache wird damit zu einer weiteren Datei, die korrigiert werden muss.
Ist eine Gästemappe Pflicht? Das Dokument selbst ist es nicht. Mehrere darin enthaltene Informationen jedoch, etwa die Registrierungsnummer der Unterkunft oder die Sicherheitshinweise, müssen dem Gast mitgeteilt werden. Die Gästemappe ist einfach der praktischste Ort, um sie zu bündeln.
Ab wie vielen Unterkünften sollte man auf eine bezahlte Lösung wechseln? Es gibt keine Schwelle, es gibt ein Symptom: dieselbe Frage, zweimal gestellt von zwei verschiedenen Gästen. Manche Gastgeber mit fünf Unterkünften kommen mit Dateien sehr gut zurecht, andere wechseln mit einer einzigen, ganzjährig vermieteten Wohnung.
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