5 Fehler, die Sie für einen gelungenen Empfang und einen angenehmen Aufenthalt vermeiden sollten
Der Empfang Ihrer Gäste ist für Sie ein entscheidender Moment! Mit unseren Tipps kann dabei nichts mehr schiefgehen.
Der Check-in und der Empfang Ihrer Gäste sind ein entscheidender Moment ihres Aufenthalts. Für Sie ist es meist der stressigste Augenblick: Also keine Panik, folgen Sie unseren Tipps und alles läuft glatt. Nach einer Weile machen Sie diese Fehler ganz von selbst nicht mehr.
Zu hastig sein
Atmen Sie durch, Ihre Gäste sind da. Sie haben eine lange Reise hinter sich, um vor Ihrer Tür zu stehen, und jetzt sind Sie am Zug. Zeigen Sie Ihr schönstes Lächeln, fragen Sie, ob die Reise gut verlaufen ist, und nehmen Sie sich Zeit, alle Fragen zu beantworten.
Ergänzend hilft Ihnen die Erstellung Ihrer digitalen Gästemappe dabei, alle nützlichen Informationen schnell und einfach weiterzugeben. Weisen Sie Ihre Gäste darauf hin und zeigen Sie ihnen, wie sie funktioniert.
Ihre Gäste aufhalten
Einer der häufigsten Fehler entsteht durch Stress: Sie reden ohne Punkt und Komma. Denken Sie an Ihre Gäste: Sie sind müde und wollen nur eines: die Unterkunft entdecken und sich ausruhen.
Geben Sie ihnen die wichtigen Informationen, sagen Sie ihnen, dass Sie jederzeit erreichbar und verfügbar sind, wünschen Sie einen schönen Aufenthalt und lassen Sie sie zur Ruhe kommen.
Und wenn Sie zusätzlich eine digitale Gästemappe von StyQR haben, ist alles bestens: Dort stehen nämlich sämtliche wichtigen Informationen!
Ihre Anwesenheit aufdrängen
Regel Nummer 1: Lassen Sie Ihren Gästen Luft und schätzen Sie ihr Wesen ein.
Sagen Sie deutlich, dass Sie für alle Fragen erreichbar sind und da sein werden, wenn sie Sie brauchen. Die restliche Zeit aber: halten Sie sich im Hintergrund. Es ist wichtig, ihnen Raum zu lassen, damit sie ihre Erlebnisse und den Urlaub genießen können, den sie sich wünschen.
Versuchen Sie, ihr Wesen einzuschätzen, und passen Sie Ihre Präsenz entsprechend an. Sind sie eher zurückgezogen, begegnen Sie ihnen so selten wie möglich; wirken sie hingegen etwas orientierungslos, zeigen Sie sich ein wenig häufiger.
Eine Sauberkeit, die zu wünschen übrig lässt
Das Schlimmste, was passieren kann? Erschöpft in eine Unterkunft kommen und feststellen, dass sie nicht besonders sauber ist.
In die Dusche zu steigen und dort Haare zu entdecken, kann geradezu abstoßend sein. Machen Sie es sich also zur Ehrensache, für tadellose Sauberkeit zu sorgen: Staub, Haare, Schimmel ...
Für eine unangenehme Überraschung sorgen
Achten Sie darauf, dass alles, was in der Anzeige genannt wird, auch tatsächlich in Ihrer Unterkunft vorhanden ist. Denn wenn ein wichtiges Gerät nicht funktioniert oder die Bettwäsche am Ende doch nicht gestellt wird, ist die Enttäuschung vorprogrammiert.
Und ein Gast, der bereits beim Check-in enttäuscht ist, bedeutet möglicherweise eine schlechte Bewertung! Von allen Fehlern ist dieser vielleicht am leichtesten zu vermeiden. Gehen Sie vor der Ankunft Ihrer Gäste einmal durch die Unterkunft. Jetzt wissen Sie alles! Und falls Sie Ihre Gäste einmal nicht persönlich empfangen können, werfen Sie einen Blick auf unser neues Modul für Check-in/Check-out.
Die fünf Fehler passen in eine Tabelle: was sie beim Gast auslösen und welcher Reflex sie verhindert.
| Der Fehler | Was der Gast erlebt | Der Reflex dagegen |
|---|---|---|
| Zu hastig empfangen | Er wird nach langer Anreise abgefertigt | Lächeln, nach der Anreise fragen, alle Fragen beantworten |
| Die Gäste aufhalten | Müde hört er einen Vortrag, statt anzukommen | Das Wichtigste sagen, Erreichbarkeit zusichern, dann Ruhe lassen |
| Sich aufdrängen | Er erlebt nicht den Urlaub, den er wollte | Im Hintergrund bleiben und sich anpassen, ob zurückgezogen oder etwas verloren |
| Mangelhafte Sauberkeit | Er findet erschöpft Haare in der Dusche | Vor jeder Anreise Staub, Haare und Schimmel kontrollieren |
| Eine böse Überraschung hinterlassen | Enttäuschung bei der Ankunft und womöglich eine schlechte Bewertung | Die Unterkunft ablaufen und prüfen, ob alles Angekündigte da ist und funktioniert |
Häufige Fragen
Wie lange sollte man bei der Ankunft bei den Gästen bleiben? So lange, wie es dauert, sie zu begrüßen, nach der Anreise zu fragen und ihre Fragen zu beantworten. Geben Sie danach die wichtigen Informationen weiter, sagen Sie, dass Sie jederzeit erreichbar sind, und lassen Sie die Gäste ankommen. Sie sind müde und wollen die Unterkunft entdecken, keinen Vortrag hören.
Soll ich mich während des Aufenthalts zeigen oder im Hintergrund bleiben? Schätzen Sie die Gäste schon bei der Ankunft ein. Wer sehr zurückgezogen ist, freut sich, Ihnen möglichst selten zu begegnen; wer etwas verloren wirkt, freut sich, wenn Sie vorbeischauen. Sagen Sie in jedem Fall deutlich, dass Sie bei Bedarf da sind, und lassen Sie den Gästen dann ihren Urlaub.
Ersetzt die digitale Gästemappe den persönlichen Empfang? Nein, sie entlastet ihn. Sie bündelt die nützlichen Informationen, damit Sie nicht alles an der Tür aufsagen müssen, während die Gäste nur eines wollen: sich ausruhen. Weisen Sie bei der Ankunft einfach auf die Gästemappe hin und zeigen Sie, wie man sie öffnet.
Was sollte ich kurz vor einer Ankunft in der Unterkunft prüfen? Zuerst die Sauberkeit: Staub, Haare in der Dusche, Schimmelspuren. Danach, ob alles, was das Inserat verspricht, wirklich vorhanden ist und funktioniert, von der Bettwäsche bis zu den Geräten. Ein vollständiger Rundgang vor der Ankunft verhindert die meisten unangenehmen Überraschungen.
Was tun, wenn ich beim Empfang der Gäste nicht da sein kann? Eine Ankunft ohne Sie funktioniert, sofern die Informationen zur Anreise klar und leicht auffindbar sind, genau dafür ist die Gästemappe da. Unser Check-in- und Check-out-Modul übernimmt Ankunft und Abreise, wenn Sie nicht vor Ort sein können. Den Kontrollrundgang vor der Ankunft ersetzt es nicht.
