Guia de boas-vindas gratuito: quando chega mesmo

O essencial. Um guia de boas-vindas gratuito chega enquanto tiver um único alojamento, poucas semanas arrendadas e hóspedes que leem português: um documento Word, um Canva ou o manual da casa do Airbnb fazem o trabalho. O gratuito custa tempo: um PDF ou um Canva tem de ser refeito sempre que muda a senha do wi-fi, e não se traduz. O que se paga com um guia digital é a atualização de uma só vez e os idiomas. O ponto de viragem é quando se responde duas vezes à mesma mensagem.

Quando o gratuito chega mesmo

As pessoas procuram soluções gratuitas porque estão a começar, têm um ou dois alojamentos. É uma boa razão e, em parte dos casos, a resposta honesta é: fique pelo gratuito.

Três condições, e são precisas as três.

• Um único alojamento, cujos códigos sabe de cor.
• Poucas semanas arrendadas: algumas reservas por ano, não um calendário cheio de maio a setembro.
• Hóspedes que leem português, ou estadias em que está presente para receber.

Quanto ao idioma, um PDF não engana: não é interativo. No dia em que o quiser traduzir, refá-lo, página a página, e volta a imprimir. Enquanto as reservas couberem numa mão, é suportável. Acima disso, é muito papel.

Se o que o trava é o próprio papel, porque os seus hóspedes são mais velhos ou pouco à vontade com um telemóvel, a questão é tratada na nossa comparação entre guia digital e PDF. A resposta curta: corre melhor do que se receia, e nada impede de deixar uma folha impressa ao lado.

Quanto às versões digitais gratuitas: ou são limitadas, ou há gato escondido. Não se pode oferecer tudo e manter um produto de qualidade. Quem paga, então? Só há três respostas possíveis, e estão mais abaixo no artigo. O que procura é um guia que lhe sirva, uma interface que lhe sirva e um apoio que responda.

Para um alojamento arrendado três semanas por ano, o gratuito chega. Imprime duas páginas, pousa-as na mesa e corrige a caneta no dia em que o código do portão mudar. Ninguém precisa de uma subscrição para isso, e vender-lhe uma subscrição nesse caso não lhe prestaria nenhum serviço.

O que faz a diferença raramente é o número de páginas do guia de boas-vindas. É o número de vezes que o altera, e o número de línguas em que ele terá de ser lido.

As três opções gratuitas, e o que sabem fazer

Há três maneiras de fazer um guia de boas-vindas sem pagar. Não são equivalentes, e nenhuma é má: apenas falham em coisas diferentes.

Um documento Word, exportado em PDF

A mais simples e a mais duradoura. Escreve as sete secções pela ordem da estadia, exporta e envia o ficheiro por mensagem antes do check-in. O conteúdo conta mais do que a paginação: escrevemos o modelo completo, secção a secção, com um exemplo preenchido, e copia-se para qualquer processador de texto.

O seu limite é mecânico. O ficheiro que o hóspede descarregou na terça-feira nunca mais vai mudar, mesmo que corrija o seu na quarta.

Canva

O resultado é muitas vezes bonito, e o plano gratuito chega perfeitamente para seis páginas bem feitas. A tradução, essa, esbarra depressa no formato: a ferramenta de tradução do Canva trabalha um único idioma de cada vez, no limite de 2 000 caracteres, e produz uma cópia do design. Quatro idiomas são quatro ficheiros para corrigir no dia em que o wi-fi mudar de senha. Detalhámos noutro sítio o que muda realmente ao passar de um PDF Canva para um guia consultável online.

O manual da casa e os guias do Airbnb

É a opção gratuita mais subaproveitada, e a que tem a melhor relação esforço/resultado se só arrendar no Airbnb. Dois campos distintos: o manual da casa, para o funcionamento do alojamento, e os guias, para as suas recomendações.

Dois pormenores a saber antes de apostar tudo nisso. Apenas os hóspedes com uma reserva confirmada podem aceder ao manual da casa, segundo o centro de ajuda Airbnb : um hóspede proveniente do Booking, da Abritel ou do seu site nunca o verá. E os guias estão associados a uma conta de anfitrião individual e não a um anúncio, o que exclui os seus coanfitriões de os poderem modificar. Fontes.

Por outras palavras: excelente enquanto o Airbnb for o seu único canal. No dia em que arrendar noutro lado, fica com dois guias para manter, e só um deles está atualizado.

O que cada opção lhe custa no dia em que uma informação muda

Eis o mesmo incidente, aquele que acontece a toda a gente, tratado pelas quatro opções. A última coluna não está ali para enfeitar: é a única em que o gesto se faz uma só vez.

A situação	Word ou PDF	Canva	Manual do Airbnb	Guia digital
A senha do wi-fi muda em agosto	Corrige, volta a exportar e reenvia o ficheiro às reservas em curso	Idem, e uma vez por idioma	Corrigido no anúncio, visível de imediato	Corrigido uma vez, toda a gente vê a versão atualizada
Um hóspede italiano chega às 23 h	Fotografa e traduz sozinho	É preciso um ficheiro por idioma, criado com antecedência	Reservado ao hóspede que reservou no Airbnb	Apresentado no idioma do telemóvel, sem preparar nada
Abre um segundo anúncio na Booking	Mais um ficheiro, quase igual	Mais um design para duplicar	Inutilizável fora do Airbnb	O mesmo link, ou um guia por alojamento
Quer saber o que os hóspedes procuram	Nenhuma ideia	Nenhuma ideia	Nenhuma ideia	Vê que secções são abertas
Não há rede na aldeia	O papel ganha	O papel ganha	Inacessível	É preciso ligação para o abrir da primeira vez

A última linha é uma verdadeira limitação da nossa parte, e merece ser dita : se o seu alojamento estiver numa zona sem cobertura, deixe uma folha com os códigos sobre a mesa, seja qual for a sua ferramenta. Um código QR sem rede é um belo mosaico.

O ponto de viragem: duas vezes a mesma mensagem

O ponto de viragem é quando se responde duas vezes à mesma mensagem. Não ao décimo alojamento, nem no momento em que se torna profissional: à segunda vez que escreve o código do portão no teclado do telemóvel, para dois hóspedes diferentes, porque o guia não o dizia com clareza suficiente.

Essas mensagens raramente chegam às 15 h. Chegam às 23 h 40, e são todas parecidas: o código, o lixo, o wi-fi. Um guia bem preenchido não o livra de uma chamada, nada o livra disso. Faz é cair as perguntas recorrentes, aquelas a que já respondeu na semana anterior, palavra por palavra, a outra pessoa.

O resto é uma questão de limites. Um hóspede que tem a informação à mão e que, mesmo assim, lhe escreve a uma hora indecente é um caso isolado, não o seu dia a dia. A diferença está aí: responde porque o decide, não porque o guia o obriga. É sobretudo isso que se ganha, e não aparece em nenhum cálculo de rentabilidade.

Essa pergunta feita duas vezes vale mais do que um cálculo de rentabilidade. Diz duas coisas: o seu guia tem um buraco, e é preciso tapá-lo num sítio em que a correção aproveite também ao hóspede seguinte. Num ficheiro, não é o caso. O hóspede seguinte receberá a mesma versão que ainda não voltou a abrir.

O que se paga, exatamente

Um guia de boas-vindas digital é uma página web privada, própria de um alojamento, que o hóspede abre ao ler um código QR ou ao clicar num link, e que o anfitrião atualiza a qualquer momento sem reimprimir nada. É tudo. O conteúdo escreve-o o senhor: é o mesmo que está no seu Word.

O que se paga com um guia digital é a atualização de uma só vez e os idiomas. O resto é conforto. Na StyQR, uma correção chega a todos os hóspedes em plena estadia, e o guia é apresentado no idioma do telemóvel do hóspede, em 14 idiomas. Nos 35 000 guias criados desde 2019, 40 % das consultas são feitas num idioma diferente do francês e 91 % no telemóvel. É o argumento que mais vezes decide, muito antes do design.

O preço: 49 € sem IVA por ano e por guia para um alojamento local, um gîte ou um alojamento com pequeno-almoço, ou seja, pouco mais de 4 € por mês, com um período experimental de 14 dias sem cartão bancário. Para os alojamentos abertos algumas semanas, existe uma fórmula sazonal a partir de 9,90 € sem IVA, e o detalhe está na grelha de preços dos alojamentos. O que estes 49 € financiam, em concreto: pessoas que respondem em menos de dois minutos durante o horário de funcionamento, sete dias por semana; um produto que recebeu desde 2019 o assistente de IA, o relatório de estado, a Boutique e os 14 idiomas; um alojamento de dados na Europa que aguenta a abertura de um guia a cada 30 segundos, 1,4 milhões por ano.

Uma coisa que não lhe vamos prometer: um guia pago não torna interessante um conteúdo vazio. Um Word bem escrito ganha a um guia digital preenchido a meio, todos os dias da semana.

E quando o guia digital é gratuito, quem paga?

Também existe o guia digital gratuito, e lê-se como qualquer software gratuito: o alojamento de dados, o apoio e o desenvolvimento custam, logo alguém paga. Só há três maneiras de o fazer, e conhecê-las basta para ler uma oferta.

Os seus dados, e os dos seus hóspedes. Um guia contém códigos de acesso, moradas, números de telefone, e regista quem o abre. Um serviço que vive desses dados explora-os para publicidade, ou constrói com eles outro produto. Se é grátis, o produto é o senhor: veja nas condições de utilização a quem pertencem os conteúdos e o que o serviço tem o direito de fazer com eles.

A publicidade. Um banner no guia do seu gîte, um link para um serviço de limpeza ou para uma empresa de gestão de alojamentos colocado ao lado da senha do seu wi-fi. Nada de proibido, mas é o seu hóspede que o vê, em seu nome.

Ninguém. O caso mais frequente: a ferramenta é gratuita porque não há equipa por trás. Sem apoio, sem atualizações e, um dia, sem site. Fica a saber por um hóspede que lhe escreve a dizer que o link já não abre, com o código QR já colado no frigorífico.

Resta o modelo honesto: o gratuito que serve para experimentar, limitado no tempo, antes de uma subscrição com preço afixado. É o nosso, 14 dias sem cartão bancário e com todas as funcionalidades, e nada é debitado se não quiser continuar. Três perguntas separam qualquer oferta, a nossa incluída: quem responde quando um hóspede está à porta e o código não funciona, o que recupera se sair, e onde está escrito o preço daqui a três anos.

O modelo gratuito, sem formulário para preencher

Não pedimos um e-mail em troca de um modelo. Está escrito online, legível de ponta a ponta, e pode copiá-lo para o formato que quiser. Se arrenda na plataforma, o exemplo de guia de boas-vindas Airbnb retoma as expectativas próprias do Airbnb, incluindo o check-in autónomo.

E se prefere ver antes de escrever, há vários guias de demonstração abertos: gîte, apartamento, parque de campismo. Veja-os sobretudo pela ordem das secções, é o que melhor se copia e o que não custa nada.

Uma última referência, para decidir sem tabela: se ainda hesita, é porque o gratuito aguenta. No dia em que deixar de aguentar, não se fará a pergunta, estará a escrever outra vez um código no telemóvel.

Perguntas frequentes

Existe um modelo de guia de boas-vindas gratuito para descarregar? Sim, e muitos pedem um e-mail em troca. O nosso está escrito diretamente no artigo dedicado ao modelo de guia de boas-vindas, secção a secção, com um exemplo preenchido. Copia-o para o Word, para o Canva ou para um guia digital: o conteúdo é o mesmo.

O manual da casa do Airbnb chega? Chega se o Airbnb for o seu único canal de reservas. O centro de ajuda do Airbnb esclarece que só os hóspedes com uma reserva confirmada lhe podem aceder. Um hóspede que venha da Booking, da Abritel ou em direto nunca lhe terá acesso, e vai ligar-lhe.

Dá para fazer um guia de boas-vindas gratuito no Canva? Sim, e o resultado é muitas vezes bem conseguido. A dificuldade chega com os idiomas: a ferramenta de tradução trabalha um idioma de cada vez, no limite de 2 000 caracteres, e cria uma cópia do design. Cada idioma passa a ser mais um ficheiro para corrigir.

O guia de boas-vindas é obrigatório? O documento em si não é. Em contrapartida, várias informações que ele contém, como o número de registo do alojamento ou as instruções de segurança, têm de ser dadas a conhecer ao hóspede. O guia é simplesmente o sítio mais prático para as reunir.

A partir de quantos alojamentos vale a pena passar ao pago? Não há um limiar, há um sintoma: a mesma pergunta feita duas vezes por dois hóspedes diferentes. Há anfitriões com cinco alojamentos que se aguentam muito bem com ficheiros, e outros que mudam com um único apartamento arrendado o ano inteiro.

Um guia de boas-vindas digital gratuito, quem o paga? Os seus dados, a publicidade mostrada aos seus hóspedes, ou ninguém, e neste último caso não há apoio nem atualizações. O gratuito honesto é um período experimental limitado no tempo antes de um preço público.