Guida di benvenuto gratuita: quando basta davvero

In sintesi. Una guida di benvenuto gratuita basta finché Lei ha un solo alloggio, poche settimane affittate e ospiti che leggono l’italiano : un documento Word, un Canva o il manuale della casa di Airbnb svolgono il compito. Il gratuito costa tempo : un PDF o un Canva va rifatto a ogni cambio di password del wifi, e non si traduce. Con una guida digitale si paga l’aggiornamento in una sola volta e le lingue. Il punto di svolta arriva quando si risponde due volte allo stesso SMS.

Quando il gratuito basta davvero

Chi cerca il gratuito sta iniziando, ha uno o due alloggi. È una buona ragione, e in una parte dei casi la risposta onesta è : resti sul gratuito.

Tre condizioni, e servono tutte e tre.

• Un solo alloggio, di cui conosce i codici a memoria.
• Poche settimane affittate : qualche prenotazione all’anno, non un calendario pieno da maggio a settembre.
• Ospiti che leggono l’italiano, o soggiorni in cui è presente di persona per accogliere.

Sulla lingua, un PDF non bara: non è interattivo. Il giorno in cui vuole tradurlo, lo rifà, pagina per pagina, e lo ristampa. Finché le prenotazioni si contano sulle dita di una mano, è sopportabile. Oltre, diventa tanta carta.

Se ciò che La trattiene è la carta in sé, perché i Suoi ospiti sono più anziani o poco a loro agio con il telefono, la questione è trattata nel nostro confronto tra guida digitale e PDF. La risposta breve : va meglio di quanto si tema, e nulla vieta di tenere accanto un foglio stampato.

Quanto alle versioni digitali gratuite: o sono limitate, o c’è qualcosa sotto. Non si può offrire tutto e mantenere un prodotto di qualità. Chi paga, allora ? Le risposte possibili sono solo tre, e le trova più avanti nell’articolo. Quello che Lei cerca è una guida che Le vada bene, un’interfaccia che Le vada bene e un’assistenza che risponda.

Per un alloggio affittato tre settimane all’anno, il gratuito basta. Stampa due pagine, le posa sul tavolo, corregge a penna il giorno in cui cambia il codice del cancello. Nessuno ha bisogno di un abbonamento per questo, e venderLe un abbonamento in questo caso non Le renderebbe un servizio.

Ciò che fa davvero la differenza non è quasi mai il numero di pagine della guida di benvenuto. È il numero di volte in cui Lei la modifica e il numero di lingue in cui dovrebbe essere letta.

Le tre opzioni gratuite, e che cosa sanno fare

Ci sono tre modi di fare una guida di benvenuto senza pagare. Non si equivalgono, e nessuno è sbagliato : semplicemente falliscono su cose diverse.

Un documento Word, esportato in PDF

La più semplice, e la più duratura. Scrive le sette sezioni nell’ordine del soggiorno, esporta, invia il file per messaggio prima del check-in. Il contenuto conta più dell’impaginazione : abbiamo scritto il modello completo, sezione per sezione, con un esempio compilato, e si ricopia in qualunque programma di videoscrittura.

Il suo limite è meccanico. Il file che l’ospite ha scaricato martedì non cambierà mai più, anche se Lei corregge il Suo il mercoledì.

Canva

Il risultato è spesso gradevole, e il piano gratuito basta ampiamente per sei pagine curate. La traduzione, invece, si scontra presto con il formato : lo strumento di traduzione di Canva lavora una sola lingua per volta, entro il limite di 2 000 caratteri, e produce una copia del design. Quattro lingue significa quattro file da correggere il giorno in cui il wifi cambia password. Abbiamo spiegato altrove che cosa cambia davvero passando da un PDF Canva a una guida consultabile online.

Il manuale della casa e le guide di Airbnb

È l’opzione gratuita più sottovalutata, e quella con il miglior rapporto sforzo/risultato se affitta solo su Airbnb. Due campi distinti : il manuale della casa, per il funzionamento dell’alloggio, e le guide, per i Suoi indirizzi.

Due dettagli da conoscere prima di puntare tutto su questo. Solo gli ospiti con una prenotazione confermata possono accedere al manuale della casa, secondo il centro assistenza di Airbnb : un ospite arrivato da Booking, da Abritel o dal Suo sito non lo vedrà mai. E le guide sono associate a un account host individuale e non all'annuncio, il che esclude i Suoi cohost dalla loro modifica. Fonti.

In altre parole : eccellente finché Airbnb è il Suo unico canale. Il giorno in cui affitta altrove, avrà due guide da tenere aggiornate, e solo una delle due lo sarà.

Quanto Le costa ogni opzione il giorno in cui un’informazione cambia

Ecco lo stesso imprevisto, quello che capita a tutti, affrontato dalle quattro opzioni. L’ultima colonna non è lì per bellezza : è l’unica in cui il gesto si fa una volta sola.

La situazione	Word o PDF	Canva	Manuale Airbnb	Guida digitale
La password del wifi cambia ad agosto	Corregge, riesporta, rinvia il file alle prenotazioni in corso	Idem, e una volta per lingua	Corretto nell’annuncio, visibile subito	Corretto una volta, tutti vedono la versione aggiornata
Un ospite italiano arriva alle 23	Fotografa e traduce da sé	Serve un file per lingua, creato in anticipo	Riservato all’ospite che ha prenotato su Airbnb	Visualizzata nella lingua del telefono, senza preparare nulla
Apre un secondo annuncio su Booking	Un file in più, quasi identico	Un design in più da duplicare	Inutilizzabile fuori da Airbnb	Lo stesso link, o una guida per alloggio
Vuole sapere che cosa cercano gli ospiti	Nessuna idea	Nessuna idea	Nessuna idea	Vede quali sezioni vengono aperte
Nella frazione non c’è rete	Vince la carta	Vince la carta	Inaccessibile	Serve una connessione per aprirla la prima volta

L'ultima osservazione è un vero limite da parte nostra, e merita di essere detta : se la Sua struttura si trova in una zona senza copertura, lasci un foglio con i codici sul tavolo, qualunque sia il Suo strumento. Un codice QR senza rete è un bel mosaico.

Il punto di svolta, due volte lo stesso SMS

Il punto di svolta arriva quando si risponde due volte allo stesso SMS. Non al decimo alloggio, non nel momento in cui si diventa professionisti : alla seconda volta che digita il codice del cancello sulla tastiera del telefono, per due ospiti diversi, perché la guida non lo diceva abbastanza chiaramente.

Questi messaggi arrivano di rado alle 15. Arrivano alle 23.40, e si somigliano tutti: il codice, la spazzatura, il wifi. Una guida ben compilata non La mette al riparo da una telefonata, niente La mette al riparo. Fa sparire le domande ricorrenti, quelle a cui ha già risposto la settimana prima, parola per parola, a qualcun altro.

Il resto è una questione di confini. Un ospite che ha l’informazione a portata di mano e Le scrive comunque a un’ora indecente è un caso isolato, non la Sua quotidianità. La differenza sta qui: risponde perché lo decide Lei, non perché la Sua guida La obbliga. È soprattutto questo che si guadagna, e non si vede in nessun calcolo di redditività.

Quella domanda posta due volte vale più di un calcolo di redditività. Dice due cose : la Sua guida ha un buco, e va colmato in un punto in cui la correzione giovi anche all’ospite successivo. In un file non è così. L’ospite successivo riceverà la stessa versione che Lei non ha ancora riaperto.

Che cosa si paga, esattamente

Una guida di benvenuto digitale è una pagina web privata, propria di un alloggio, che l’ospite apre scansionando un codice QR o cliccando un link, e che l’host aggiorna in qualsiasi momento senza ristampare nulla. Tutto qui. Il contenuto lo scrive Lei : è lo stesso del Suo Word.

Con una guida digitale si paga l’aggiornamento in una sola volta e le lingue. Il resto è comodità. Con StyQR, una correzione si propaga a tutti gli ospiti in corso di soggiorno, e la guida si visualizza nella lingua del telefono dell’ospite, in 14 lingue. Sulle 35 000 guide create dal 2019, il 40 % delle consultazioni avviene in una lingua diversa dal francese, e il 91 % da mobile. È l’argomento che convince più spesso, molto prima del design.

Il prezzo : 49 € + IVA all’anno per guida per un affitto, un gîte o un bed and breakfast, cioè poco più di 4 € al mese, con una prova di 14 giorni senza carta di credito. Per gli alloggi aperti poche settimane esiste una formula stagionale a partire da 9,90 € + IVA, e il dettaglio è nel listino prezzi degli affitti. Che cosa finanziano questi 49 €, concretamente : persone che rispondono in meno di due minuti negli orari di apertura, sette giorni su sette ; un prodotto che dal 2019 ha ricevuto l’assistente IA, il verbale di consegna, la Boutique e le 14 lingue ; un hosting in Europa che regge un’apertura di guida ogni 30 secondi, 1,4 milioni all’anno.

Una cosa che non Le prometteremo : una guida a pagamento non rende interessante un contenuto vuoto. Un Word scritto bene batte una guida digitale riempita a metà, tutti i giorni della settimana.

E quando la guida digitale è gratuita, chi paga ?

Esiste anche la guida digitale gratuita, e si legge come qualunque software gratuito : l’hosting, l’assistenza e lo sviluppo costano, quindi qualcuno paga. I modi sono solo tre, e conoscerli basta a leggere un’offerta.

I Suoi dati, e quelli dei Suoi ospiti. Una guida contiene codici d’accesso, indirizzi, numeri di telefono, e registra chi la apre. Un servizio che vive di questi dati li sfrutta per la pubblicità, oppure ci costruisce sopra un altro prodotto. Se è gratis, il prodotto è Lei : guardi nelle condizioni d’uso a chi appartengono i contenuti e che cosa il servizio ha il diritto di farne.

La pubblicità. Un banner nella guida del Suo gîte, un link a un servizio di pulizie o a una società di gestione affitti messo accanto alla Sua password del wifi. Nulla di vietato, ma è il Suo ospite a vederlo, sotto il Suo nome.

Nessuno. Il caso più frequente : lo strumento è gratuito perché dietro non c’è nessun team. Nessuna assistenza, nessun aggiornamento, e un giorno nemmeno più il sito. Lo scopre da un ospite che Le scrive che il link non si apre più, con il codice QR già attaccato al frigorifero.

Resta il modello onesto : il gratuito che serve a provare, limitato nel tempo, prima di un abbonamento dichiarato. È il nostro, 14 giorni senza carta di credito e con tutte le funzionalità, e non viene addebitato nulla se non prosegue. Tre domande distinguono qualunque offerta, compresa la nostra : chi risponde quando un ospite è davanti alla porta e il codice non funziona, che cosa recupera se se ne va, e dove è scritto il prezzo fra tre anni.

Il modello gratuito, senza moduli da compilare

Non chiediamo un indirizzo e-mail in cambio di un modello. È scritto online, leggibile dall’inizio alla fine, e può ricopiarlo nel formato che preferisce. Se affitta sulla piattaforma, l’esempio di guida di benvenuto Airbnb riprende le aspettative tipiche di Airbnb, check-in autonomo compreso.

E se preferisce vedere prima di scrivere, diverse guide dimostrative sono consultabili : gîte, appartamento, campeggio. Le guardi soprattutto per l’ordine delle sezioni, è la cosa che si copia meglio e che non costa nulla.

Un ultimo riferimento, per decidere senza tabelle : se è ancora indeciso, vuol dire che il gratuito regge. Il giorno in cui non reggerà più, non se lo chiederà, sarà lì a ridigitare un codice sul telefono.

Domande frequenti

Esiste un modello di guida di benvenuto gratuito da scaricare ? Sì, e molti chiedono un’e-mail in cambio. Il nostro è scritto direttamente nell’articolo dedicato al modello di guida di benvenuto, sezione per sezione, con un esempio compilato. Lo ricopia in Word, in Canva o in una guida digitale : il contenuto è lo stesso.

Il manuale della casa di Airbnb è sufficiente ? È sufficiente se Airbnb è il Suo unico canale di prenotazione. Il centro assistenza Airbnb precisa che solo gli ospiti con una prenotazione confermata possono accedervi. Un ospite arrivato da Booking, da Abritel o in diretta non vi avrà quindi mai accesso, e La chiamerà.

Si può fare una guida di benvenuto gratuita su Canva ? Sì, e il risultato è spesso ben riuscito. La difficoltà arriva con le lingue : lo strumento di traduzione lavora una lingua per volta, entro il limite di 2 000 caratteri, e crea una copia del design. Ogni lingua diventa quindi un file in più da correggere.

La guida di benvenuto è obbligatoria ? Il documento in sé non lo è. Diverse informazioni che contiene, però, come il numero di registrazione dell’alloggio o le norme di sicurezza, devono essere portate a conoscenza dell’ospite. La guida è semplicemente il posto più comodo per riunirle.

Da quanti alloggi conviene passare a pagamento ? Non c’è una soglia, c’è un sintomo : la stessa domanda posta due volte da due ospiti diversi. Certi host con cinque alloggi se la cavano benissimo con dei file, altri passano al digitale con un solo appartamento affittato tutto l’anno.

Una guida di benvenuto digitale gratuita, chi la paga ? I Suoi dati, la pubblicità mostrata ai Suoi ospiti, oppure nessuno, e in quest’ultimo caso non c’è né assistenza né aggiornamento. Il gratuito onesto è una prova limitata nel tempo prima di una tariffa pubblica.