CleanClac: die Reinigung Ihrer Ferienunterkunft automatisieren

Das Wichtigste. CleanClac ist eine App zur Reinigungsverwaltung in der Kurzzeitvermietung, nutzbar im Browser, auf iPhone und Android, in sechs Sprachen. Sie binden Ihre Kalender von Airbnb, Booking.com, Abritel, Vrbo oder Google Kalender per iCal-Link an, oder Ihre Verwaltungssoftware aus Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu und SuperHote: Jede Abreise eines Gastes erzeugt die passende Reinigung, die Reinigungskraft wird benachrichtigt, arbeitet eine bebilderte Checkliste ab und lädt ein Foto oder Video hoch, das der Server mit einem Zeitstempel versieht. Die erste Unterkunft ist kostenlos, zeitlich unbegrenzt und ohne Kreditkarte, das Abo beginnt ab der zweiten Unterkunft mit 9,99 € pro Monat für zwei. Es ist kein PMS, und es ist auch nicht mit Ihrer digitalen Gästemappe verbunden.

Warum die Reinigung das handgestrickte Glied der Vermietung bleibt

Fragen Sie einen Gastgeber, was ihn in seiner Kurzzeitvermietung die meiste Zeit kostet. Selten die Gäste. Selten das Inserat. Fast immer dieselbe Antwort: die Reinigung. Genauer gesagt nicht die Reinigung selbst, sondern alles drumherum: Kalender im Blick behalten, die richtige Person informieren, Codes weitergeben, prüfen, ob es erledigt ist, das Unvorhergesehene am Samstagmorgen auffangen.

Die Kurzzeitvermietung hat sich stark professionalisiert: optimierte Inserate, dynamische Preise, automatische Nachrichten, digitale Gästemappe. Die Reinigung dagegen wird oft noch wie vor zehn Jahren organisiert, mit einem Notizbuch, SMS und Vertrauen.

Dabei verzeiht dieser Bereich nichts. Eine schlecht vorbereitete Unterkunft fällt innerhalb einer Stunde auf, landet in der Bewertung und drückt die Sauberkeitsnote, eines der Kriterien, auf die Gäste vor einer Buchung am genauesten schauen. Bei Airbnb ist Sauberkeit eine der Kategorien, die der Gast am Ende des Aufenthalts mit Sternen bewertet, und der Durchschnitt erscheint neben dem Inserat, sobald drei Personen die Unterkunft bewertet haben.

Zwischen zwei Aufenthalten läuft ein unsichtbarer Wettlauf gegen die Uhr, und genau davon hängt der erste Eindruck des Gastes ab, der die Tür aufstößt.

Wie Ihre Buchungen die Reinigungen von allein einplanen

Alles beginnt mit einer einfachen Feststellung: Ihr Buchungskalender weiß bereits, wann eine Reinigung nötig ist. Jede Abreise eines Gastes zieht eine nach sich. Statt diese Information von Hand zu übertragen, klinkt sich CleanClac direkt dort ein.

Es gibt zwei Wege. Der iCal-Link, von der Plattform kopiert, funktioniert mit Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Kalender und jeder Plattform, die einen Kalender veröffentlicht, auch wenn sie nicht in der Liste steht. Die Direktverbindung richtet sich an Gastgeber mit einer Verwaltungssoftware: Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu und SuperHote werden unterstützt, und je nach Software werden neben den Aufenthalten auch die Anzahl der Zimmer, Betten und Bäder, die Fläche oder das Foto der Unterkunft übernommen.

Falls Sie bei diesem Baustein noch unschlüssig sind, bleibt unser Vergleich zur Auswahl einer Verwaltungssoftware für Vermietungen der richtige Ausgangspunkt.

Steht die Verbindung, läuft die Mechanik von selbst. Bei jeder Abreise wird eine Reinigung angelegt, die Reinigungskraft wird umgehend benachrichtigt und nimmt an oder schlägt einen anderen Termin vor. Sie überwachen nichts mehr: Sie kümmern sich nur noch um die Ausnahmen.

Die Situation	Von Hand erledigt	Von der App erledigt	Die Nachricht, die Ihnen erspart bleibt
Abreise am Samstag um 10 Uhr, Check-in um 16 Uhr	Sie sagen am Vorabend Bescheid	Die Reinigung wird in das Zeitfenster der Unterkunft gelegt	„Du kommst morgen doch, oder?“
Buchung um 23 Uhr für den nächsten Tag	Sie entdecken sie beim Aufwachen	Die Reinigung entsteht mit der Buchung	„Ich hatte diese Buchung nicht gesehen“
Der Code des Tors hat sich geändert	Sie schicken ihn jedem einzeln	Er liegt im Tresor der Unterkunft, geöffnet am Reinigungstag	„Wie lautet der neue Code?“
Kein Toilettenpapier mehr	Der Gast schreibt Ihnen	Der abgebuchte Bestand löst die Warnung aus	„Im Bad ist nichts mehr da“
„Bei unserem Check-in war es schmutzig“	Ihr Wort gegen seines	Das Reinigungsprotokoll mit Zeitstempel	Eine Rückerstattungsforderung ohne Gegenbeweis

Die rechte Spalte ist der richtige Maßstab, um ein solches Werkzeug zu beurteilen. Eine Funktion, die keine einzige Nachricht erspart, bringt nichts. Und die Buchung um 23 Uhr erzeugt ihre Reinigung wie alle anderen, ohne Sie zu wecken.

Was eine bebilderte Checkliste pro Unterkunft verändert

Die Reinigung zum richtigen Zeitpunkt anzulegen, genügt nicht, sie muss auch auf dem richtigen Niveau ausgeführt werden. Das ist die zweite Säule von CleanClac: Jede Unterkunft hat ihre Checkliste, zusammengestellt aus einer Bibliothek bereits formulierter Aufgaben, jede mit Bild und voreingestelltem Rhythmus. Die Reinigungskraft entziffert keine Anweisung, sie sieht den Gegenstand und das erwartete Ergebnis.

Die Aufgaben sind nach Themen geordnet:

• Reinigung

• Feinarbeiten

• Wäsche

• Auffüllen

• Komfort

• Geschenke

Das Detail, das uns am meisten interessiert hat, liegt woanders: Jede Aufgabe kommt mit ihrer Häufigkeit. Lüften und Mülleimer leeren bei jeder Reinigung, Leuchten abstauben einmal im Monat, Kühlschrank alle vier Reinigungen, Backofen alle sechs, Lüftungsanlage alle drei Monate. Genau das vergisst eine selbst gebastelte Checkliste, weil man aufschreibt, was man bei jedem Wechsel tut, und nie, was man zweimal im Jahr tut.

Sie behalten, was zu Ihnen passt, benennen den Rest um, und am Reinigungstag arbeitet die Reinigungskraft ihre Liste auf dem Handy ab. Dasselbe Vorbereitungsniveau bei jedem Aufenthalt, unabhängig davon, wer kommt.

Der Nachweis am Ende der Reinigung, und was er im Streitfall wert ist

„Die Unterkunft war bei unserem Check-in schmutzig.“ Gegen diese Beschwerde haben die meisten Gastgeber nur ihr Wort. CleanClac antwortet darauf mit einem Protokoll: tatsächliche Dauer des Einsatzes, Zustand der Unterkunft, von der Reinigungskraft bei Ankunft mit bis zu 5 Punkten bewertet, Fotos oder Video mit Zeitstempel des Servers, Einchecken vor Ort. Es liegt vor, bevor Sie danach fragen.

Der Unterschied zu per SMS verschickten Fotos liegt in einem Detail: Der Zeitstempel kommt vom Server, nicht vom Telefon. Ein Foto in einem WhatsApp-Chat beweist, dass eine Unterkunft irgendwann sauber war; es beweist nicht, an welchem Tag. An dem Tag, an dem es zum Streit kommt, Kaution, Rückerstattung, angefochtene Bewertung, öffnen Sie die betreffende Reinigung und alles ist da: datiert, unverändert, abgelegt.

Diese Nachvollziehbarkeit schützt im Übrigen beide Seiten. Ein Aufenthalt, der die Unterkunft in schlechtem Zustand hinterlässt, lässt sich genauso leicht dokumentieren wie eine gut gemachte Reinigung, und die Reinigungskraft hat endlich etwas, das sie einem ungerechtfertigten Vorwurf entgegensetzen kann. Dieselbe Logik gilt für das Übergabeprotokoll in der Ferienvermietung, das zu denselben Stunden und anhand derselben Fotos entschieden wird.

Bestände, Zugangscodes, Zwischenfälle: die Details, die in den Bewertungen landen

Rund um diesen Kern kümmert sich die App um drei Ärgernisse, die jeder Gastgeber kennt.

Zuerst die Verbrauchsmaterialien. Jede Reinigung bucht ab, was aufgefüllt wurde, die Mengen richten sich nach der Zahl der erwarteten Gäste, und eine Warnung erscheint, sobald der Bestand unter die Schwelle fällt. Sie werden vor dem Engpass informiert, nicht durch die Nachricht eines Gastes um 21 Uhr.

Dann die Zugänge. Die Codes von Schlüsselsafes und die Hinweise zum Betreten liegen in einem Tresor pro Unterkunft, der sich für die Reinigungskraft nur am Reinigungstag öffnet, und jeder Zugriff wird protokolliert. Schluss mit Codes, die endlos in WhatsApp-Chats herumliegen. Es ist dieselbe Logik wie bei unseren Modulen für WLAN und Zugangscodes auf Gästeseite: Eine sensible Information gibt man zum richtigen Zeitpunkt weiter, nicht ein für alle Mal.

Schließlich die Zwischenfälle. Eine gesprungene Scheibe, ein defektes Gerät, ein verdächtiger Fleck: Die Reinigungskraft meldet das Problem aus der App heraus, und die Meldung landet direkt im Datenblatt der Unterkunft. Die Information geht nicht mehr zwischen zwei Nachrichten verloren.

Niemand hat je fünf Sterne für eine Rolle Toilettenpapier vergeben. Viele haben wegen ihres Fehlens einen abgezogen.

Was CleanClac kostet, und was die kostenlose Version wirklich enthält

Das Modell ist ungewöhnlich: Sie zahlen nach der Zahl aktiver Unterkünfte, nie nach der Größe Ihres Teams. Auf der Preisseite ist die erste Unterkunft dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Countdown. Das Abo beginnt ab der zweiten: 9,99 € pro Monat für zwei Unterkünfte, 14,99 € für drei oder vier, 19,99 € für fünf, danach 4 € pro zusätzlicher Unterkunft. Jährlich sind es 59,99 €, 89,99 € und 119,99 € je nach Stufe, also die Hälfte des Monatspreises. Auf Ihre Reinigungen wird keine Provision erhoben, und die Konten der Reinigungskräfte sind dauerhaft kostenlos.

Reinigung und Gästemappe: die zwei Hälften einer 5-Sterne-Bewertung

Eine perfekt vorbereitete Unterkunft und ein gut begleiteter Gast: Diese Kombination bringt die besten Bewertungen. Die Reinigung entscheidet über den ersten Eindruck, den der ersten Sekunden in der Unterkunft. Die digitale Gästemappe, wie sie Ihnen StyQR bietet, übernimmt für den gesamten restlichen Aufenthalt: WLAN, Ausstattung, Hinweise, Empfehlungen vor Ort.

Beide Werkzeuge arbeiten im Übrigen an demselben kritischen Moment, dem Wechsel zwischen zwei Aufenthalten: Während CleanClac sicherstellt, dass die Unterkunft bereit ist, und es belegt, sorgt die Gästemappe dafür, dass der Gast alle Antworten hat, ohne Sie kontaktieren zu müssen. Zwei sich ergänzende Automatisierungen, für ein Gästeerlebnis, das von der Eingangstür bis zum Check-out trägt.

Wenn die Reinigung das handgestrickte Glied Ihrer Organisation bleibt, ist sie vermutlich die nächste Baustelle zum Automatisieren: Die kostenlose 14-tägige Testphase von CleanClac, ohne Kreditkarte, genügt, um Ihre Kalender anzubinden und zu sehen, wie sich Ihre ersten Reinigungen von selbst einplanen.

Häufige Fragen

Ersetzt CleanClac mein PMS oder meinen Channel Manager?
Nein, es kommt hinzu. Ihre Software synchronisiert Buchungen, Preise und Zahlungen; CleanClac klinkt sich dort ein, oder in Ihre iCal-Links, und kümmert sich ausschließlich um die Reinigung. Preise, Gäste und Zahlungen bleiben dort, wo sie heute sind.

Müssen meine Reinigungskräfte zahlen oder etwas Kompliziertes installieren?
Nein. Die App ist für Reinigungskräfte dauerhaft kostenlos, ohne Provision auf ihre Leistungen. Sie melden sich mit ihrer Telefonnummer und einem sechsstelligen Code an, den Sie ihnen übermitteln, über die iPhone- oder Android-App oder einfach über den Browser ihres Telefons.

Und wenn ich die Reinigung selbst mache?
Dann sind Sie Ihre eigene Reinigungskraft, und die kostenlose Stufe mit einer Unterkunft genügt. Sie nutzen die Checklisten, die Häufigkeiten und die Historie. An dem Tag, an dem Sie delegieren, sind die Anweisungen für die Unterkunft bereits hinterlegt, für ein zweites Konto brauchen Sie dann jedoch ein Abo.

Ist die App auf Airbnb beschränkt?
Nein. Die iCal-Links decken Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Kalender und jede Plattform ab, die einen Kalender veröffentlicht, und die Direktverbindungen betreffen Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu und SuperHote. Ganz ohne Plattform lassen sich die Reinigungen von Hand planen: direkt vermietetes Gîte, Haushaltsreinigung, Büros.

Ist CleanClac mit meiner StyQR-Gästemappe verbunden?
Nein. Beide Werkzeuge werden getrennt eingerichtet, jedes mit seiner eigenen Liste von Unterkünften. Sie treffen sich in der Praxis statt in den Daten: Die Reinigung bereitet die Unterkunft vor, die Gästemappe beantwortet die Fragen des Gastes, sobald er drin ist.