CleanClac: automatizar as limpezas do seu alojamento

O essencial. O CleanClac é uma aplicação de gestão de limpezas em alojamento local, utilizável no navegador, no iPhone e em Android, em seis idiomas. Liga-lhe os seus calendários do Airbnb, Booking.com, Abritel, Vrbo ou Google Agenda através de ligação iCal, ou o seu software de gestão de entre Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote : cada saída de hóspede cria a limpeza correspondente, o profissional é avisado, percorre uma checklist ilustrada e envia uma fotografia ou um vídeo com data e hora registadas pelo servidor. O primeiro alojamento é gratuito sem limite de tempo e sem cartão de crédito, a subscrição começa no segundo alojamento, a 9,99 € por mês para dois. Não é um PMS e também não está ligado ao seu guia de boas-vindas.

Porque é que a limpeza continua a ser o elo artesanal do alojamento

Pergunte a um anfitrião o que lhe consome mais tempo no seu alojamento local. Raramente os hóspedes. Raramente o anúncio. Quase sempre a mesma resposta : a limpeza. Aliás, não a limpeza em si, mas tudo o que a rodeia : vigiar os calendários, avisar a pessoa certa, transmitir os códigos, confirmar que está feito, gerir o imprevisto de sábado de manhã.

O alojamento local profissionalizou-se bastante : anúncios otimizados, tarifação dinâmica, mensagens automáticas, guia de boas-vindas digital. A limpeza, essa, continua muitas vezes a ser gerida como há dez anos, com um caderno, SMS e confiança.

Ora, é uma área que não perdoa. Um alojamento mal preparado nota-se na hora, acaba na avaliação e pesa na nota de limpeza, um dos critérios mais observados pelos hóspedes antes de reservarem. No Airbnb, a limpeza é uma das categorias avaliadas em estrelas pelo hóspede no final da estadia, e a média aparece ao lado do anúncio assim que três pessoas tiverem avaliado o alojamento.

Entre duas estadias joga-se uma corrida contra o relógio invisível, e é dela que depende a primeira impressão do hóspede que abre a porta.

Como as suas reservas agendam as limpezas sozinhas

Tudo parte de uma constatação simples : o seu calendário de reservas já sabe quando é necessária uma limpeza. Cada saída de hóspede exige uma. Em vez de copiar essa informação à mão, o CleanClac liga-se diretamente a ele.

Existem dois caminhos. A ligação iCal, copiada a partir da plataforma, funciona com Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Agenda e qualquer plataforma que publique um calendário, mesmo que não esteja na lista. A ligação direta destina-se aos anfitriões que têm um software de gestão : Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote são suportados e, consoante o software, o número de quartos, de camas, de casas de banho, a área ou a fotografia do alojamento são importados juntamente com as estadias.

Se ainda tem dúvidas sobre esta peça, o nosso comparativo para escolher um software de gestão de alojamentos continua a ser o ponto de partida.

Uma vez feita a ligação, a mecânica funciona sozinha. Em cada saída é criada uma limpeza, o profissional é avisado logo de seguida e aceita ou propõe outra data. Já não precisa de vigiar nada : só trata das exceções.

A situação	Gerido à mão	Gerido pela aplicação	A mensagem que isso lhe poupa
Check-out ao sábado às 10 h, check-in às 16 h	Avisa na véspera à noite	A limpeza é agendada na janela do alojamento	« Passas mesmo por lá amanhã? »
Reserva feita às 23 h para o dia seguinte	Só descobre ao acordar	A limpeza é criada com a reserva	« Não tinha visto esta reserva »
O código do portão mudou	Reenvia-o a cada pessoa	Está no cofre do alojamento, aberto no dia da limpeza	« Qual é o novo código? »
Acabou o papel higiénico	O hóspede escreve-lhe	O stock descontado desencadeia o alerta	« Não há nada na casa de banho »
« Estava sujo quando fizemos o check-in »	A sua palavra contra a dele	A ficha da limpeza, com data e hora	Um pedido de reembolso sem resposta

A coluna da direita é a boa forma de avaliar uma ferramenta destas. Uma funcionalidade que não evita nenhuma mensagem não serve de nada. E a reserva feita às 23 h cria a sua limpeza como as outras, sem o acordar.

O que muda com uma checklist ilustrada por alojamento

Criar a limpeza no momento certo não chega, é preciso ainda que seja feita ao nível certo. É o segundo pilar do CleanClac : cada alojamento tem a sua checklist, composta a partir de uma biblioteca de tarefas já escritas, cada uma com a sua imagem e a sua periodicidade predefinida. O profissional não decifra uma instrução, vê o objeto e o resultado esperado.

As tarefas estão organizadas por tema :

• Limpeza

• Acabamentos

• Roupa de casa

• Reposição

• Conforto

• Ofertas

O pormenor que mais nos interessou está noutro lado : cada tarefa vem com a sua frequência. Arejar e despejar o lixo repetem-se em cada limpeza, limpar o pó dos candeeiros uma vez por mês, lavar o frigorífico a cada quatro limpezas, o forno a cada seis, a ventilação de três em três meses. É exatamente aquilo que uma checklist caseira esquece, porque escrevemos o que fazemos em cada rotação e nunca o que fazemos duas vezes por ano.

Mantém o que lhe faz sentido, renomeia o resto e, no dia da limpeza, o profissional percorre a lista no telemóvel. O mesmo nível de preparação em cada estadia, seja quem for a pessoa que lá vai.

A prova de fim de limpeza e o que vale num dia de litígio

« O alojamento estava sujo quando chegámos. » Perante esta reclamação, a maioria dos anfitriões só tem a sua palavra. O CleanClac responde com uma ficha : duração real da intervenção, estado do alojamento avaliado de 1 a 5 pelo profissional à chegada, fotografias ou vídeo com data e hora registadas pelo servidor, registo de presença no local. Está lá antes de a pedir.

A diferença em relação a fotografias enviadas por SMS está num pormenor : a data e a hora vêm do servidor, não do telemóvel. Uma fotografia enviada numa conversa de WhatsApp prova que um alojamento esteve limpo num dia ; não prova em que dia. No dia em que surge um litígio, caução, reembolso, avaliação contestada, abre a limpeza em causa e está tudo lá : datado, intacto, arrumado.

Aliás, esta rastreabilidade protege os dois lados. Uma estadia que deixa o alojamento em mau estado documenta-se com a mesma facilidade que uma limpeza bem feita, e o profissional passa finalmente a ter algo para opor a uma acusação injustificada. O mesmo raciocínio vale para o relatório de estado no alojamento local, que se joga às mesmas horas e com as mesmas fotografias.

Stocks, códigos de acesso, incidentes : os pormenores que acabam nas avaliações

À volta deste núcleo, a aplicação trata três irritantes conhecidos de todos os anfitriões.

Os consumíveis, primeiro. Cada limpeza desconta o que foi reposto, as quantidades acompanham o número de hóspedes previstos e é enviado um alerta quando o nível desce abaixo do limiar. É avisado antes da rutura, e não pela mensagem de um hóspede às 21 h.

Os acessos, depois. Os códigos da caixa de chaves e as instruções de entrada ficam num cofre próprio de cada alojamento, que só se abre para o profissional no dia da limpeza, e cada consulta fica registada. Acabaram-se os códigos que ficam indefinidamente em conversas de WhatsApp. É a mesma lógica dos nossos módulos de wi-fi e códigos de acesso do lado do hóspede : uma informação sensível dá-se no momento certo, não de uma vez para sempre.

Os incidentes, por fim. Um vidro rachado, um eletrodoméstico avariado, uma mancha suspeita : o profissional comunica o problema a partir da aplicação e a comunicação aparece diretamente na ficha do alojamento. A informação deixa de se perder entre duas mensagens.

Ninguém nunca deu cinco estrelas por um rolo de papel higiénico. Muitos já tiraram uma pela sua falta.

Quanto custa o CleanClac e o que inclui realmente a versão gratuita

O modelo é invulgar : paga consoante o número de alojamentos ativos, nunca consoante a dimensão da sua equipa. Na página de preços, o primeiro alojamento é gratuito para sempre, sem cartão de crédito e sem contagem decrescente. A subscrição começa no segundo : 9,99 € por mês para dois alojamentos, 14,99 € para três ou quatro, 19,99 € para cinco, e depois 4 € por alojamento acima disso. Em plano anual, 59,99 €, 89,99 € e 119,99 € consoante o escalão, ou seja, metade do mensal. Não é cobrada qualquer comissão sobre as suas limpezas e as contas dos profissionais são gratuitas para sempre.

Limpeza e guia de boas-vindas : as duas metades de um 5 estrelas

Um alojamento impecavelmente preparado e um hóspede bem acompanhado: é esta a combinação que obtém as melhores notas. A limpeza trata da primeira impressão, a dos primeiros segundos dentro do alojamento. O guia de boas-vindas digital, como o que a StyQR lhe propõe, assume o resto da estadia: wi-fi, equipamentos, instruções, recomendações locais.

Aliás, as duas ferramentas trabalham no mesmo momento crítico, a rotação entre duas estadias: enquanto o CleanClac garante que o alojamento está pronto e o comprova, o guia de boas-vindas garante que o hóspede tem todas as respostas sem precisar de o contactar. Duas automatizações complementares, para uma experiência de hóspede que se sustenta da porta de entrada ao check-out.

Se a limpeza continua a ser o elo artesanal da sua organização, é provavelmente o próximo trabalho a automatizar: o período experimental gratuito de 14 dias do CleanClac, sem cartão de crédito, chega para ligar os seus calendários e ver as primeiras limpezas a agendarem-se sozinhas.

Perguntas frequentes

O CleanClac substitui o meu PMS ou o meu channel manager?
Não, acrescenta-se a eles. O seu software sincroniza as reservas, os preços e os pagamentos ; o CleanClac liga-se a ele, ou às suas ligações iCal, e trata apenas da limpeza. Os preços, os hóspedes e os pagamentos continuam onde estão hoje.

Os meus profissionais têm de pagar ou instalar algo complicado?
Não. A aplicação é gratuita para sempre para os profissionais, sem comissão sobre os seus serviços. Iniciam sessão com o número de telemóvel e um código de seis dígitos que lhes envia, a partir da aplicação para iPhone ou Android, ou simplesmente a partir do navegador do telemóvel.

E se for eu a fazer a limpeza?
É o seu próprio profissional, e o escalão gratuito de um alojamento chega. Aproveita as checklists, as frequências e o histórico. No dia em que delegar, as instruções do alojamento já estão criadas, mas será então necessária uma subscrição para acrescentar uma segunda conta.

A aplicação é exclusiva do Airbnb?
Não. As ligações iCal abrangem Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Agenda e qualquer plataforma que publique um calendário, e as ligações diretas dizem respeito a Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote. Sem qualquer plataforma, as limpezas agendam-se à mão : gîte alugado diretamente, limpeza ao domicílio, escritórios.

O CleanClac está ligado ao meu guia de boas-vindas StyQR?
Não. As duas ferramentas configuram-se separadamente, cada uma com a sua lista de alojamentos. Encontram-se no terreno e não nos dados : a limpeza prepara o alojamento, o guia responde às perguntas do hóspede depois de ele entrar.