Que PMS escolher?

É hoteleiro, gere um gîte ou é proprietário de um Airbnb que não para de receber reservas e já ouviu falar dos famosos PMS (Property Management Systems)? Ou talvez ande a fazer malabarismos entre o Excel, o WhatsApp e uma montanha de e-mails e sinta que chegou a hora de dar um salto? Boa decisão! Está no sítio certo.

Neste artigo explicamos-lhe o que é um PMS, porque é que ele lhe vai mudar a vida (ou, pelo menos, os domingos à tarde) e, sobretudo, que PMS escolher de acordo com a sua situação. E prometemos: sem jargão interminável (a não ser quando tem mesmo graça).

O que é um PMS?

Um PMS (Property Management System) é um software que permite gerir de forma eficaz um alojamento turístico: reservas, check-ins, faturas, calendários, etc. É um verdadeiro painel de controlo que lhe evita andar atrás de informação espalhada por todos os lados.

Em resumo, é como um assistente pessoal de luxo… mas sem pausas para café.

Porque é que um PMS é indispensável?

Aqui ficam algumas boas razões (vai reconhecer-se em várias):

• Poupança de tempo: menos papelada, mais mojitos.
• Gestão centralizada: um único calendário para todas as plataformas (Booking, Airbnb, site próprio…).
• Automatização: mensagens automáticas aos hóspedes = menos stress, mais profissionalismo.
• Menos erros = mais receita: acabaram as reservas duplicadas e as faturas esquecidas.

Que PMS escolher? Uma escolha à medida da sua situação

Cada PMS tem a sua especialidade. Aqui fica um pequeno guia caseiro, no estilo “Se é mais isto… então escolha aquilo”.

Está a começar, com um ou dois quartos

Se acabou de abrir o seu primeiro gîte ou tem um alojamento simpático à beira-mar:

Recomendado: Amenitiz

A interface é intuitiva, perfeita para quem está a começar. Inclui um site e um motor de reservas integrado, por isso não tem de montar nada sozinho. Os preços mantêm-se acessíveis.

Outras opções: Eviivo, Beds24 (um pouco mais técnico, mas muito completo).

Dica de SEO: procure um PMS “no-code” se tem alergia à parte técnica.

Gere vários alojamentos ou um pequeno hotel

Aqui já precisa de algo sério, automático e robusto:

Recomendado: Cloudbeds

A sincronização multicanal cobre o Airbnb, a Expedia e o Booking.com. Faturação, check-in, check-out e mensagens automáticas estão todos no mesmo sítio, com uma interface clara. O apoio ao cliente é excelente.

Outras opções: Little Hotelier, Mews (um pouco mais caro, mas com design impecável e muito potente).

Bónus: estes sistemas permitem muitas vezes a integração com fechaduras inteligentes, para gerir os check-ins à distância (ideal se preferir a Netflix às 22h em vez de esperar por hóspedes perdidos).

Gere uma cadeia hoteleira ou grandes volumes

Entramos na categoria dos pesos-pesados. Precisa de um sistema altamente personalizável, robusto e capaz de gerir relatórios financeiros, programas de fidelização e até o pessoal.

Recomendado: Opera PMS (Oracle Hospitality)

É muito completo e é o que as grandes cadeias utilizam. Instala-se na cloud ou localmente e personaliza-se quase por inteiro. Liga-se a sistemas de revenue management e a CRM.

Outras opções: Protel, Mews Enterprise, RoomRaccoon Pro.

Atenção: estes PMS exigem um orçamento a sério, boa formação e, às vezes… um consultor. Mas, para necessidades grandes, são o Rolls-Royce.

Critérios a ter em conta para escolher bem o seu PMS

Aqui fica uma pequena checklist dos pontos que não deve descurar:

• Simplicidade de utilização: o PMS deve simplificar-lhe a vida, não o contrário.
• Versão para telemóvel: muito prática se andar frequentemente na estrada.
• Ligação às OTA (Booking, Airbnb, etc.): sincronização fluida = sem overbooking.
• Apoio ao cliente rápido: quando algo corre mal, é vital.
• Relação qualidade/preço: alguns PMS cobram comissão, outros uma subscrição fixa. Compare bem.

É preciso ter um site com o PMS?

Sim! Um bom PMS oferece muitas vezes um motor de reservas integrado no seu site (ou cria mesmo o site por si). Isso permite-lhe:

Evita as comissões das OTA, que chegam facilmente aos 15%. Os seus hóspedes reservam diretamente consigo. E gere as promoções e os pacotes à sua maneira, sem pedir autorização a ninguém.

Exemplo: a Amenitiz, a SiteMinder ou a Cloudbeds disponibilizam módulos de site + reservas.

Que PMS para o Airbnb?

Se é superhost ou gere vários alojamentos no Airbnb:

• Your.Rentals: pensado para o Airbnb, multiunidade, muito simples.
• Beds24: extremamente personalizável, com regras de automatização avançadas.
• Tokeet: moderno, boa relação qualidade/preço, especializado em alojamento local.

Eis, num relance, os perfis referidos acima e as ferramentas que lhes correspondem:

A sua situação	PMS recomendado	Outras opções	O que faz a diferença
Um ou dois quartos, está a começar	Amenitiz	Eviivo, Beds24	Site e motor de reservas integrados, preços acessíveis
Vários alojamentos ou um hotel pequeno	Cloudbeds	Little Hotelier, Mews	Airbnb, Expedia e Booking.com na mesma interface, apoio que responde
Cadeia hoteleira, grandes volumes	Opera PMS (Oracle Hospitality)	Protel, Mews Enterprise, RoomRaccoon Pro	Cloud ou servidores próprios; orçamento, formação e por vezes um consultor
Vários alojamentos no Airbnb	Your.Rentals	Beds24, Tokeet	Multiunidade simples; regras de automatização avançadas no Beds24
Quer reservas diretas	Amenitiz	SiteMinder, Cloudbeds	Módulo de site e reservas: evita as comissões das OTA, até 15 %

Conclusão: o bom PMS é aquele que o compreende

Escolher um PMS é um pouco como escolher um par de dança: tem de acompanhá-lo, aliviar-lhe o trabalho e fazê-lo brilhar na pista (bom, talvez não literalmente).

Reserve tempo para testar as demonstrações gratuitas, faça perguntas e imagine-se a usar esse software todos os dias. Porque um bom PMS é quase a varinha mágica de quem gere alojamentos como ninguém.

Perguntas frequentes

O que é, afinal, um PMS? Um PMS, ou Property Management System, é um software que centraliza a gestão de um alojamento turístico: reservas, check-ins, faturas, calendários. Substitui a informação dispersa entre uma folha de cálculo, o correio eletrónico e as mensagens. Passa a trabalhar num único painel em vez de quatro ferramentas.

Que PMS escolher quando se começa com um ou dois quartos? O Amenitiz é um bom ponto de partida: interface intuitiva, site e motor de reservas já integrados, preços acessíveis. O Eviivo e o Beds24 são as outras opções, sendo o Beds24 mais técnico mas mais completo. Se a parte técnica o incomoda, procure uma ferramenta anunciada como no-code.

Um PMS evita realmente as reservas duplicadas? É uma das suas razões de ser: a ligação às OTA mantém um único calendário para o Booking, o Airbnb e o seu próprio site. Menos introdução manual de dados significa menos overbookings e menos faturas esquecidas. Confirme a qualidade dessa sincronização antes de assinar, porque é o critério que sai mais caro quando falha.

Assinatura fixa ou comissão? Existem os dois modelos e a escolha depende do seu volume real de reservas, não do discurso comercial. Uma assinatura fixa compensa quando o volume sobe; uma comissão é indolor nos primeiros meses. Veja o que o preço inclui em apoio ao cliente, porque é isso que conta no dia do problema.

Que PMS para vários alojamentos no Airbnb? O Your.Rentals foi pensado para o multiunidade no Airbnb e continua simples, o Beds24 personaliza-se muito com regras de automatização avançadas e o Tokeet dirige-se ao alojamento local com boa relação qualidade-preço. Se também gere um pequeno hotel, o Cloudbeds sincroniza Airbnb, Expedia e Booking.com na mesma interface. Experimente as demonstrações gratuitas antes de se comprometer.

É preciso ter um site além do PMS? Sim, e é aí que está o interesse de um motor de reservas integrado: os seus hóspedes reservam em direto e evita as comissões das OTA, que chegam facilmente aos 15 %. Também gere as suas promoções e pacotes sem pedir autorização a ninguém. O Amenitiz, o SiteMinder e o Cloudbeds oferecem este módulo de site mais reservas.