Guia de boas-vindas gratuito: quando chega mesmo
As três formas de fazer um guia de boas-vindas sem pagar, o que cada uma custa no dia em que uma informação muda, e o sinal exato que indica que está na hora de passar ao pago.
O essencial. Um guia de boas-vindas gratuito chega enquanto tiver um único alojamento, poucas semanas arrendadas e hóspedes que falam português : um documento Word, um Canva ou o manual da casa do Airbnb resolvem. O gratuito custa tempo : um PDF ou um Canva têm de ser refeitos sempre que muda a palavra-passe do wi-fi, e não se traduzem. O que se paga num guia digital é a atualização de uma só vez e os idiomas. O ponto de viragem é quando se responde duas vezes à mesma SMS.
Quando o gratuito chega mesmo
As pessoas procuram soluções gratuitas porque estão a começar, têm um ou dois alojamentos. É uma boa razão e, em parte dos casos, a resposta honesta é : fique-se pelo gratuito.
Três condições, e são precisas as três.
- Um único alojamento, cujos códigos sabe de cor.
- Poucas semanas arrendadas : algumas reservas por ano, não um calendário cheio de maio a setembro.
- Hóspedes que leem português, ou estadias em que está no local para receber.
Quanto ao idioma, um PDF não engana: não é interativo. No dia em que o quiser traduzir, refá-lo, página a página, e volta a imprimir. Enquanto as reservas couberem numa mão, é suportável. A partir daí, é muito papel.
Muitos hesitam em deixar o papel a pensar que os seus hóspedes, mais velhos, o vão preferir. Regra geral, corre muito bem: gostam de ter o guia com antecedência e de procurar o menos possível. E nada impede manter um suporte em papel ligado ao guia digital.
Quanto às versões digitais gratuitas: ou são limitadas, ou há gato escondido com o rabo de fora. Não é possível oferecer tudo e manter um produto de qualidade. O que procura é um guia que lhe sirva, uma interface que lhe sirva e um apoio que responda.
Para um alojamento arrendado três semanas por ano, o gratuito chega. Imprime duas páginas, pousa-as na mesa e corrige a caneta no dia em que o código do portão muda. Ninguém precisa de uma subscrição para isso, e vender-lhe uma subscrição nesse caso não lhe prestaria nenhum serviço.
O que faz a balança pender quase nunca é o número de páginas do guia. É o número de vezes que o altera e o número de idiomas em que teria de ser lido.
As três opções gratuitas e o que sabem fazer
Há três formas de fazer um guia de boas-vindas sem pagar. Não são equivalentes, e nenhuma é má : falham simplesmente em coisas diferentes.
Um documento Word, exportado em PDF
A mais simples e a mais duradoura. Escreve as sete secções pela ordem da estadia, exporta e envia o ficheiro por mensagem antes do check-in. O conteúdo conta mais do que a paginação : escrevemos o modelo completo, secção a secção, com um exemplo preenchido, e copia-se para qualquer processador de texto.
O seu limite é mecânico. O ficheiro que o hóspede descarregou na terça-feira nunca mais vai mudar, mesmo que corrija o seu na quarta.
Canva
O resultado costuma ser bonito, e o plano gratuito chega perfeitamente para seis páginas bem cuidadas. Já a tradução esbarra depressa no formato : a ferramenta de tradução do Canva trabalha um idioma de cada vez, com um limite de 2 000 caracteres, e produz uma cópia do design. Quatro idiomas são quatro ficheiros a corrigir no dia em que o wi-fi muda de palavra-passe. Detalhámos noutro lado o que muda realmente ao passar de um PDF Canva para um guia consultável online.
O manual da casa e os guias Airbnb
É a opção gratuita mais subaproveitada, e a que tem a melhor relação esforço/resultado se só arrenda no Airbnb. Dois campos distintos : o manual da casa, para o funcionamento do alojamento, e os guias, para as suas recomendações locais.
Dois pormenores a conhecer antes de apostar tudo nisso. Só os hóspedes com uma reserva confirmada podem aceder ao manual da casa, segundo o centro de ajuda do Airbnb : um hóspede vindo da Booking, da Abritel ou do seu site nunca o verá. E os guias estão associados a uma conta de anfitrião individual e não a um anúncio, o que exclui os seus coanfitriões da sua alteração. Fontes consultadas a 13 de setembro de 2026.
Por outras palavras : excelente enquanto o Airbnb for o seu único canal. No dia em que arrendar noutro lado, passa a ter dois guias para manter, e só um deles está atualizado.
O que cada opção lhe custa no dia em que uma informação muda
Aqui está o mesmo incidente, aquele que acontece a toda a gente, tratado pelas quatro opções. A última coluna não está ali para enfeitar : é a única em que o gesto se faz uma só vez.
| A situação | Word ou PDF | Canva | Manual Airbnb | Guia digital |
|---|---|---|---|---|
| A palavra-passe do wi-fi muda em agosto | Corrige, volta a exportar, reenvia o ficheiro às reservas em curso | Idem, e uma vez por idioma | Corrigido no anúncio, visível de imediato | Corrigido uma vez, toda a gente vê a versão atualizada |
| Um hóspede italiano chega às 23 h | Fotografa e traduz sozinho | É preciso um ficheiro por idioma, criado com antecedência | Reservado ao hóspede que reservou no Airbnb | Apresentado no idioma do telemóvel, sem preparar nada |
| Abre um segundo anúncio na Booking | Mais um ficheiro, quase igual | Mais um design para duplicar | Inutilizável fora do Airbnb | O mesmo link, ou um guia por alojamento |
| Quer saber o que os hóspedes procuram | Nem ideia | Nem ideia | Nem ideia | Vê que secções são abertas |
| Não há rede na aldeia | O papel ganha | O papel ganha | Inacessível | É preciso ligação para o abrir da primeira vez |
A última linha é um limite real do nosso lado, e merece ser dita : se o seu alojamento estiver numa zona sem cobertura, deixe uma folha com os códigos em cima da mesa, seja qual for a sua ferramenta. Um código QR sem rede é apenas um bonito mosaico.
O ponto de viragem, duas vezes a mesma SMS
O ponto de viragem é quando se responde duas vezes à mesma SMS. Não ao décimo alojamento, não no momento em que nos tornamos profissionais : na segunda vez que escreve o código do portão no teclado do telemóvel, para dois hóspedes diferentes, porque o guia não o dizia com clareza suficiente.
Estas mensagens raramente chegam às 15 h. Chegam às 23 h 40, e são todas parecidas: o código, o lixo, o wi-fi. Um guia bem preenchido não o protege de uma chamada, nada o protege disso. Faz cair as perguntas recorrentes, aquelas a que já respondeu na semana anterior, palavra por palavra, a outra pessoa.
O resto é uma questão de limites. Um hóspede que tem a informação à mão e que lhe escreve mesmo assim a uma hora indecente é um caso isolado, não o seu dia a dia. A diferença está aí: responde porque decide responder, não porque o seu guia o obriga. É sobretudo isso que se ganha, e não aparece em nenhum cálculo de rentabilidade.
Essa pergunta feita duas vezes vale mais do que um cálculo de rentabilidade. Diz duas coisas : o seu guia tem um buraco, e é preciso tapá-lo num sítio onde a correção também sirva ao hóspede seguinte. Num ficheiro, não é o caso. O hóspede seguinte vai receber a mesma versão que ainda não reabriu.
O que se paga, exatamente
Um guia de boas-vindas digital é uma página web privada, própria de um alojamento, que o hóspede abre ao ler um código QR ou ao clicar num link, e que o anfitrião atualiza a qualquer momento sem reimprimir nada. É tudo. O conteúdo é o senhor que o escreve : é o mesmo que está no seu Word.
O que se paga num guia digital é a atualização de uma só vez e os idiomas. O resto é conforto. Na StyQR, uma correção propaga-se a todos os hóspedes em estadia, e o guia é apresentado no idioma do telemóvel do hóspede, em 14 idiomas. Dos 35 000 guias criados desde 2019, 40 % das consultas são feitas noutro idioma que não o francês, e 91 % em telemóvel. É o argumento que mais vezes decide, muito antes do design.
O preço : 49 € sem IVA por ano e por guia para um alojamento local, um gîte ou um alojamento com pequeno-almoço, ou seja, pouco mais de 4 € por mês, com um período experimental de 14 dias sem cartão bancário. Para os alojamentos abertos algumas semanas, existe uma fórmula sazonal a partir de 9,90 € sem IVA, e o detalhe está na tabela de preços dos alojamentos. Se quiser o raciocínio com números, rubrica a rubrica, está no nosso artigo sobre o que se paga realmente quando se paga um guia.
Uma coisa que não lhe vamos prometer : um guia pago não torna interessante um conteúdo vazio. Um Word bem escrito ganha a um guia digital preenchido a meio, todos os dias da semana.
O modelo gratuito, sem formulário para preencher
Não pedimos um e-mail em troca de um modelo. Está escrito online, legível de uma ponta à outra, e pode copiá-lo para o formato que quiser. Se arrenda na plataforma, o exemplo de guia de boas-vindas Airbnb retoma as expectativas próprias do Airbnb, incluindo o check-in autónomo.
E se prefere ver antes de escrever, estão abertos vários guias de demonstração : gîte, apartamento, parque de campismo. Veja-os sobretudo pela ordem das secções, é o que melhor se copia e o que não custa nada.
Uma última referência, para decidir sem tabela : se ainda hesita, é porque o gratuito aguenta. No dia em que deixar de aguentar, não vai pôr a questão, vai estar a escrever outra vez um código no telemóvel.
Perguntas frequentes
Existe um modelo de guia de boas-vindas gratuito para descarregar ? Sim, e muitos pedem um e-mail em troca. O nosso está escrito diretamente no artigo dedicado ao modelo de guia de boas-vindas, secção a secção, com um exemplo preenchido. Copia-o para o Word, para o Canva ou para um guia digital : o conteúdo é o mesmo.
O manual da casa do Airbnb chega ? Chega se o Airbnb for o seu único canal de reserva. O centro de ajuda do Airbnb esclarece que só os hóspedes com uma reserva confirmada lhe podem aceder. Um hóspede vindo da Booking, da Abritel ou em direto nunca terá acesso, e vai ligar-lhe.
É possível fazer um guia de boas-vindas gratuito no Canva ? Sim, e o resultado costuma ser bom. A dificuldade chega com os idiomas : a ferramenta de tradução trabalha um idioma de cada vez, com um limite de 2 000 caracteres, e cria uma cópia do design. Cada idioma passa assim a ser mais um ficheiro para corrigir.
O guia de boas-vindas é obrigatório ? O documento em si não é. Em contrapartida, várias informações que contém, como o número de registo do alojamento ou as instruções de segurança, têm de ser dadas a conhecer ao hóspede. O guia é simplesmente o sítio mais prático para as reunir.
A partir de quantos alojamentos se deve passar para a versão paga ? Não há um limiar, há um sintoma : a mesma pergunta feita duas vezes por dois hóspedes diferentes. Há anfitriões com cinco alojamentos que se aguentam muito bem com ficheiros, e outros que mudam com um único apartamento arrendado todo o ano.
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