Vorlage für eine digitale Gästemappe für Ferienvermietung

Das Wichtigste. Eine digitale Gästemappe für die Ferienvermietung besteht aus sieben Abschnitten: Willkommensworte, Check-in, WLAN und Ausstattung, Hausregeln, Ihre Empfehlungen, Pflichtangaben und Abreise. Die komplette Vorlage steht weiter unten auf dieser Seite, Abschnitt für Abschnitt, mit den Feldern zum Ausfüllen und je einem ausgefüllten Beispiel. Rechnen Sie mit einer Stunde.

Nichts zum Herunterladen und nichts, was Sie dafür hergeben müssten: Die Vorlage steht hier, Sie übernehmen sie oder lassen sich davon inspirieren. Das ist auch ehrlicher als eine starre Datei, und zwar aus einem Grund, der im letzten Abschnitt offensichtlich wird.

Was gehört in eine digitale Gästemappe für die Ferienvermietung?

Eine digitale Gästemappe bündelt alles, was ein Gast wissen muss, um in die Unterkunft zu kommen, ein paar Tage dort zu leben und wieder abzureisen, ohne Sie anzurufen. Sie ist keine Imagebroschüre, sondern ein Arbeitsdokument.

Der Unterschied zeigt sich sofort im Gebrauch. Eine Gästemappe, die mit der Geschichte des Hauses und dem Blick von der Terrasse beginnt, hilft um 22 Uhr niemandem, wenn der Gast im Regen den Torcode sucht. Eine Gästemappe, die mit der genauen Adresse, dem Code und dem Standort des Schlüsselkastens beginnt, erspart Ihnen den Anruf.

Deshalb ist die Reihenfolge der Abschnitte keine Deko. Sie folgt dem Aufenthalt: ankommen, einrichten, wohnen, ausgehen, abreisen. Hier sind die sieben Abschnitte und der Anruf, den jeder von ihnen verhindert.

Abschnitt	Inhalt	Verhinderter Anruf
1. Willkommen	Ihr Vorname, wie man Sie erreicht, wen man sonst anruft	„Ich erreiche Sie nicht“
2. Ankommen	Adresse, Parken, Codes, Schlüsselkasten, Etage	„Ich stehe davor, wie lautet der Code?“
3. WLAN und Ausstattung	Netzwerk, Passwort, Heizung, Warmwasser	„Das WLAN funktioniert nicht“
4. Hier wohnen	Müll, Trennung, Lärm, Tiere, Belegung	„Wann muss der Müll raus?“
5. In der Umgebung	Ihre Empfehlungen, mit Uhrzeit und nützlichem Detail	„Was empfehlen Sie für heute Abend?“
6. Pflichtangaben	Registriernummer, Notrufe, Absperrungen	Den Streitfall, nicht den Anruf
7. Abreisen	Uhrzeit, Schlüssel, was man nicht tun soll	„Wo lassen wir die Schlüssel?“

Die rechte Spalte ist der richtige Maßstab für eine Gästemappe. Ein Abschnitt, der keinen Anruf verhindert, ist nutzlos, und eine Frage, die Ihnen zweimal gestellt wird, zeigt einen Abschnitt an, der neu geschrieben werden muss.

Die Vorlage, Abschnitt für Abschnitt

Übernehmen Sie die Überschriften so, wie sie sind, und ersetzen Sie, was in Klammern steht. Streichen Sie die Zeilen, die Sie nicht betreffen: Eine kurze und korrekte Gästemappe ist besser als eine vollständige und halb falsche.

1. Willkommen

Drei Zeilen genügen. Dieser Abschnitt gibt ein Gesicht und sagt, wie man Sie erreicht, er erzählt nicht von der Renovierung.

• Ihr Vorname
• Wie man Sie erreicht, und zu welchen Zeiten
• Wen man kontaktiert, wenn Sie nicht erreichbar sind, mit Nummer

Camille begrüßt Sie in der Maison des Glycines. Wir wohnen zehn Minuten entfernt: Schreiben Sie uns, wenn etwas nicht stimmt, wir erfahren es lieber während Ihres Aufenthalts als danach. Im Notfall und wenn wir nicht antworten, rufen Sie Marc an: 06 12 34 56 78.

Die dritte Zeile ist die, die systematisch vergessen wird, und genau die zählt an einem Sonntagabend.

2. Ankommen

Der mit Abstand meistgelesene Abschnitt. Er muss den Zutritt ohne Anruf ermöglichen, auch um Mitternacht, auch ohne Netz.

• Die genaue Adresse
• Wo man parkt
• Wo man die Schlüssel abholt
• Die Codes: Tor, Tür, Schlüsselkasten
• Etage und Türnummer
• Ab wann der Check-in möglich ist
• Was bei einem späten Check-in zu tun ist

Das blaue Tor in der 14 rue des Lilas. Code 4512A, dann im Hof die hintere Tür links. Der Schlüsselkasten hängt unter dem Briefkasten, Code 3080. Check-in ab 16 Uhr und bis Mitternacht möglich, ohne Voranmeldung. Kostenloses Parken auf der Straße, ab 19 Uhr einfacher.

Schreiben Sie die Codes vollständig aus, niemals „der übliche Code“. Und prüfen Sie sie vor jeder Saison: Ein geänderter und nicht aktualisierter Code ist die häufigste Ursache für Anrufe beim Check-in.

3. WLAN und Ausstattung

• Der Netzwerkname, genau so, wie er angezeigt wird
• Das Passwort, inklusive Großbuchstaben
• Die Heizung: wo das Thermostat ist, wie man es einstellt
• Das Warmwasser
• Waschmaschine und Geschirrspüler: wo die Mittel stehen, welches Programm
• Der Fernseher
• Was nicht richtig funktioniert oder einen Trick verlangt

Netzwerk: Glycines_5G. Passwort: Bienvenue2026 (mit großem B). Das Thermostat ist im Flur, eingestellt auf 19 °C. Das Warmwasser braucht im Badezimmer zwei Minuten, das ist normal. Das Fenster im kleinen Zimmer schließt, wenn man den Griff anhebt.

Die letzte Zeile erspart Ihnen die meisten Anrufe, und fast niemand schreibt sie. Ein vorgewarnter Gast stellt sich darauf ein; ein überraschter Gast schreibt es in seine Bewertung.

4. In der Unterkunft wohnen

• Der Müll: wo, und an welchem Tag er rausgestellt wird
• Die Mülltrennung
• Tiere
• Rauchen
• Lärm, und ab welcher Uhrzeit
• Die maximale Personenzahl
• Was man hier nicht macht

Der Müll wird dienstagabends rausgestellt, die gelbe Tonne jeden zweiten Dienstag. Der Müllraum ist hinten im Hof, rechts. Die Nachbarn über uns arbeiten früh: Musik nach 22 Uhr vermeiden. Tiere sind willkommen, nur nicht auf den Sofas.

Formulieren Sie diese Regeln als Sätze statt als knappe Verbote. „Der Müll wird dienstagabends rausgestellt, der Müllraum ist hinten im Hof“ bleibt besser im Kopf als „Müll dienstags rausstellen“.

5. In der Umgebung

• Die Bäckerei: Name, Entfernung, was man dort nehmen sollte
• Wo man einkauft
• Ein Restaurant
• Ein Ort für ein Glas am Abend
• Der Spaziergang, den Sie empfehlen
• Was man bei Regen machen kann
• Was man nicht verpassen darf, und zu welcher Uhrzeit man hingeht

Die Bäckerei Fournier, 200 Meter rechts: Ihr Walnussbrot ist vor 9 Uhr weg. Der Markt ist samstagmorgens auf der Place Carnot. Zum Abendessen chez Antoine, reservieren Sie am Vortag, es gibt zwölf Plätze. Und wenn Sie sich für einen einzigen Spaziergang entscheiden müssen: der Sentier des Douaniers bei Sonnenuntergang.

Zwei oder drei Adressen, die Sie selbst besuchen, sind mehr wert als fünfzehn aus einem Reiseführer abgeschriebene. Der Gast hat schon Internet; was er nicht hat, ist Ihre Meinung. Es ist auch der Abschnitt, der in den Bewertungen zitiert wird.

6. Die Pflichtangaben

Ihnen ist der nächste Abschnitt gewidmet, denn sie gehören nicht zum Komfort, sondern zum Gesetz.

7. Abreisen

• Die Abreisezeit
• Wo die Schlüssel bleiben
• Was ausgeschaltet, geschlossen, geleert wird
• Was der Gast nicht tun muss
• Wie man eine Bewertung hinterlässt

Abreise vor 10 Uhr. Die Schlüssel kommen zurück in den Kasten, Code 3080. Schließen Sie die Fenster und lassen Sie die Heizung auf 15 °C. Bettwäsche waschen oder saugen ist nicht nötig, das machen wir. Wenn Ihnen der Aufenthalt gefallen hat, hilft uns ein Wort auf der Plattform sehr.

Die vorletzte Zeile beruhigt und verhindert nebenbei, dass ein gut gemeinter Gast Ihr Bett abbaut.

Was das Gesetz Sie anzugeben verpflichtet

Stand: 31. August 2026. Zwei Dinge, die nicht zu verwechseln sind: was das Gesetz Ihnen als Vermieter vorschreibt, und was sinnvollerweise in die Gästemappe gehört.

Die gesetzliche Pflicht betrifft das Inserat, nicht die Gästemappe. Und sie greift auf zwei Ebenen, je nach Gemeinde.

Überall gilt die Anmeldung bei der Gemeinde. Sie ist für jede möblierte Ferienunterkunft Pflicht, klassifiziert oder nicht, außer wenn es sich um Ihren Hauptwohnsitz handelt. Sie erfolgt über das Formular cerfa n° 14004 gemäß Artikel L. 324-1-1 des französischen Tourismusgesetzbuchs, und ihr Fehlen kann mit einem Bußgeld von bis zu 450 € geahndet werden.

In Gemeinden, die einen Beschluss zur Nutzungsänderung gefasst haben, kommt eine Registriernummer hinzu. Das ist eine Kennung mit 13 Zeichen, ausgestellt über den Online-Dienst der Gemeinde, die in Ihren Inseraten erscheinen muss. Dort sind alle möblierten Unterkünfte betroffen, auch der Hauptwohnsitz, und eine fehlende Registrierung kann ein zivilrechtliches Bußgeld von bis zu 5.000 € nach sich ziehen (Artikel D. 324-1-1 des Tourismusgesetzbuchs).

Die Unterscheidung zählt: Viele Gastgeber halten die Registrierung für allgemein verpflichtend, obwohl sie von einem Gemeindebeschluss abhängt. Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach. Quellen: Direction générale des Entreprises und service-public.gouv.fr, abgerufen am 31. August 2026.

Die Gästemappe ist der Ort, an dem der Gast findet, was er vor Ort braucht. Die Registriernummer hat dort ihren Platz, aus Transparenz, dazu die Klassifizierung als möblierte Ferienunterkunft, sofern vorhanden, die Notrufnummern, der Standort von Rauchmelder und Feuerlöscher sowie die Absperrpunkte für Wasser, Strom und Gas. Nichts davon sucht man in dem Moment, in dem man es braucht.

Ein Punkt sollte ausdrücklich dastehen, und er fehlt fast immer: die 112, in Europa von jedem Mobiltelefon erreichbar. Ein ausländischer Gast kennt weder die 15 noch die 18. Vierzig Prozent der StyQR-Gästemappen werden in einer anderen Sprache als Französisch aufgerufen.

Die Regeln für die Kurzzeitvermietung haben sich seit dem Gesetz Le Meur (Gesetz Nr. 2024-1039 vom 19. November 2024) stark verändert, besonders bei der Anmeldung in der Gemeinde und der allgemeinen Registrierung. Die Regeln unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde: Prüfen Sie die Ihrer eigenen, bevor Sie Ihre Gästemappe festschreiben, denn das ist die Information, die am schnellsten veraltet. Wir halten die französischen Vorschriften zur Kurzzeitvermietung aktuell, ebenso die Einzelheiten zu der Anmeldepflicht für möblierte Ferienunterkünfte.

Die häufigsten Fehler

Vier Schwächen finden sich in den meisten Gästemappen, die man uns zeigt, und keine davon liegt an fehlender Sorgfalt.

Mit der eigenen Vorstellung beginnen. Wer die Gästemappe öffnet, sucht eine bestimmte Information, oft in Eile. Eine Einleitungsseite vor dem Torcode ist eine Seite, die er genervt wegscrollt. Erst der Zugang, dann die Vorstellung.

Überschriften statt Antworten schreiben. „Praktische Informationen“ sagt nichts. „Der Müll wird dienstagabends rausgestellt, der Müllraum ist hinten im Hof rechts“ antwortet. Eine Gästemappe misst sich an der Zahl der Fragen, die sie schließt, nicht an der Zahl der Rubriken, die sie eröffnet.

Einen Reiseführer abschreiben. Fünfzehn kommentarlos aufgelistete Museen sind nicht so viel wert wie zwei Adressen, die Sie selbst besuchen.

Sie nicht mehr aktualisieren. Das ist der teuerste und der häufigste Fehler. Eine gedruckte Gästemappe veraltet bei der ersten Änderung eines Codes, Preises oder einer Uhrzeit, und die Korrektur bedeutet, sie neu zu machen. Viele Gastgeber rühren sie irgendwann nicht mehr an, und die Gästemappe wird zur Fehlerquelle statt zum Service.

Wenn Sie über Airbnb vermieten, kommen zu diesen vier Punkten plattformspezifische Erwartungen hinzu, die wir in unserem Beispiel einer digitalen Gästemappe für Airbnb ausführen.

Wie lange dauert das Ausfüllen?

Rechnen Sie mit einer Stunde für die erste Version, wenn Sie die Codes und Informationen zur Hand haben. Zeit kostet nicht das Layout, sondern das Herausfinden des Müllabfuhrtags und des genauen WLAN-Passworts.

Eine Methode, die funktioniert: Füllen Sie zuerst die Abschnitte 2, 3 und 4 aus, in der Unterkunft, mit dem Telefon in der Hand. Das sind die drei, die die meisten Anrufe verhindern. Die Willkommensworte und die Empfehlungen vor Ort schreiben Sie danach in Ruhe.

Streben Sie nicht gleich Vollständigkeit an. Eine Gästemappe wird Aufenthalt für Aufenthalt vollständiger, in dem Maß, in dem Gäste Ihnen Fragen stellen: Jede zweimal gestellte Frage ist eine Zeile, die dazukommt.

Word, PDF oder digital: was das Format verändert

Die obige Vorlage funktioniert in jedem Format. Die Entscheidung fällt an anderer Stelle, bei drei konkreten Fragen.

	Gedruckt oder PDF	Digitale Gästemappe
Der Torcode ändert sich	Neu machen und neu drucken	In einer Minute korrigiert, alle sehen die aktuelle Version
Ein Gast spricht kein Französisch	Er fotografiert und übersetzt, oder er schreibt Ihnen	Angezeigt in der Sprache seines Telefons
Sie wollen wissen, was fehlt	Keine Ahnung	Sie sehen, welche Abschnitte aufgerufen werden

Diese Grenzen liegen am Format, nicht an der Qualität dessen, was Sie schreiben. Das ist auch der Grund, warum dieser Artikel Ihnen keine Datei zum Herunterladen anbietet: Ein starres Dokument würde genau das Problem reproduzieren, das es zu lösen vorgibt.

Bei StyQR wird die Gästemappe über einen dauerhaften QR-Code geteilt, in der Unterkunft ausgehängt oder in Ihre Check-in-Nachricht eingefügt. Sie wird in 14 Sprachen übersetzt und in der Sprache des Gästetelefons angezeigt. Der Test läuft 14 Tage, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Ist die digitale Gästemappe Pflicht?
Das Dokument selbst nicht. Mehrere Informationen darin müssen dem Gast jedoch zur Kenntnis gebracht werden, und die Gästemappe ist der einfachste Weg dafür.

Soll man sie ausdrucken oder vor dem Check-in versenden?
Beides, wenn möglich. Der Abschnitt „Ankommen“ hilft vor dem Check-in, wenn der Gast noch im Auto sitzt. Der Rest hilft vor Ort. Das ist das wichtigste Argument für eine Gästemappe, die man auf dem Telefon lesen kann.

Was ändert sich bei einer Gästemappe für ein Gîte gegenüber einer Wohnung?
Die Struktur bleibt gleich, nur die Gewichtung der Abschnitte verschiebt sich. Bei einem Gîte nehmen Zugang und Außenausstattung mehr Platz ein; bei einer Wohnung sind es Gemeinschaftsflächen, Aufzug und Hausordnung der Eigentümergemeinschaft.

Wie viele Seiten sollte eine Gästemappe haben?
So viele, wie es braucht, um die Fragen zu beantworten, keine mehr. Sechs bis zehn Seiten deckenديn die meisten Unterkünfte ab. Über fünfzehn liest niemand.

Kann man seine Gästemappe mit Canva erstellen?
Ja, und das Ergebnis ist oft schön. Sie werden lediglich die drei Grenzen aus der Tabelle oben wiederfinden, denn die erzeugte Datei bleibt ein PDF.

Sollte man seine Gästemappe übersetzen?
Sobald Sie ausländische Gäste empfangen: ja, mindestens die Abschnitte „Ankommen“ und „Pflichtangaben“. Dort kostet ein Missverständnis am meisten.