Die besten Hotelsoftware-Lösungen im Überblick

Ein Hotel mit zwanzig Zimmern bedeutet schon einen Belegungsplan, Preise, die sich ständig ändern, drei Buchungsportale, die aktuell gehalten werden müssen, und eine Abrechnung, die jeden Monat fertig sein soll. Das alles von Hand zu erledigen, kostet mehr als eine Software: Die Frage ist nicht, ob Sie eine brauchen, sondern welche, und vor allem welche mehreren, denn was Hoteliers „die Software“ nennen, umfasst in Wirklichkeit vier verschiedene Werkzeuge.

Vier Kategorien, die man nicht verwechseln sollte

Die meisten Fehlentscheidungen entstehen genau hier: Man kauft ein Werkzeug in der Annahme, es ersetze ein anderes.

• Das PMS (Property Management System) ist das Herzstück: Zimmerbelegung, An- und Abreisen, Abrechnung, Tagesjournal. Es ist das Programm, das Sie morgens öffnen.
• Der Channel Manager verteilt Ihre Verfügbarkeiten auf Booking, Expedia oder Airbnb und spielt die Buchungen zurück ins PMS. Ohne ihn tippen Sie alles doppelt ein und überbuchen irgendwann.
• Die Buchungsmaschine ermöglicht Buchungen über Ihre eigene Website, ohne Portalprovision. Der einzige Kanal, bei dem die Marge vollständig bei Ihnen bleibt.
• Das RMS (Revenue Management System) passt die Preise an Nachfrage, Saison und Wettbewerb an. Ab einem bestimmten Volumen sinnvoll, darunter überflüssig.

Viele Anbieter vereinen heute alle vier Bausteine in einer Oberfläche. Das ist bequem, entbindet Sie aber nicht davon, zu wissen, wofür Sie bezahlen.

Die Lösungen, die den Markt prägen

Das sind die Namen, die bei französischen Hoteliers am häufigsten fallen, und was sie unterscheidet. Preise nennen wir hier bewusst nicht : Die Tarife richten sich nach der Zimmerzahl und werden verhandelt, jede genannte Summe wäre in der Hälfte der Fälle falsch.

• Mews: ein in der Cloud entstandenes PMS, das von Gruppen und Aparthotels genutzt wird, mit einem sehr umfangreichen Marktplatz für Integrationen und einer offenen API. Bei den HotelTechAwards 2024 zum besten PMS gewählt. Die Wahl für Häuser, die viele Werkzeuge miteinander verbinden wollen.
• Cloudbeds: eine All-in-one-Plattform, die von jedem Gerät aus erreichbar ist und PMS, Channel Manager und Buchungsmaschine vereint. Sehr verbreitet bei unabhängigen Häusern und hybriden Unterkünften.
• Misterbooking: französischer Anbieter, Channel Manager und Buchungsmaschine sind nativ integriert. Ein Ansprechpartner, der Ihre Sprache spricht und die lokalen Vorschriften kennt, was am Tag einer Kontrolle mehr zählt, als man denkt.
• Thaïs: französische Lösung, 2006 gestartet, cloudbasiert und All-in-one. Eine sichere Wahl für ein unabhängiges Hotel, das einen Partner in der Nähe möchte statt eines Supports am anderen Ende der Welt.

Diese Liste ist kein Ranking. Das beste PMS für ein charmantes Haus mit zwölf Zimmern ist nicht dasselbe wie für eine Gruppe mit vier Betrieben : Entscheidend sind Ihre Größe, Ihre Kanäle und Ihr Team.

Die sechs Fragen vor der Unterschrift

Sie lassen sich in einer Demo klären, und sie trennen die Anbieter zuverlässiger als jede Funktionsliste.

• Was passiert, wenn ich kündige ? Bekommen Sie Ihre Kundendaten und Ihre Historie zurück, in welchem Format und zu welchen Kosten ?
• Ist der Channel Manager enthalten oder wird er separat berechnet ? Das ist die Position, die die genannte Rechnung oft verdoppelt.
• Wie viele Kanäle sind angebunden, und welche ? Prüfen Sie, ob die Kanäle dabei sind, die Sie tatsächlich nutzen, nicht die Gesamtzahl.
• Wer sitzt im Support, zu welchen Zeiten, in welcher Sprache ? Ein Belegungsproblem an einem Samstag im Juli wartet nicht bis Montag.
• Wie lang ist die Vertragsbindung ? Hotelverträge laufen oft über drei Jahre, und das ist lang für ein Werkzeug, das man täglich öffnet.
• Wie lange dauert die Übernahme der bestehenden Daten ? Eine PMS-Migration rechnet man in Wochen, und sie fällt selten in einen günstigen Moment.

Was ein PMS nicht leistet

Ein PMS verwaltet Ihren Betrieb : Zeilen, Daten, Beträge. Mit Ihrem Kunden spricht es nicht. Kein Belegungsplan sagt dem Gast, wo er parken kann, wie die Klimaanlage funktioniert, wann das Spa schließt oder wo man an einem Sonntagabend zu Abend isst.

Das ist eine andere Aufgabe, und es ist unsere : StyQR ist kein PMS und will auch keines werden. Die digitale Gästemappe übernimmt dort, wo das PMS endet, auf der Seite des Gastes : ein QR-Code pro Zimmer, alle praktischen Informationen in vierzehn Sprachen, ein Assistent, der zu jeder Stunde antwortet, und Ihre Leistungen sichtbar in Szene gesetzt. Beide Werkzeuge arbeiten nebeneinander, ohne sich in die Quere zu kommen : Der Link zu Ihrer Gästemappe wird einfach in die automatischen Nachrichten eingefügt, die Ihr PMS ohnehin schon versendet.

Wo Sie anfangen, je nach Größe

• Weniger als zehn Zimmer : Ein All-in-one-PMS mit integriertem Channel Manager genügt. Verzichten Sie auf ein RMS, das Volumen reicht nicht, damit es sich rechnet.
• Zehn bis vierzig Zimmer : Hier lohnt sich die Buchungsmaschine. Jede Direktbuchung erspart Ihnen eine zweistellige Provision.
• Darüber hinaus oder mehrere Häuser : Schauen Sie zuerst auf die Integrationen und die API. Teuer ist in dieser Größe nicht das Abonnement, sondern die Zeit, die für das Übertragen von einem Werkzeug ins andere draufgeht.

Und in allen drei Fällen : Machen Sie eine Demo mit Ihren eigenen Daten und Ihren eigenen Abläufen. Eine Software beurteilt man an dem Handgriff, den Sie hundertmal pro Woche machen, nicht an der Funktionsübersicht.