Guía de bienvenida gratuita: cuándo basta de verdad
Las tres formas de hacer una guía de bienvenida sin pagar, lo que cuesta cada una el día que cambia un dato, y la señal exacta que indica que hay que pasar a la versión de pago.
Lo esencial. Una guía de bienvenida gratuita basta mientras tenga un solo alojamiento, pocas semanas alquiladas y huéspedes francófonos: un documento de Word, un Canva o el manual de la casa de Airbnb hacen el trabajo. Lo gratuito cuesta tiempo: un PDF o un Canva hay que rehacerlo cada vez que cambia la contraseña del wifi, y no se traduce. Lo que se paga con una guía digital es la actualización de una sola vez y los idiomas. El punto de inflexión llega cuando uno contesta dos veces al mismo mensaje.
Cuándo lo gratuito basta de verdad
La gente busca gratis porque está empezando, tiene uno o dos alojamientos. Es una buena razón, y en algunos casos la respuesta honesta es: siga con lo gratuito.
Tres condiciones, y hacen falta las tres.
- Un solo alojamiento, cuyos códigos se sabe de memoria.
- Pocas semanas alquiladas: unas cuantas reservas al año, no un calendario lleno de mayo a septiembre.
- Huéspedes que leen francés, o estancias en las que usted está allí para recibirlos.
En cuanto al idioma, un PDF no engaña: no es interactivo. El día que quiera traducirlo, tendrá que rehacerlo página por página y volver a imprimirlo. Mientras sus reservas se cuenten con los dedos de una mano, es llevadero. Más allá, es mucho papel.
Muchos dudan antes de abandonar el papel porque piensan que sus huéspedes, de más edad, lo preferirán. Por lo general, todo va muy bien: les gusta tener la guía con antelación y buscar lo menos posible. Y nada impide conservar un soporte en papel vinculado a la guía digital.
En cuanto a las versiones digitales gratuitas: o están limitadas, o hay gato encerrado. No se puede regalar todo y mantener un producto de calidad. Lo que usted busca es una guía que le encaje, una interfaz que le encaje y un soporte que responda.
Para un alojamiento que se alquila tres semanas al año, lo gratuito basta. Imprime dos páginas, las deja sobre la mesa y las corrige a bolígrafo el día que cambia el código de la cancela. Nadie necesita una suscripción para eso, y venderle una suscripción en ese caso no le haría ningún favor.
Lo que hace cambiar las cosas casi nunca es el número de páginas de la guía. Es el número de veces que la modifica y el número de idiomas en los que habría que leerla.
Las tres opciones gratuitas y lo que saben hacer
Hay tres formas de hacer una guía de bienvenida sin pagar. No son equivalentes, y ninguna es mala: simplemente fallan en cosas distintas.
Un documento de Word, exportado a PDF
La más sencilla y la más duradera. Escribe las siete secciones en el orden de la estancia, exporta y envía el archivo por mensaje antes del check-in. El contenido importa más que el diseño: hemos escrito la plantilla completa, sección por sección, con un ejemplo rellenado, y se puede copiar en cualquier procesador de textos.
Su límite es mecánico. El archivo que el huésped descargó el martes no volverá a cambiar nunca, aunque usted corrija el suyo el miércoles.
Canva
El resultado suele quedar bonito, y el plan gratuito da de sobra para seis páginas bien cuidadas. La traducción, en cambio, choca enseguida con el formato: la herramienta de traducción de Canva trabaja un solo idioma a la vez, con un límite de 2.000 caracteres, y genera una copia del diseño. Cuatro idiomas son cuatro archivos que corregir el día que cambia la contraseña del wifi. En otro artículo hemos detallado lo que cambia realmente pasar de un PDF de Canva a una guía consultable en línea.
El manual de la casa y las guías de Airbnb
Es la opción gratuita más desaprovechada, y la que tiene la mejor relación esfuerzo/resultado si solo alquila en Airbnb. Dos campos distintos: el manual de la casa, para el funcionamiento del alojamiento, y las guías, para sus recomendaciones.
Dos detalles que conviene saber antes de apostar todo por ahí. Solo los huéspedes con una reserva confirmada pueden acceder al manual de la casa, según el centro de ayuda de Airbnb: un huésped llegado desde Booking, desde Abritel o desde su propia web no lo verá nunca. Y las guías están asociadas a una cuenta de anfitrión individual y no a un anuncio, lo que deja fuera a sus coanfitriones a la hora de modificarlas. Fuentes consultadas el 13 de septiembre de 2026.
En otras palabras: excelente mientras Airbnb sea su único canal. El día que alquile en otro sitio, tendrá dos guías que mantener, y solo una de las dos estará actualizada.
Lo que le cuesta cada opción el día que cambia una información
Aquí tiene el mismo incidente, el que le pasa a todo el mundo, resuelto con las cuatro opciones. La última columna no está de adorno: es la única en la que el gesto se hace una sola vez.
| La situación | Word o PDF | Canva | Manual de Airbnb | Guía digital |
|---|---|---|---|---|
| La contraseña del wifi cambia en agosto | Corrige, vuelve a exportar y reenvía el archivo a las reservas en curso | Lo mismo, y una vez por idioma | Corregido en el anuncio, visible al instante | Corregido una vez, todo el mundo ve la versión actualizada |
| Un huésped italiano llega a las 23:00 | Hace una foto y lo traduce él mismo | Hace falta un archivo por idioma, creado con antelación | Reservado al huésped que ha reservado en Airbnb | Se muestra en el idioma del móvil, sin preparar nada |
| Publica un segundo anuncio en Booking | Un archivo más, casi idéntico | Un diseño más que duplicar | Inservible fuera de Airbnb | El mismo enlace, o una guía por alojamiento |
| Quiere saber qué buscan los huéspedes | Ni idea | Ni idea | Ni idea | Ve qué secciones se abren |
| No hay cobertura en la aldea | Gana el papel | Gana el papel | Inaccesible | Hace falta conexión para abrirla la primera vez |
La última línea es un límite real por nuestra parte, y merece decirse: si su alojamiento está en una zona sin cobertura, deje una hoja con los códigos sobre la mesa, sea cual sea su herramienta. Un código QR sin cobertura es un bonito mosaico.
El punto de inflexión: dos veces el mismo mensaje
El punto de inflexión llega cuando uno contesta dos veces al mismo mensaje. No con el décimo alojamiento, ni en el momento de hacerse profesional: en la segunda vez que teclea el código de la cancela en el móvil, para dos huéspedes distintos, porque la guía no lo decía con suficiente claridad.
Esos mensajes rara vez llegan a las 15:00. Llegan a las 23:40, y todos se parecen: el código, la basura, el wifi. Una guía bien rellenada no le libra de una llamada, nada le libra de eso. Lo que hace es eliminar las preguntas recurrentes, esas que ya contestó la semana anterior, palabra por palabra, a otra persona.
El resto es una cuestión de límites. Un huésped que tiene la información a mano y aun así le escribe a una hora indecente es un caso aislado, no su día a día. La diferencia está ahí: contesta porque lo decide usted, no porque su guía le obligue. Eso es sobre todo lo que se gana, y no aparece en ningún cálculo de rentabilidad.
Esa pregunta hecha dos veces vale más que un cálculo de rentabilidad. Dice dos cosas: su guía tiene un hueco, y hay que taparlo en un sitio donde la corrección también beneficie al siguiente huésped. En un archivo no ocurre así. El siguiente huésped recibirá la misma versión que usted todavía no ha vuelto a abrir.
Lo que se paga, exactamente
Una guía de bienvenida digital es una página web privada, propia de un alojamiento, que el huésped abre escaneando un código QR o pulsando un enlace, y que el anfitrión actualiza en cualquier momento sin volver a imprimir nada. Eso es todo. El contenido lo escribe usted: es el mismo que tiene en su Word.
Lo que se paga con una guía digital es la actualización de una sola vez y los idiomas. El resto es comodidad. En StyQR, una corrección se propaga a todos los huéspedes que están de estancia, y la guía se muestra en el idioma del móvil del huésped, en 14 idiomas. De las 35.000 guías creadas desde 2019, el 40 % de las consultas se hacen en un idioma distinto del francés, y el 91 % en móvil. Es el argumento que decide con más frecuencia, mucho antes que el diseño.
El precio: 49 € sin IVA al año y por guía para un alquiler, un gîte o una casa de huéspedes, es decir algo más de 4 € al mes, con una prueba de 14 días sin tarjeta bancaria. Para los alojamientos abiertos unas pocas semanas existe una tarifa de temporada desde 9,90 € sin IVA, y el detalle está en la tabla de tarifas de los alquileres. Si quiere el razonamiento con cifras partida por partida, está en nuestro artículo sobre lo que paga realmente cuando paga una guía.
Una cosa que no le vamos a prometer: una guía de pago no vuelve interesante un contenido vacío. Un Word bien escrito le gana a una guía digital rellenada a medias, cualquier día de la semana.
La plantilla gratuita, sin formulario que rellenar
No pedimos un correo electrónico a cambio de una plantilla. Está escrita en línea, se lee de principio a fin, y puede copiarla en el formato que quiera. Si alquila en la plataforma, el ejemplo de guía de bienvenida de Airbnb recoge las expectativas propias de Airbnb, incluido el check-in autónomo.
Y si prefiere ver antes de escribir, hay varias guías de demostración abiertas: gîte, apartamento, camping. Míre las sobre todo por el orden de las secciones, que es lo que mejor se copia y lo que no cuesta nada.
Una última referencia, para decidir sin tabla: si todavía duda, es que lo gratuito aguanta. El día que deje de aguantar no se hará la pregunta, estará tecleando otra vez un código en el móvil.
Preguntas frecuentes
¿Existe una plantilla de guía de bienvenida gratuita para descargar? Sí, y muchas piden un correo electrónico a cambio. La nuestra está escrita directamente en el artículo dedicado a la plantilla de guía de bienvenida, sección por sección, con un ejemplo rellenado. La copia en Word, en Canva o en una guía digital: el contenido es el mismo.
¿Basta con el manual de la casa de Airbnb? Basta si Airbnb es su único canal de reserva. El centro de ayuda de Airbnb precisa que solo pueden acceder los huéspedes con una reserva confirmada. Un huésped llegado por Booking, por Abritel o en directo nunca tendrá acceso, y le llamará.
¿Se puede hacer una guía de bienvenida gratuita en Canva? Sí, y el resultado suele quedar bien. La dificultad llega con los idiomas: la herramienta de traducción trabaja un idioma a la vez, con un límite de 2.000 caracteres, y crea una copia del diseño. Cada idioma se convierte, por tanto, en un archivo más que corregir.
¿Es obligatoria la guía de bienvenida? El documento en sí no lo es. En cambio, varias informaciones que contiene, como el número de registro del alojamiento o las instrucciones de seguridad, deben ponerse en conocimiento del huésped. La guía es simplemente el sitio más cómodo para reunirlas.
¿A partir de cuántos alojamientos hay que pasar a la versión de pago? No hay un umbral, hay un síntoma: la misma pregunta formulada dos veces por dos huéspedes distintos. Hay anfitriones con cinco alojamientos que se manejan muy bien con archivos, y otros que dan el paso con un solo apartamento alquilado todo el año.
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