Os melhores softwares de gestão hoteleira

Um hotel de vinte quartos já significa um planeamento, tarifas que mudam, três plataformas de reserva para manter atualizadas e uma faturação para fechar todos os meses. Fazer isso à mão fica mais caro do que um software: a questão não é se é preciso um, mas qual, e sobretudo quais, porque aquilo a que os hoteleiros chamam «o software» abrange, na realidade, quatro ferramentas diferentes.

Quatro famílias que não se devem confundir

É daqui que vem a maior parte das más decisões: compra-se uma ferramenta a pensar que substitui outra.

• O PMS (Property Management System) é o coração: o planeamento dos quartos, os check-ins e os check-outs, a faturação, o diário de ocorrências. É o que se abre pela manhã.
• O channel manager distribui as suas disponibilidades no Booking, no Expedia ou no Airbnb e faz descer as reservas para o PMS. Sem ele, volta a introduzir tudo à mão e, um dia ou outro, acaba com uma sobrerreserva.
• O motor de reservas é o que permite reservar a partir do seu próprio site, sem comissão de plataforma. É o único canal em que fica com a margem inteira.
• O RMS (Revenue Management System) ajusta os preços em função da procura, da época e da concorrência. Útil a partir de um certo volume, dispensável abaixo disso.

Muitos fornecedores oferecem hoje as quatro coisas na mesma interface. É confortável, mas não dispensa saber aquilo que está a pagar.

Antes de olhar para os nomes dos fornecedores, aqui estão as quatro famílias lado a lado, com o momento em que cada uma se torna útil.

Ferramenta	O que faz	Quando se torna útil
PMS (Property Management System)	Planning dos quartos, entradas e saídas, facturação, diário de exploração	Desde o início: é o que se abre todas as manhãs
Channel manager	Distribui as suas disponibilidades no Booking, Expedia ou Airbnb e devolve as reservas ao PMS	A partir do momento em que vende numa plataforma: sem ele volta a inserir tudo à mão e um dia sobrevende
Motor de reservas	Permite reservar a partir do seu próprio site, sem comissão de plataforma	Rentável entre dez e quarenta quartos: é o único canal em que fica com a margem inteira
RMS (Revenue Management System)	Ajusta os preços em função da procura, da época e da concorrência	A partir de certo volume; dispensável abaixo dos dez quartos

As soluções que estruturam o mercado

Estes são os nomes que surgem com mais frequência entre os hoteleiros franceses e aquilo que os distingue. Não se indica aqui nenhum preço : as tabelas calculam-se pelo número de quartos e negoceiam-se, pelo que qualquer valor apresentado estaria errado em metade dos casos.

• Mews: PMS nascido na cloud, adotado por grupos e por residências hoteleiras, com um marketplace de integrações muito completo e uma API aberta. Eleito melhor PMS nos HotelTechAwards 2024. A escolha dos estabelecimentos que querem ligar muitas ferramentas entre si.
• Cloudbeds: plataforma tudo-em-um acessível de qualquer dispositivo, que reúne PMS, channel manager e motor de reservas. Muito difundida entre os independentes e os alojamentos híbridos.
• Misterbooking: fornecedor francês, com channel manager e motor de reservas integrados de origem. Um interlocutor que fala a sua língua e conhece a regulamentação local, o que conta mais do que se imagina no dia de uma fiscalização.
• Thaïs: solução francesa lançada em 2006, na cloud e tudo-em-um. Valor seguro para um hotel independente que prefere um parceiro próximo do terreno a um suporte do outro lado do mundo.

Esta lista não é um ranking. O melhor PMS para um hotel de charme de doze quartos não é o mesmo de um grupo com quatro estabelecimentos : são a sua dimensão, os seus canais e a sua equipa que decidem.

As seis perguntas a fazer antes de assinar

Fazem-se numa demonstração e separam os fornecedores melhor do que uma lista de funcionalidades.

• O que acontece se eu sair ? Recupera os dados dos seus clientes e o seu histórico, em que formato e a que custo ?
• O channel manager está incluído ou é faturado à parte ? É esta a rubrica que, muitas vezes, duplica a fatura anunciada.
• Quantos canais estão ligados e quais são ? Verifique a presença daqueles que usa realmente, não o número total.
• Quem responde no suporte, a que horas e em que língua ? Um problema de planeamento a um sábado de julho não espera pela segunda-feira.
• Qual é o período de fidelização ? Os contratos hoteleiros estendem-se muitas vezes por três anos, o que é longo para uma ferramenta que se abre todos os dias.
• Quanto tempo dura a migração dos dados existentes ? A migração de um PMS conta-se em semanas e raramente cai no momento certo.

O que um PMS não faz

Um PMS gere a sua operação : linhas, datas, valores. Não fala com o seu cliente. Nada, num planeamento de quartos, diz ao hóspede onde estacionar, como funciona o ar condicionado, a que horas fecha o spa ou onde jantar num domingo à noite.

Isso é outro ofício, e é o nosso : a StyQR não é um PMS e não pretende vir a sê-lo. O guia de boas-vindas digital assume o comando onde o PMS termina, do lado do hóspede : um código QR por quarto, as informações práticas em catorze línguas, um assistente que responde a qualquer hora e os seus serviços em destaque. As duas ferramentas convivem sem se atropelarem : o link do seu guia entra nas mensagens automáticas que o seu PMS já envia.

Por onde começar, segundo a sua dimensão

Com menos de dez quartos, um PMS tudo-em-um com channel manager integrado é suficiente, e não acrescente um RMS: não tem volume para o rentabilizar. Entre dez e quarenta quartos, o motor de reservas torna-se rentável, porque cada reserva direta lhe poupa uma comissão de dois dígitos. Acima disso, ou a partir do momento em que gere vários estabelecimentos, olhe primeiro para as integrações e para a API: o que fica caro nesta dimensão não é a subscrição, é o tempo passado a copiar dados de uma ferramenta para outra.

E nos três casos : faça uma demonstração com os seus próprios dados, sobre os seus próprios casos. Um software avalia-se pelo gesto que vai repetir cem vezes por semana, não pela página de funcionalidades.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um PMS e um channel manager? O PMS é o centro da exploração: o planeamento dos quartos, as chegadas e as partidas, a faturação, o livro de ocorrências. O channel manager distribui a sua disponibilidade no Booking, na Expedia ou no Airbnb e faz descer as reservas para o PMS. Sem ele, volta a introduzir tudo à mão e mais tarde ou mais cedo fica com uma sobrerreserva. Muitos fornecedores reúnem os dois na mesma interface, mas confirme se o channel manager está incluído ou faturado à parte.

Vale a pena um motor de reservas se já vendo no Booking? Sim, porque é o único canal em que mantém a margem inteira: reservar a partir do seu próprio site evita a comissão da plataforma. Entre dez e quarenta quartos, torna-se rentável. Abaixo disso, um PMS tudo-em-um com channel manager integrado costuma chegar.

É preciso um RMS num hotel pequeno? O RMS ajusta os preços consoante a procura, a época e a concorrência. Abaixo de dez quartos não há volume para o rentabilizar: é mais uma linha na fatura, sem efeito mensurável. Justifica-se a partir de certo volume, não antes.

O StyQR substitui o meu PMS? Não, nem tem essa vocação. O PMS trata da exploração, com linhas, datas e montantes; o guia de acolhimento digital assume o lado do hóspede, com um código QR por quarto, as informações práticas e os seus serviços em destaque. Os dois convivem: o link do guia entra nas mensagens automáticas que o seu PMS já envia.

Quanto tempo demora a mudar de PMS? A recuperação do existente conta-se em semanas e raramente calha em boa altura. Faça a pergunta durante a demonstração, ao mesmo tempo que esta: se um dia sair, recupera os dados dos clientes e o histórico, em que formato e a que custo? Confirme também a duração do compromisso, já que os contratos hoteleiros se estendem muitas vezes por três anos.

Qual é o melhor software de gestão hoteleira? Nenhum o é em absoluto. Mews, Cloudbeds, Misterbooking e Thaïs são os nomes que mais surgem entre os hoteleiros franceses, mas a escolha certa depende da sua dimensão, dos seus canais e da sua equipa: o PMS de um hotel de charme com doze quartos não é o de um grupo com quatro unidades. Faça a demonstração com os seus próprios dados e avalie o gesto que vai repetir cem vezes por semana.