A sua To Do List Airbnb, para uma organização impecável!

Um check-out às 10h, um check-in às 16h. Pelo meio, a limpeza, a roupa, a reposição e a verificação de que nada ficou partido. Seis horas parecem confortáveis até ao dia em que a máquina ainda está a trabalhar às 15h30.

O que distingue os anfitriões que conseguem manter o ritmo não é a velocidade. É a ordem pela qual fazem as coisas e o facto de nunca terem de se esforçar por lembrar.

A ordem conta mais do que a lista

A regra que faz ganhar mais tempo resume-se a uma frase: aquilo que leva tempo sem precisar de si arranca primeiro.

A máquina de lavar roupa e a máquina de lavar louça põem-se a trabalhar nos cinco minutos seguintes à sua chegada, antes mesmo de olhar para o estado do alojamento. Vão trabalhar enquanto o senhor faz o resto. O erro clássico é limpar primeiro e pôr a roupa a lavar no fim: a roupa passa então a ser o fator limitador de todo o dia.

Só depois é que chega a vez do alojamento, de cima para baixo e do fundo para a saída, para nunca voltar a passar por uma zona já limpa.

A ronda dos consumíveis

É aqui que nasce a maioria das mensagens recebidas a meio da noite. Um consumível que falta não se vê a olho: tem de ser contado.

• papel higiénico: um rolo já começado não conta, tenha sempre dois de reserva bem à vista;
• detergente da louça, esfregão, sacos do lixo, pastilhas para a máquina de lavar louça;
• sabão, gel de banho, sal, pimenta, azeite, café e filtros;
• lâmpadas, pilhas do telecomando, cápsulas se disponibilizar uma máquina.

O hábito que resolve o assunto de vez: manter uma reserva fechada dentro do alojamento e indicá-la no guia de boas-vindas. O hóspede que encontra sozinho o pacote de esfregões não lhe escreve.

As três verificações que fazem as avaliações

Em dezenas de avaliações no Airbnb, há três pontos que aparecem muito mais vezes do que a própria limpeza.

O wifi. Ligue-se de verdade, com o seu telemóvel, esquecendo primeiro a rede. Um router reiniciado durante a noite pode ter mudado de comportamento e o senhor é o único que não se dá conta, porque o seu telemóvel já está emparelhado.

A água quente. Abra a torneira do duche e espere. Um termoacumulador que demora quatro minutos a aquecer não é um defeito, mas é uma informação que deve estar escrita em algum lugar.

Os acessos. Teste o teclado de código ou o cofre das chaves com o código que vai comunicar, e não de memória. Um dígito alterado na última estadia e nunca reposto é a avaria mais frequente e a pior recebida.

Estes três pontos aparecem muito mais vezes do que a limpeza em si nas avaliações do Airbnb. Aqui está o que deve verificar antes de cada chegada de hóspede.

Ponto a verificar	Como testá-lo	Erro a evitar
Wi-Fi	Conecte-se com o seu telemóvel, esquecendo primeiro a rede	Um router reiniciado durante a noite muda de comportamento; o seu telemóvel emparelhado não o vê
Água quente	Abra a torneira do chuveiro e espere	Um depósito que demora quatro minutos não é um defeito, mas os hóspedes devem saber
Acesso	Teste o código da porta ou a caixa de segurança com o código real que enviará	Um dígito alterado durante a última estadia e nunca reposto é a falha mais comum

O que se verifica uma vez por mês, e não a cada saída

Não é tudo que precisa de um controlo entre duas estadias, e querer fazer tudo de cada vez é a melhor forma de acabar por não fazer nada.

Uma vez por mês basta para o detetor de fumo, as juntas do duche, o estado dos utensílios, a descongelação do congelador e a limpeza do filtro do exaustor. Em época alta, encaixe esta ronda no dia em que o intervalo entre duas reservas é maior.

A lista para imprimir

Reunimos esta organização numa página, para afixar no armário das vassouras ou colocar no dossiê da pessoa que faz a limpeza.

Descarregar a To Do List Airbnb (PDF)

Delegar sem perder o controlo

No dia em que outra pessoa passa a cuidar do alojamento, a lista que tem na cabeça torna-se um problema. Tem de existir por escrito, no mesmo lugar que as informações da estadia, com as particularidades que só o senhor conhece: o estore que encrava, o degrau que range, o vizinho a avisar.

O mais simples é colocá-la na ferramenta que a pessoa da limpeza já tem na mão. Uma aplicação de gestão de limpezas como o CleanClac, com a sua checklist por alojamento, mostra a ordem das tarefas, as quantidades a repor consoante o número de hóspedes, e envia-lhe uma fotografia por divisão no fim da limpeza. A lista impressa fica no armário, mas deixa de ser a única cópia.

É também isso que torna o relatório de estado útil. Fotografado em cada saída, poupa-lhe a discussão sobre o que já estava danificado e permite-lhe detetar um estrago antes que o hóspede seguinte o descubra em seu lugar.

Do lado do hóspede, aplica-se a mesma lógica: o código do wifi, as recomendações locais, os números úteis e as regras de separação do lixo não têm de ser repetidos em cada estadia. Um guia de boas-vindas digital mantém tudo atualizado uma vez por todas, e os seus hóspedes acedem-lhe ao digitalizar um código QR colocado sobre a mesa.

Perguntas frequentes

Quando devo verificar o wifi e a água quente antes da chegada de um hóspede? Teste-os no dia da saída do hóspede anterior, usando o seu próprio telemóvel e o código exato que enviará. Um router reiniciado durante a noite muda o seu comportamento, e é o único que não se aperceberá porque o seu telemóvel já está emparelhado. Para a água quente, abra a torneira do chuveiro e espere : se o termoacumulador demora quatro minutos a aquecer, anote-o no seu guia de boas-vindas para que o hóspede não o descubra no chuveiro.

Devo verificar todos os consumíveis antes de cada saída? Não. Concentre-se no papel higiénico, detergente da louça, sacos de lixo e sabão. Outros consumíveis mais caros podem ser reabastecidos conforme as suas reservas. O hábito que resolve isto para sempre : mantenha uma reserva fechada na propriedade e mencione-a no seu guia de boas-vindas. Quando um hóspede encontra por si só as esponjas ou o café, não o incomoda.

Realmente preciso fazer um inventário após cada saída? Sim, mas não pelas razões que podia pensar. Fotografado após cada saída, evita discussões sobre o que já estava danificado e permite-lhe detectar desgaste antes de o próximo hóspede o descobrir. É também o que torna a delegação possível : outra pessoa pode preparar melhor a propriedade se conseguir ver o seu estado real após cada estadia.

Como delego a limpeza sem perder o controlo? A lista na sua cabeça torna-se um problema assim que alguém mais está envolvido. Deve existir por escrito, no mesmo local que a informação de reserva, com os detalhes que só você conhece : a persiana presa, o degrau que range, o vizinho a avisar. Um guia de boas-vindas digital centraliza esta informação e permite que quem limpa aceda a todos os detalhes num único local.

Por que coloco a máquina de roupa primeiro e não no final? Porque o que demora tempo sem ti deve começar primeiro. Inicie a máquina de roupa e a máquina de lavar louça nos primeiros cinco minutos de chegada, antes de sequer olhar para o estado da propriedade. Funcionarão enquanto faz o resto. O erro comum é limpar primeiro e iniciar a roupa no final : a roupa torna-se então o estrangulamento do dia, e corre o risco de exceder o seu horário.

Devo verificar o detetor de fumo antes de cada saída? Não. Nem tudo precisa de verificação entre hóspedes, e tentar fazer tudo todas as vezes é a melhor maneira de não fazer nada. Uma vez por mês é suficiente para o detetor de fumo, vedações do chuveiro, estado dos utensílios de cozinha, descongelação do congelador e limpeza do filtro da campana. Em temporada alta, agende isto no dia com o intervalo mais longo entre reservas.