CleanClac: automatizzare le pulizie del Suo affitto

In sintesi. CleanClac è un'applicazione per la gestione delle pulizie negli affitti brevi, utilizzabile da browser, iPhone e Android, in sei lingue. Vi si collegano i calendari Airbnb, Booking.com, Abritel, Vrbo o Google Calendar tramite link iCal, oppure il proprio gestionale tra Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote : a ogni partenza di un ospite viene creata la pulizia corrispondente, l'addetto riceve la notifica, segue una checklist illustrata e carica una foto o un video con data e ora certificate dal server. Il primo alloggio è gratuito senza limiti di tempo e senza carta di credito, l'abbonamento parte dal secondo alloggio, a 9,99 € al mese per due. Non è un PMS e non è nemmeno collegato alla Sua guida di benvenuto.

Perché le pulizie restano l'anello artigianale dell'affitto

Chieda a un host che cosa gli porta via più tempo nel suo affitto breve. Raramente gli ospiti. Raramente l'annuncio. Quasi sempre la stessa risposta : le pulizie. Non le pulizie in sé, peraltro, ma tutto quello che ci sta intorno : controllare i calendari, avvisare la persona giusta, trasmettere i codici, verificare che sia stato fatto, gestire l'imprevisto del sabato mattina.

L'affitto breve si è largamente professionalizzato : annunci ottimizzati, tariffazione dinamica, messaggi automatici, guida di benvenuto digitale. Le pulizie, invece, restano spesso gestite come dieci anni fa, con un quaderno, qualche SMS e tanta fiducia.

Eppure è una voce che non perdona nulla. Un alloggio preparato male si nota nel giro di un'ora, finisce nella recensione e pesa sul punteggio di pulizia, uno dei criteri più osservati dagli ospiti prima di prenotare. Su Airbnb la pulizia è una delle categorie valutate con le stelle dall'ospite alla fine del soggiorno, e la media compare accanto all'annuncio non appena tre persone hanno recensito l'alloggio.

Tra un soggiorno e l'altro si gioca una corsa contro il tempo invisibile, ed è proprio da lì che dipende la prima impressione dell'ospite che varca la soglia.

Come le Sue prenotazioni programmano le pulizie da sole

Tutto parte da una constatazione semplice : il Suo calendario di prenotazioni sa già quando serve una pulizia. Ogni partenza di un ospite ne richiede una. Invece di ricopiare questa informazione a mano, CleanClac si collega direttamente ad essa.

Esistono due strade. Il link iCal, copiato dalla piattaforma, funziona con Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Calendar e qualsiasi piattaforma che pubblichi un calendario, anche se non compare nell'elenco. La connessione diretta, invece, è pensata per gli host che usano un gestionale : Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote sono supportati e, a seconda del software, insieme ai soggiorni arrivano anche il numero di camere, di letti, di bagni, la metratura o la foto dell'alloggio.

Se ha ancora dubbi su questo tassello, il nostro confronto per scegliere un gestionale per affitti resta il punto di partenza.

Una volta stabilito il collegamento, il meccanismo gira da solo. A ogni partenza viene creata una pulizia, l'addetto riceve subito la notifica e accetta o propone un'altra data. Non deve più controllare nulla : gestisce solo le eccezioni.

La situazione	Gestita a mano	Gestita dall'applicazione	Il messaggio che Le risparmia
Partenza il sabato alle 10, check-in alle 16	Avvisa la sera prima	La pulizia viene inserita nella fascia oraria dell'alloggio	« Passi domani, vero ? »
Prenotazione arrivata alle 23 per il giorno dopo	La scopre al risveglio	La pulizia si crea insieme alla prenotazione	« Non avevo visto questa prenotazione »
Il codice del cancello è cambiato	Lo rimanda a ciascuno	È nella cassaforte dell'alloggio, accessibile il giorno della pulizia	« Qual è il nuovo codice ? »
Carta igienica finita	L'ospite Le scrive	Lo scarico dalla scorta fa scattare l'avviso	« In bagno non c'è più niente »
« Era sporco al nostro arrivo »	La Sua parola contro la sua	La scheda della pulizia, con data e ora	Una richiesta di rimborso senza risposta

La colonna di destra è il modo giusto di valutare uno strumento del genere. Una funzione che non evita nessun messaggio non serve a nulla. E la prenotazione arrivata alle 23 crea la sua pulizia come tutte le altre, senza svegliarLa.

Che cosa cambia una checklist illustrata per ogni alloggio

Creare la pulizia al momento giusto non basta, serve anche che sia fatta al livello giusto. È il secondo pilastro di CleanClac : ogni alloggio ha la sua checklist, composta a partire da una libreria di attività già scritte, ciascuna con la propria immagine e la propria frequenza predefinita. L'addetto non deve decifrare un'istruzione, vede l'oggetto e il risultato atteso.

Le attività sono organizzate per tema :

• Pulizie

• Rifiniture

• Biancheria

• Rifornimento

• Comfort

• Omaggi

Il dettaglio che ci ha interessati di più è un altro : ogni attività arriva con la propria frequenza. Arieggiare e svuotare la pattumiera tornano a ogni pulizia, spolverare i lampadari una volta al mese, pulire il frigorifero ogni quattro pulizie, il forno ogni sei, la ventilazione meccanica ogni tre mesi. È esattamente quello che una checklist fatta in casa dimentica, perché si scrive quello che si fa a ogni cambio e mai quello che si fa due volte l'anno.

Lei tiene ciò che Le serve, rinomina il resto, e il giorno della pulizia l'addetto segue la sua lista sul telefono. Lo stesso livello di preparazione a ogni soggiorno, chiunque sia la persona che ci va.

La prova di fine pulizia, e quanto vale il giorno di una contestazione

« L'alloggio era sporco al nostro arrivo. » Di fronte a questa lamentela, la maggior parte degli host ha solo la propria parola. CleanClac risponde con una scheda : durata reale dell'intervento, stato dell'alloggio valutato da 1 a 5 dall'addetto al suo arrivo, foto o video con data e ora certificate dal server, timbratura sul posto. È lì prima ancora che Lei la chieda.

La differenza rispetto alle foto inviate via SMS sta in un dettaglio : la marcatura temporale arriva dal server, non dal telefono. Una foto mandata in una conversazione WhatsApp dimostra che un alloggio è stato pulito un giorno ; non dimostra quale giorno. Il giorno in cui nasce una contestazione, cauzione, rimborso, recensione contestata, Lei apre la pulizia interessata e trova tutto : datato, intatto, archiviato.

Questa tracciabilità protegge peraltro entrambe le parti. Un soggiorno che lascia l'alloggio in cattive condizioni si documenta con la stessa facilità di una pulizia ben fatta, e l'addetto ha finalmente qualcosa da opporre a un rimprovero ingiustificato. Lo stesso ragionamento vale per il verbale di consegna nell'affitto stagionale, che si gioca alle stesse ore e sulle stesse foto.

Scorte, codici di accesso, guasti : i dettagli che finiscono nelle recensioni

Attorno a questo nucleo, l'applicazione affronta tre fastidi noti a tutti gli host.

Prima di tutto i materiali di consumo. Ogni pulizia scala ciò che è stato rifornito, le quantità seguono il numero di ospiti attesi e scatta un avviso quando il livello scende sotto la soglia. Viene avvisato prima che finiscano, non dal messaggio di un ospite alle 21.

Poi gli accessi. I codici delle cassette portachiavi e le istruzioni di ingresso vivono in una cassaforte dedicata a ogni alloggio, che si apre per l'addetto solo il giorno della pulizia, e ogni consultazione viene registrata. Basta codici che restano all'infinito nelle conversazioni WhatsApp. È la stessa logica dei nostri moduli wifi e codici di accesso lato ospite : un'informazione sensibile si trasmette al momento giusto, non una volta per tutte.

Infine i guasti. Un vetro incrinato, un elettrodomestico rotto, una macchia sospetta : l'addetto segnala il problema dall'applicazione, e la segnalazione arriva direttamente sulla scheda dell'alloggio. L'informazione non si perde più tra due messaggi.

Nessuno ha mai lasciato cinque stelle per un rotolo di carta igienica. Molti ne hanno tolta una per la sua assenza.

Quanto costa CleanClac, e che cosa contiene davvero il piano gratuito

Il modello è insolito : si paga in base al numero di alloggi attivi, mai in base alla dimensione del team. Sulla pagina dei prezzi, il primo alloggio è gratuito per sempre, senza carta di credito e senza conto alla rovescia. L'abbonamento parte dal secondo : 9,99 € al mese per due alloggi, 14,99 € per tre o quattro, 19,99 € per cinque, poi 4 € per alloggio oltre questa soglia. Con il piano annuale, 59,99 €, 89,99 € e 119,99 € a seconda del livello, cioè la metà del mensile. Non viene trattenuta alcuna commissione sulle Sue pulizie, e gli account degli addetti sono gratuiti a vita.

Pulizie e guida di benvenuto : le due metà di un 5 stelle

Un alloggio preparato alla perfezione e un ospite ben seguito: è questa la combinazione che ottiene i punteggi migliori. Le pulizie si occupano della prima impressione, quella dei primi secondi nell'alloggio. La guida di benvenuto digitale, come quella che Le propone StyQR, prende il testimone per tutto il resto del soggiorno: wifi, dotazioni, istruzioni, consigli locali.

I due strumenti lavorano peraltro sullo stesso momento critico, il cambio tra due soggiorni: mentre CleanClac garantisce che l'alloggio sia pronto e lo dimostra, la guida di benvenuto garantisce che l'ospite abbia tutte le risposte senza doverLa disturbare. Due automazioni complementari, per un'esperienza dell'ospite che regge dalla porta d'ingresso al check-out.

Se le pulizie restano l'anello artigianale della Sua organizzazione, è probabilmente il prossimo cantiere da automatizzare: la prova gratuita di 14 giorni di CleanClac, senza carta di credito, basta per collegare i Suoi calendari e vedere le prime pulizie pianificarsi da sole.

Domande frequenti

CleanClac sostituisce il mio PMS o il mio channel manager ?
No, si aggiunge. Il Suo gestionale sincronizza prenotazioni, tariffe e pagamenti ; CleanClac si collega ad esso, o ai Suoi link iCal, e si occupa soltanto delle pulizie. Tariffe, ospiti e pagamenti restano dove sono oggi.

I miei addetti devono pagare o installare qualcosa di complicato ?
No. L'applicazione è gratuita a vita per gli addetti, senza commissioni sulle loro prestazioni. Accedono con il loro numero di telefono e un codice a sei cifre che Lei trasmette loro, dall'app iPhone o Android, oppure semplicemente dal browser del telefono.

E se faccio le pulizie da solo ?
È l'addetto di sé stesso, e il piano gratuito da un alloggio basta. Ha comunque checklist, frequenze e storico. Il giorno in cui delegherà, le istruzioni dell'alloggio saranno già pronte, ma servirà un abbonamento per aggiungere un secondo account.

L'applicazione è riservata ad Airbnb ?
No. I link iCal coprono Airbnb, Booking.com, Vrbo, Abritel, Google Calendar e qualsiasi piattaforma che pubblichi un calendario, mentre le connessioni dirette riguardano Beds24, Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu e SuperHote. Senza alcuna piattaforma, le pulizie si pianificano a mano : gîte affittato in diretta, pulizie domestiche, uffici.

CleanClac è collegato alla mia guida di benvenuto StyQR ?
No. I due strumenti si configurano separatamente, ciascuno con il proprio elenco di alloggi. Si incontrano sul campo più che nei dati : le pulizie preparano l'alloggio, la guida risponde alle domande dell'ospite una volta che è entrato.