I migliori software di gestione alberghiera

Un hotel da venti camere significa già un planning, tariffe che cambiano di continuo, tre portali di prenotazione da tenere aggiornati e una fatturazione da chiudere ogni mese. Farlo a mano costa più di un software: la domanda non è se serve, ma quale e soprattutto quali, perché quello che gli albergatori chiamano « il gestionale » comprende in realtà quattro strumenti diversi.

Quattro famiglie da non confondere

La maggior parte delle scelte sbagliate nasce proprio qui: si compra uno strumento pensando che ne sostituisca un altro.

• Il PMS (Property Management System) è il cuore: il planning delle camere, i check-in e i check-out, la fatturazione, il registro giornaliero. È quello che si apre la mattina.
• Il channel manager distribuisce le Sue disponibilità su Booking, Expedia o Airbnb e riporta le prenotazioni dentro il PMS. Senza, si reinseriscono i dati a mano e prima o poi arriva l'overbooking.
• Il booking engine è ciò che permette di prenotare dal Suo sito, senza commissioni di piattaforma. È l'unico canale su cui trattiene l'intero margine.
• Il RMS (Revenue Management System) adegua i prezzi in base alla domanda, alla stagione e alla concorrenza. Utile oltre un certo volume, superfluo al di sotto.

Oggi molti fornitori propongono tutti e quattro in un'unica interfaccia. È comodo, ma non esime dal sapere cosa si sta pagando.

Prima di guardare i nomi dei fornitori, ecco le quattro famiglie a confronto, con il momento in cui ciascuna diventa utile.

Strumento	Che cosa fa	Quando diventa utile
PMS (Property Management System)	Planning delle camere, arrivi e partenze, fatturazione, giornale di cassa	Dall’inizio: è quello che si apre ogni mattina
Channel manager	Distribuisce le disponibilità su Booking, Expedia o Airbnb e riporta le prenotazioni nel PMS	Appena vendi su una piattaforma: senza di lui reinserisci a mano e prima o poi vai in overbooking
Motore di prenotazione	Permette di prenotare dal tuo sito, senza commissioni di piattaforma	Conviene tra dieci e quaranta camere: è il solo canale in cui il margine resta tutto tuo
RMS (Revenue Management System)	Adegua i prezzi in base alla domanda, alla stagione e alla concorrenza	Da un certo volume in su; superfluo sotto le dieci camere

Le soluzioni che strutturano il mercato

Ecco i nomi che ricorrono più spesso tra gli albergatori francesi e ciò che li distingue. Qui non è indicata nessuna tariffa : i listini si calcolano sul numero di camere e si negoziano, qualsiasi importa pubblicato sarebbe sbagliato nella metà dei casi.

• Mews : PMS nato nel cloud, adottato da gruppi e residence alberghieri, con un marketplace di integrazioni molto ricco e un'API aperta. Eletto miglior PMS agli HotelTechAwards 2024. La scelta delle strutture che vogliono collegare tra loro molti strumenti.
• Cloudbeds : piattaforma all-in-one accessibile da qualsiasi dispositivo, che riunisce PMS, channel manager e booking engine. Molto diffusa tra gli indipendenti e le strutture ibride.
• Misterbooking : software francese, con channel manager e booking engine integrati nativamente. Un interlocutore che parla la Sua lingua e conosce la normativa locale, cosa che conta più di quanto si creda il giorno di un controllo.
• Thaïs : soluzione francese lanciata nel 2006, cloud e all-in-one. Una certezza per un hotel indipendente che vuole un partner vicino al campo anziché un'assistenza dall'altra parte del mondo.

Questo elenco non è una classifica. Il PMS migliore per un hotel di charme da dodici camere non è quello di un gruppo con quattro strutture : a decidere sono le Sue dimensioni, i Suoi canali e il Suo team.

Le sei domande da porre prima di firmare

Si fanno in una demo e distinguono i fornitori meglio di qualsiasi elenco di funzionalità.

• Cosa succede se me ne vado ? Recupera i dati dei Suoi clienti e lo storico, in quale formato e a quale costo ?
• Il channel manager è incluso o fatturato a parte ? È la voce che spesso raddoppia il preventivo annunciato.
• Quanti canali sono collegati e quali ? Verifichi la presenza di quelli che usa davvero, non il numero totale.
• Chi risponde all'assistenza, in quali orari e in quale lingua ? Un problema di planning un sabato di luglio non aspetta il lunedì.
• Qual è la durata del vincolo contrattuale ? I contratti alberghieri arrivano spesso a tre anni, un tempo lungo per uno strumento che si apre ogni giorno.
• Quanto dura la migrazione dei dati esistenti ? Il passaggio da un PMS all'altro si conta in settimane e capita raramente nel momento giusto.

Cosa un PMS non fa

Un PMS gestisce la Sua operatività : righe, date, importi. Non parla al Suo cliente. Niente, in un planning delle camere, dice all'ospite dove parcheggiare, come funziona il climatizzatore, a che ora chiude la spa o dove cenare una domenica sera.

È un altro mestiere, ed è il nostro : StyQR non è un PMS e non vuole diventarlo. La guida di benvenuto digitale prende il testimone dove il PMS si ferma, dal lato dell'ospite : un codice QR per camera, le informazioni pratiche in quattordici lingue, un assistente che risponde a qualsiasi ora e i Suoi servizi messi in evidenza. I due strumenti convivono senza pestarsi i piedi : il link della Sua guida si inserisce nei messaggi automatici che il Suo PMS invia già.

Da dove cominciare, in base alle Sue dimensioni

Con meno di dieci camere basta un PMS all-in-one con channel manager integrato, e non aggiunga un RMS: non ha il volume per ammortizzarlo. Tra dieci e quaranta camere il booking engine diventa redditizio, perché ogni prenotazione diretta Le evita una commissione a due cifre. Oltre, o appena gestisce più strutture, guardi prima di tutto le integrazioni e l’API: a questa dimensione il costo non è l’abbonamento, è il tempo speso a ricopiare dati da uno strumento all’altro.

E in tutti e tre i casi : faccia una demo con i Suoi dati, sui Suoi casi reali. Un software si giudica dal gesto che ripeterà cento volte a settimana, non dalla pagina delle funzionalità.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra un PMS e un channel manager? Il PMS è il cuore della gestione: il planning delle camere, gli arrivi e le partenze, la fatturazione, il giornale di bordo. Il channel manager distribuisce le vostre disponibilità su Booking, Expedia o Airbnb e riporta le prenotazioni nel PMS. Senza di lui si reinserisce tutto a mano e prima o poi si finisce in overbooking. Molti editori riuniscono i due strumenti in un’unica interfaccia, ma verificate se il channel manager è incluso o fatturato a parte.

Serve un motore di prenotazione se vendo già su Booking? Sì, perché è l’unico canale sul quale tenete il margine intero: prenotare dal vostro sito vi evita la commissione della piattaforma. Tra dieci e quaranta camere diventa redditizio. Al di sotto, un PMS tutto-in-uno con channel manager integrato basta quasi sempre.

Serve un RMS in un piccolo hotel? L’RMS adatta i prezzi alla domanda, alla stagione e alla concorrenza. Sotto le dieci camere manca il volume per ammortizzarlo: resta una riga in più in fattura, senza effetto misurabile. Si giustifica oltre un certo volume, non prima.

StyQR sostituisce il mio PMS? No, e non ha intenzione di farlo. Il PMS gestisce l’esercizio, con righe, date e importi; il libretto di accoglienza digitale prende il testimone lato ospite, con un QR code per camera, le informazioni pratiche e i vostri servizi in evidenza. I due convivono: il link del libretto si inserisce nei messaggi automatici che il vostro PMS invia già.

Quanto tempo richiede il cambio di PMS? Il recupero dei dati esistenti si conta in settimane e cade raramente nel momento giusto. Ponete la domanda durante la dimostrazione, insieme a quest’altra: se un giorno andate via, riprendete i dati dei clienti e lo storico, in che formato e a che costo? Verificate anche la durata dell’impegno, perché i contratti alberghieri si estendono spesso su tre anni.

Qual è il miglior software gestionale alberghiero? Nessuno lo è in assoluto. Mews, Cloudbeds, Misterbooking e Thaïs sono i nomi che ricorrono di più tra gli albergatori francesi, ma la scelta giusta dipende dalla vostra dimensione, dai vostri canali e dal vostro team: il PMS di un albergo di charme da dodici camere non è quello di un gruppo con quattro strutture. Fate la dimostrazione con i vostri dati e giudicate il gesto che ripeterete cento volte a settimana.