I migliori software di gestione alberghiera

Un hotel da venti camere significa già un planning, tariffe che cambiano di continuo, tre portali di prenotazione da tenere aggiornati e una fatturazione da chiudere ogni mese. Farlo a mano costa più di un software: la domanda non è se serve, ma quale e soprattutto quali, perché quello che gli albergatori chiamano « il gestionale » comprende in realtà quattro strumenti diversi.

Quattro famiglie da non confondere

La maggior parte delle scelte sbagliate nasce proprio qui: si compra uno strumento pensando che ne sostituisca un altro.

• Il PMS (Property Management System) è il cuore: il planning delle camere, i check-in e i check-out, la fatturazione, il registro giornaliero. È quello che si apre la mattina.
• Il channel manager distribuisce le Sue disponibilità su Booking, Expedia o Airbnb e riporta le prenotazioni dentro il PMS. Senza, si reinseriscono i dati a mano e prima o poi arriva l'overbooking.
• Il booking engine è ciò che permette di prenotare dal Suo sito, senza commissioni di piattaforma. È l'unico canale su cui trattiene l'intero margine.
• Il RMS (Revenue Management System) adegua i prezzi in base alla domanda, alla stagione e alla concorrenza. Utile oltre un certo volume, superfluo al di sotto.

Oggi molti fornitori propongono tutti e quattro in un'unica interfaccia. È comodo, ma non esime dal sapere cosa si sta pagando.

Le soluzioni che strutturano il mercato

Ecco i nomi che ricorrono più spesso tra gli albergatori francesi e ciò che li distingue. Qui non è indicata nessuna tariffa : i listini si calcolano sul numero di camere e si negoziano, qualsiasi importa pubblicato sarebbe sbagliato nella metà dei casi.

• Mews : PMS nato nel cloud, adottato da gruppi e residence alberghieri, con un marketplace di integrazioni molto ricco e un'API aperta. Eletto miglior PMS agli HotelTechAwards 2024. La scelta delle strutture che vogliono collegare tra loro molti strumenti.
• Cloudbeds : piattaforma all-in-one accessibile da qualsiasi dispositivo, che riunisce PMS, channel manager e booking engine. Molto diffusa tra gli indipendenti e le strutture ibride.
• Misterbooking : software francese, con channel manager e booking engine integrati nativamente. Un interlocutore che parla la Sua lingua e conosce la normativa locale, cosa che conta più di quanto si creda il giorno di un controllo.
• Thaïs : soluzione francese lanciata nel 2006, cloud e all-in-one. Una certezza per un hotel indipendente che vuole un partner vicino al campo anziché un'assistenza dall'altra parte del mondo.

Questo elenco non è una classifica. Il PMS migliore per un hotel di charme da dodici camere non è quello di un gruppo con quattro strutture : a decidere sono le Sue dimensioni, i Suoi canali e il Suo team.

Le sei domande da porre prima di firmare

Si fanno in una demo e distinguono i fornitori meglio di qualsiasi elenco di funzionalità.

• Cosa succede se me ne vado ? Recupera i dati dei Suoi clienti e lo storico, in quale formato e a quale costo ?
• Il channel manager è incluso o fatturato a parte ? È la voce che spesso raddoppia il preventivo annunciato.
• Quanti canali sono collegati e quali ? Verifichi la presenza di quelli che usa davvero, non il numero totale.
• Chi risponde all'assistenza, in quali orari e in quale lingua ? Un problema di planning un sabato di luglio non aspetta il lunedì.
• Qual è la durata del vincolo contrattuale ? I contratti alberghieri arrivano spesso a tre anni, un tempo lungo per uno strumento che si apre ogni giorno.
• Quanto dura la migrazione dei dati esistenti ? Il passaggio da un PMS all'altro si conta in settimane e capita raramente nel momento giusto.

Cosa un PMS non fa

Un PMS gestisce la Sua operatività : righe, date, importi. Non parla al Suo cliente. Niente, in un planning delle camere, dice all'ospite dove parcheggiare, come funziona il climatizzatore, a che ora chiude la spa o dove cenare una domenica sera.

È un altro mestiere, ed è il nostro : StyQR non è un PMS e non vuole diventarlo. La guida di benvenuto digitale prende il testimone dove il PMS si ferma, dal lato dell'ospite : un codice QR per camera, le informazioni pratiche in quattordici lingue, un assistente che risponde a qualsiasi ora e i Suoi servizi messi in evidenza. I due strumenti convivono senza pestarsi i piedi : il link della Sua guida si inserisce nei messaggi automatici che il Suo PMS invia già.

Da dove cominciare, in base alle Sue dimensioni

• Meno di dieci camere : basta un PMS all-in-one con channel manager integrato. Non aggiunga un RMS, non ha il volume per ammortizzarlo.
• Da dieci a quaranta camere : è qui che il booking engine diventa redditizio. Ogni prenotazione diretta Le evita una commissione a due cifre.
• Oltre, o con più strutture : guardi prima di tutto le integrazioni e l'API. A questa dimensione il costo non è l'abbonamento, è il tempo speso a ricopiare dati da uno strumento all'altro.

E in tutti e tre i casi : faccia una demo con i Suoi dati, sui Suoi casi reali. Un software si giudica dal gesto che ripeterà cento volte a settimana, non dalla pagina delle funzionalità.