La Sua To Do List Airbnb, per un'organizzazione perfetta!

Un check-out alle 10, un check-in alle 16. Nel mezzo: le pulizie, la lavatrice, il riassortimento e la verifica che nulla si sia rotto. Sei ore sembrano tante, finché non arriva il giorno in cui alle 15.30 la lavatrice sta ancora girando.

Quello che distingue gli host che tengono il ritmo non è la velocità. È l'ordine in cui fanno le cose, e il fatto di non dover mai sforzarsi di ricordare.

L'ordine conta più della lista

La regola che fa guadagnare più tempo si riassume in una frase: ciò che richiede tempo senza di Lei parte per primo.

La lavatrice e la lavastoviglie si avviano nei cinque minuti successivi al Suo arrivo, prima ancora di guardare le condizioni dell'alloggio. Gireranno mentre Lei fa il resto. L'errore classico è pulire prima e avviare la lavatrice alla fine: la biancheria diventa così il fattore limitante di tutta la giornata.

Solo dopo viene il giro dell'alloggio, dall'alto verso il basso e dal fondo verso l'uscita, per non ripassare mai su una zona già pulita.

Il giro dei consumabili

È qui che si annida la maggior parte dei messaggi che arrivano in piena serata. Un consumabile mancante non si vede a occhio: bisogna contarlo.

• carta igienica: un rotolo già iniziato non conta, ne tenga sempre due di riserva bene in vista;
• detersivo per i piatti, spugna, sacchi della spazzatura, pastiglie per la lavastoviglie;
• sapone, bagnoschiuma, sale, pepe, olio, caffè e filtri;
• lampadine, batterie del telecomando, capsule se mette a disposizione una macchina.

L'abitudine che risolve la questione una volta per sempre: tenere una riserva in un armadio chiuso dentro l'alloggio e indicarla nella guida di benvenuto. L'ospite che trova da solo il pacco delle spugne non Le scrive.

I tre controlli che fanno le recensioni

Su decine di recensioni Airbnb, tre punti ritornano molto più spesso della pulizia stessa.

Il wifi. Si colleghi davvero, con il Suo telefono, dimenticando prima la rete. Un router riavviato durante la notte può aver cambiato comportamento, e Lei è l'unico a non accorgersene perché il Suo telefono è già associato.

L'acqua calda. Apra il rubinetto della doccia e aspetti. Uno scaldabagno che ci mette quattro minuti a scaldare non è un difetto, ma è un'informazione da scrivere da qualche parte.

Gli accessi. Provi la tastiera del codice o la cassetta portachiavi con il codice che comunicherà, non a memoria. Una cifra cambiata durante l'ultimo soggiorno e mai ripristinata è il guasto più frequente e quello che viene vissuto peggio.

Questi tre punti appaiono molto più spesso della pulizia stessa nelle recensioni Airbnb. Ecco cosa devi controllare prima di ogni arrivo di ospiti.

Punto da controllare	Come testarlo	Errore da evitare
Wi-Fi	Connettiti con il tuo telefono, dimenticando prima la rete	Un router riavviato di notte cambia comportamento; il tuo telefono accoppiato non lo vede
Acqua calda	Apri il rubinetto della doccia e aspetta	Uno scaldabagno che impiega quattro minuti non è un difetto, ma i clienti devono saperlo
Accesso	Prova il codice della porta o la cassetta delle chiavi con il codice effettivo che invierai	Una cifra cambiata durante l'ultimo soggiorno e mai ripristinata è il guasto più comune

Cosa si controlla una volta al mese, non a ogni partenza

Non tutto ha bisogno di un controllo tra due soggiorni, e volere fare tutto ogni volta è il modo migliore per finire a non fare niente.

Una volta al mese è sufficiente per il rilevatore di fumo, i silicon della doccia, lo stato degli utensili, lo sbrinamento del congelatore e la pulizia del filtro della cappa. In alta stagione, programmi questo giro nella giornata in cui l'intervallo tra due prenotazioni è più lungo.

La lista da stampare

Abbiamo messo questa organizzazione su una pagina, da appendere nell'armadio delle scope o da inserire nella cartellina della persona che si occupa delle pulizie.

Scarica la To Do List Airbnb (PDF)

Delegare senza perdere il controllo

Il giorno in cui qualcun altro si occupa dell'alloggio, la lista che ha in testa diventa un problema. Deve esistere per iscritto, nello stesso posto in cui si trovano le informazioni del soggiorno, con le particolarità che solo Lei conosce: la tapparella che si blocca, il gradino che scricchiola, il vicino da avvisare.

La cosa più semplice è metterla nello strumento che la persona delle pulizie ha già in mano. Un’applicazione per gestire le pulizie come CleanClac, con la sua checklist per alloggio, mostra l’ordine delle attività, le quantità da rimettere in base al numero di ospiti, e vi restituisce una foto per stanza a fine pulizia. La lista stampata resta nell’armadio, ma non è più l’unica copia.

È anche ciò che rende utile il verbale di consegna. Fotografato a ogni partenza, Le evita la discussione su ciò che era già danneggiato e Le permette di rilevare un danno prima che sia l'ospite successivo a scoprirlo al Suo posto.

Dal lato dell'ospite vale la stessa logica: il codice wifi, i consigli locali, i numeri utili e le istruzioni per la raccolta differenziata non devono essere ripetuti a ogni soggiorno. Una guida di benvenuto digitale li tiene aggiornati una volta per sempre, e i Suoi ospiti li consultano scansionando un codice QR appoggiato sul tavolo.

Domande frequenti

Quando devo controllare il wifi e l'acqua calda prima dell'arrivo di un ospite? Controllalo il giorno della partenza dell'ospite precedente, usando il tuo telefono e il codice esatto che invierai. Un router riavviato durante la notte cambia comportamento, e sei l'unico che non se ne accorgerà perché il tuo telefono è già associato. Per l'acqua calda, apri il rubinetto della doccia e aspetta : se lo scaldabagno impiega quattro minuti per riscaldarsi, annotalo nella tua guida di benvenuto in modo che l'ospite non lo scopra sotto la doccia.

Devo verificare tutti i consumibili prima di ogni partenza? No. Concentrati su carta igienica, detersivo per piatti, sacchetti della spazzatura e sapone. Altri consumibili più costosi possono essere riforniti in base alle tue prenotazioni. L'unica abitudine che risolve questo per sempre : mantieni una scorta chiusa nella proprietà e menzionala nella tua guida di benvenuto. Quando un ospite trova da solo le spugne o il caffè, non ti disturberanno.

Devo davvero fare un inventario dopo ogni partenza? Sì, ma non per i motivi che potresti pensare. Fotografato dopo ogni partenza, evita discussioni su ciò che era già danneggiato e ti consente di individuare l'usura prima che l'ospite successivo la scopra. È anche ciò che rende possibile la delega : un'altra persona può preparare meglio la proprietà se riesce a vederne le condizioni reali dopo ogni soggiorno.

Come delego la pulizia senza perdere il controllo? La lista nella tua testa diventa un problema non appena qualcun altro è coinvolto. Deve esistere per iscritto, nello stesso posto delle informazioni di prenotazione, con i dettagli che solo tu conosci : la finestra bloccata, il gradino cigolante, il vicino da avvertire. Una guida di benvenuto digitale centralizza queste informazioni e permette a chi pulisce di accedere a tutti i dettagli in un unico posto.

Perché avvio la lavatrice per prima e non per ultima? Perché tutto ciò che richiede tempo senza di te dovrebbe iniziare per primo. Avvia la lavatrice e la lavastoviglie entro cinque minuti dall'arrivo, prima ancora di guardare le condizioni della proprietà. Funzioneranno mentre fai tutto il resto. L'errore comune è pulire prima e avviare il bucato alla fine : il bucato diventa quindi il collo di bottiglia dell'intera giornata, e rischi di superare i tuoi tempi.

Devo verificare il rilevatore di fumo prima di ogni partenza? No. Non tutto ha bisogno di un controllo tra gli ospiti, e cercare di fare tutto ogni volta è il modo migliore per finire per non fare nulla. Una volta al mese è sufficiente per il rilevatore di fumo, i sigilli della doccia, lo stato degli utensili da cucina, lo sbrinamento del congelatore e la pulizia del filtro della cappa. In alta stagione, pianifica questo nel giorno con il divario più lungo tra le prenotazioni.